協(xié)同管理軟件中混合型模板使用實例

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1、企業(yè)審批的需求

    在前兩篇文章中，我們分別介紹了OA系統(tǒng)中文檔型模板和表單性模板的使用案例，今天我們來看看第三種模板類型——混合型模板。

    我們知道，文檔型模板的特點是便于對審批文件的內(nèi)容進行編輯，表單型模板的特點是便于對審批數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。這看似已經(jīng)很完美了，但在實際辦公中，企業(yè)卻經(jīng)常會要求將這兩種類型的模板合二為一，比如下面這個典型的問題：

    “我們有一些審批文件的格式比較特殊，審批單要求是電子表單，正文要求是WORD文檔，比如合同審批等，在OA系統(tǒng)中如何實現(xiàn)呢？”

    正是在這種需求下，混合型模板閃亮登場。我們以華天動力OA系統(tǒng)為例，看看混合型模板的具體應用狀況。

2、什么是混合型模板

    所謂混合型模板，也就是將文檔型模板和表單型模板完全合二為一，同時具備這兩種模板的特點。

    具體來說，也就是審批單（也有的單位稱之為簽批單）采用HTML表單（也就是電子表單）的格式，這樣就可以對表單內(nèi)的數(shù)據(jù)方便的統(tǒng)計和檢索；而審批文件的正文則采用WORD/EXCEL等文檔的格式，這樣就可以對文件內(nèi)容方便的編輯，實現(xiàn)痕跡保留等操作。

    顯然，這種混合型模板的功能非常強大，使用起來也很靈活，可以滿足企業(yè)的多樣性辦公需求，適用于需要同時統(tǒng)計數(shù)據(jù)和編輯文件的審批事項，典型的應用案例即“合同審批單”。

    合同審批單中的審批單（簽批單）是HTML格式的，這樣就可以對合同涉及的時間、金額、地區(qū)、應收應付、部門等信息進行統(tǒng)計和檢索；而合同正文是WORD格式的文件，非常便于審批人對合同條款進行修改。

OA系統(tǒng)中的合同審批單樣表

3、應用案例

    金信集團的合同審批模板是采用word文檔的格式，這樣雖然方便了審批人對合同進行編輯修改，卻沒法對合同里面的金額、人員、部門、地區(qū)等情況進行統(tǒng)計。為此張勝陽每個月都需要財務部來手工查閱合同，統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)，每次統(tǒng)計最少也需要半天時間，如何能夠既方便的編輯合同內(nèi)容，又直接統(tǒng)計出各項數(shù)據(jù)呢？

    他又找到了公司的大紅人姜程，姜程聽了張勝陽的描述后說：“這個很簡單啊，用OA系統(tǒng)中帶簽批單的審批就可以了。當初設置合同審批模板的時候，不知道你們有這個需求，不然直接設成帶簽批單的表單格式，不過，也怪我們實施時需求調研沒有做好?！?/p>

    張勝陽：“什么是帶簽批單的審批？”

    姜程：“帶簽批單的審批就是將電子表單和文檔文件兩種形式放在一起使用，比如合同審批單，包括簽批單和正文文件。簽批單就是電子表單，業(yè)務員在簽批單中錄入合同金額、地區(qū)、客戶名稱等，就以直接進行統(tǒng)計匯總。正文文件就是WORD格式文件，業(yè)務員粘貼入合同內(nèi)容，就可以方便的進行編輯修改，一舉兩得。”

    張勝陽：“原來還有這個好功能呢，那我們馬上改成這個吧?！?/p>

    姜程：“好，看來我們以后在設置功能的時候還是要調查得更細致一些?！?/p>