內(nèi)部協(xié)同卓越管理模式

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    銷售經(jīng)理小丁的苦惱

    小丁是生產(chǎn)機(jī)械設(shè)備產(chǎn)品的藍(lán)海機(jī)械有限公司的銷售經(jīng)理，某天，他接到一個客戶的電話，說是急需X型號的設(shè)備十臺，三天后交貨。小丁看了當(dāng)天倉庫提供的庫存日報，看到X型設(shè)備有二十臺的庫存就告訴客戶沒有問題。于是在接到客戶訂單后，小丁就在系統(tǒng)錄入了銷售訂單。三天后，小丁與倉庫確認(rèn)是否已經(jīng)安排發(fā)貨。結(jié)果倉管員告訴他，說庫存二十臺，其實(shí)只有十五臺，而且是公司最大的客戶先前下單的十臺。剩下還有五臺，是由于有個部件不良，無法正常開機(jī)的。由于無法給客戶交代，小丁只好向總經(jīng)理張總報告。

    總經(jīng)理知道后，要求馬上召集各部門主管開會，會上他大發(fā)雷霆：“倉庫庫存不準(zhǔn)”、“客戶訂單無法跟蹤”、“品質(zhì)不良不及時處理”。“必須有一套有效的信息溝通管理平臺，能夠規(guī)范各部門管理流程，并能確保公司內(nèi)信息的傳遞，以確保業(yè)務(wù)流程和信息的統(tǒng)一?！睆埧倳罄潇o下來暗下決心。

    經(jīng)過復(fù)雜的選型和幾個月的實(shí)施，藍(lán)海機(jī)械有限公司的OA協(xié)同管理體系終于成功上線。從此之后，再也沒有因?yàn)樾畔贤ú患皶r而出現(xiàn)的庫存不準(zhǔn)或產(chǎn)銷信息不準(zhǔn)確而造成的訂單交付延誤的問題。公司業(yè)績蒸蒸日上，同時也贏得了客戶的贊賞。

    什么是卓越的OA協(xié)同模式

    OA是將最新的管理思想、管理理念植入其中使企業(yè)在面對外部環(huán)境的易變性與復(fù)雜性時，突破以往傳統(tǒng)的嚴(yán)格的部門分工，打破使企業(yè)在高速發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的多項(xiàng)目、跨區(qū)域、集團(tuán)化的發(fā)展趨勢受時間、地域、部門之間的限制所帶來的信息孤島，從而提升企業(yè)的整體競爭力和前進(jìn)速度。

    如果將企業(yè)比作人的生命體，那么：OA系統(tǒng)就是人體中的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，傳遞領(lǐng)導(dǎo)理念、指令，協(xié)調(diào)全身肌肉、四肢和諧運(yùn)行，愉快工作，使企業(yè)充滿生命力和戰(zhàn)斗力，為企業(yè)提供一種管理新境界。

    總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個獨(dú)立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。??這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。

    OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。OA從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

    協(xié)同管理系統(tǒng)解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，ＯＡ軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

    核心應(yīng)用

    金蝶K/3 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)基礎(chǔ)管理協(xié)作平臺的知識辦公系統(tǒng)，主要面向企事業(yè)單位部門、群組和個人，進(jìn)行事務(wù)、流程和信息及時高效、有序可控地協(xié)同業(yè)務(wù)處理，創(chuàng)建企業(yè)電子化的工作環(huán)境，通過可視化的工作流系統(tǒng)和知識挖掘機(jī)制建立企業(yè)知識門戶。該系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行，也可與K/3 ERP其他產(chǎn)品無縫集成，為企業(yè)提供更完整、全面的企業(yè)應(yīng)用解決方案。

     信息門戶：可以實(shí)現(xiàn)信息集成、知識發(fā)布、個性化展示、決策支持信息查詢、任務(wù)處理、系統(tǒng)資源管理集成，實(shí)現(xiàn)縱向的內(nèi)部協(xié)同應(yīng)用和橫向的企業(yè)間協(xié)同應(yīng)用。
 
    業(yè)務(wù)協(xié)同：打通公文審批、合同審批、采購訂單、銷售訂單、行政事務(wù)等審批流程，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享，使協(xié)同平臺與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用。

    溝通協(xié)作：將傳統(tǒng)垂直化組織模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”矩陣模式，提高人員協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。建立快捷流暢的交流通道，包括項(xiàng)目管理、督辦管理、任務(wù)分解、計劃總結(jié)、電子郵件、視頻會議、即時通知、手機(jī)短信、移動OA、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、員工社區(qū)，營造快樂的工作環(huán)境、和諧的文化社區(qū)。

    知識管理：實(shí)現(xiàn)知識獲取、沉淀、學(xué)習(xí)、共享、應(yīng)用和創(chuàng)新這個“知識之輪”六循環(huán)的轉(zhuǎn)動，增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力和執(zhí)行能力，促進(jìn)企業(yè)管理的和諧化、信息知識化，提高企業(yè)的效益和效率，為企業(yè)創(chuàng)造價值，贏得競爭優(yōu)勢。

    客戶價值

    金蝶K/3 OA協(xié)同辦公管理平臺提供了完整的產(chǎn)品設(shè)計數(shù)據(jù)與生產(chǎn)制造信息緊密集成、協(xié)同管理的強(qiáng)大功能，對于具有大型、單件、小批量生產(chǎn)特點(diǎn)的生產(chǎn)制造企業(yè)，能夠方便、快捷地構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上的產(chǎn)品個性化設(shè)計平臺。通用數(shù)據(jù)格式文檔轉(zhuǎn)換、個性化開發(fā)等多種技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和信息集成。提供設(shè)計變更管理，能夠用流程化的工具快速處理計劃下達(dá)前后的設(shè)計變更，包括變更的申請、變更審核、變更發(fā)布等。

    （一）對組織的價值：

    規(guī)范管理，優(yōu)化運(yùn)營流程結(jié)構(gòu)，提高運(yùn)營效率，控制成本，高效完成戰(zhàn)略目標(biāo)，凸現(xiàn)核心競爭力。
    解決目前企業(yè)中存在的信息孤島問題，實(shí)現(xiàn)人、財、物數(shù)據(jù)信息流的綜合管理、共享。
    實(shí)現(xiàn)一體化的集中管理，提供對其他應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用整合，提供標(biāo)準(zhǔn)化的單點(diǎn)登錄集成。
    實(shí)現(xiàn)"跨組織、跨部門、跨流程"的協(xié)同應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)無紙化電子辦公，降本增效。
    建立企業(yè)管理預(yù)警機(jī)制，規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險。
    通過系統(tǒng)運(yùn)營分析，提供領(lǐng)導(dǎo)決策支撐。
 
    （二）對員工的價值：
 
    提高員工自助服務(wù)意識，形成自助服務(wù)的習(xí)慣；
    提高員工主動分享意識，形成樂于分享的習(xí)慣；
    提高員工時間管理意識，形成高效工作的模式；
    提高員工靜心思考意識，成就隱性知識顯性化能力；
    提高員工績效目標(biāo)意識，成就工作目標(biāo)管理能力；
    提高員工創(chuàng)新服務(wù)意識，激發(fā)員工敢想敢SHOW能力。