泛普軟件談協(xié)同軟件六大實(shí)踐（6）：盲人駕車

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    4月初，土耳其盲人歌手桑蒂爾克獲得吉尼斯世界紀(jì)錄認(rèn)證，他以每小時(shí)292.89公里的速度刷新世界盲人駕駛時(shí)速。

    雖然桑蒂爾克在無人陪伴的情況下駕駛了一輛法拉利F430，但仍然有一名汽車?yán)愸{駛員單獨(dú)開車跟在他的后方，并通過廣播為他導(dǎo)向。桑蒂爾克告訴記者說：“確實(shí)很不容易，我感覺自己好像與死亡擦肩而過?！彼硎?，自己這樣做的目的是想引起大家對(duì)視力障礙人群的關(guān)注。

    桑蒂爾克的精神值得我們敬佩，但我們知道讓盲人把車開上大街絕對(duì)是一場(chǎng)災(zāi)難，所以，以目前的科技水平，盲人還無法駕車。但“盲人駕車”的故事卻每天都在企業(yè)中上演，企業(yè)的“大司機(jī)”——總經(jīng)理、“小司機(jī)”——部門經(jīng)理們往往無視企業(yè)的真實(shí)狀況，只靠主觀臆斷和個(gè)人感覺做出錯(cuò)誤的判斷和決策，造成企業(yè)發(fā)展方向的偏差和管理混亂。

    提升企業(yè)的科學(xué)化決策水平——是我們要說的協(xié)同軟件六大應(yīng)用實(shí)踐的最后一項(xiàng)。

    決策是一項(xiàng)主觀性很強(qiáng)的工作，它確實(shí)是更多的依賴于決策者的個(gè)人能力甚至是直覺，所以我們常說決策就是領(lǐng)導(dǎo)人“拍腦門”。在缺乏準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、更好的主意時(shí)，“拍腦門”不失為一種無奈但有效的策略，可是，如果有一種方式能夠給決策者提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的數(shù)據(jù)支撐，我們不就可以將腦袋拍得更準(zhǔn)么？

    華天動(dòng)力曾經(jīng)遇到過下面這個(gè)案例：

    有一位老總認(rèn)為公司最近的辦公成本太高，而辦公成本高的主要原因是業(yè)務(wù)成本居高不下，于是嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)員的出差次數(shù)，降低出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，由實(shí)報(bào)實(shí)銷改為固定補(bǔ)助，減少業(yè)務(wù)公關(guān)費(fèi)用，原來跟客戶的經(jīng)理級(jí)人員吃飯標(biāo)準(zhǔn)為300元，現(xiàn)在降到200元。

    一個(gè)季度后，財(cái)務(wù)反映公司的辦公成本略有下降，但銷售額卻下降明顯。老總找到銷售經(jīng)理了解情況，原來新政出臺(tái)后，業(yè)務(wù)人員在銷售過程中變得縮手縮腳，而且心態(tài)也發(fā)生了很大的變化，認(rèn)為公司既想喝牛奶，又不愿給牛喂草……老總只好又恢復(fù)了原來的補(bǔ)助方式。

    后來，公司使用了協(xié)同辦公軟件，規(guī)定所有部門的所有借款和報(bào)銷全部通過軟件來在線審批，不經(jīng)過軟件申請(qǐng)的款項(xiàng)一概不批，老總聽說協(xié)同軟件具有很好的統(tǒng)計(jì)功能，他要看看錢到底花在什么地方了。

    季度末，系統(tǒng)管理員利用軟件的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，生成了一個(gè)各部門費(fèi)用對(duì)比表和各部門費(fèi)用明細(xì)，老總看到這個(gè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的時(shí)候非常驚訝，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)最大的費(fèi)用支出并不在業(yè)務(wù)部，而在生產(chǎn)部，再看生產(chǎn)部的費(fèi)用明細(xì)，最大的費(fèi)用支出居然是租車，每個(gè)季度耗費(fèi)三十余萬元。

    原來，以前公司生產(chǎn)出來的設(shè)備重量在1.5噸左右，所以公司的5臺(tái)貨車全部是微型的，去年末，公司增加了新品種，新設(shè)備重量達(dá)到了2噸，這樣微型貨車就拉不了了，生產(chǎn)部只好從物流公司租賃輕型貨車將新設(shè)備拉到20公里外的保稅區(qū)，這樣每個(gè)月都要支付不菲的費(fèi)用。而原來的5臺(tái)微型貨車因?yàn)槔鲜皆O(shè)備產(chǎn)量的減少，經(jīng)常處于閑置狀態(tài)。

    問題清楚了，怎么解決呢，賣掉微型貨車購買輕型貨車顯然是不經(jīng)濟(jì)的，老總經(jīng)過一番調(diào)研，很快就拿出了一個(gè)簡(jiǎn)單但好用的辦法：將設(shè)備分成兩部分用微型車?yán)奖６悈^(qū)，然后在保稅區(qū)組裝起來，這樣微型貨車得到了充分的利用，也省掉了一大筆租車費(fèi)用。

    事情得到了圓滿的解決，這位老總突然發(fā)覺隨著公司的擴(kuò)大，自己對(duì)公司的駕馭能力正在減弱，在很多時(shí)候，自己并不能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的了解員工們都在做些什么、想些什么，問題出在哪里。公司越大，管理的盲區(qū)就越多，盲區(qū)越多，自己就越像一個(gè)盲人，自己看到的、聽到的、想到的往往并不是事實(shí)的真相，這個(gè)時(shí)候，如果還像以前那樣憑著感覺來管理和決策，無疑就像盲人駕車一樣是非常危險(xiǎn)的一件事。

    這件事情讓他充分認(rèn)識(shí)到了協(xié)同軟件的作用，決策必須依賴于精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐，而精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)則來自于智能化的統(tǒng)計(jì)工具。他要求公司內(nèi)所有的審批流程全部通過協(xié)同辦公系統(tǒng)來處理，包括財(cái)務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、客服等等，這樣，他就能夠隨時(shí)查看這些審批數(shù)據(jù)，按照各種方式對(duì)審批數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析。

    他甚至要求系統(tǒng)管理員將協(xié)同辦公軟件和財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合在一起，通過協(xié)同辦公軟件采集財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，然后和協(xié)同辦公軟件中審批單據(jù)的數(shù)據(jù)匯總起來，生成一張匯總表，這樣在一張表內(nèi)，他就可以直觀的看到企業(yè)的整體經(jīng)營數(shù)據(jù)，掌握企業(yè)的真實(shí)運(yùn)行狀態(tài)，從而及時(shí)、準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、優(yōu)化管理，在決策的時(shí)候心里更加有底了。

    現(xiàn)在，這位老總已經(jīng)對(duì)協(xié)同辦公軟件上癮了，除了每天上來審批文件和查看資料外，他還經(jīng)常登陸內(nèi)部論壇，了解員工的思想動(dòng)態(tài)，并和員工一起討論問題。為了鼓勵(lì)員工說出真實(shí)想法，他允許員工匿名發(fā)帖和投票，消除層級(jí)隔閡，將垂直溝通變成水平溝通，建立了一個(gè)融洽、直接、真實(shí)的在線交流空間。

    華天動(dòng)力認(rèn)為，管理是藝術(shù)，但更是科學(xué)。它依賴于個(gè)人的能力，但更依賴于因科學(xué)的方法和工具而建成的一整套完善的體系。在全世界范圍內(nèi)，依靠“本能直覺”來管理的日子已經(jīng)一去不復(fù)返，科學(xué)管理正從一項(xiàng)創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的技能，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)參與競(jìng)爭(zhēng)的先決條件。

    事實(shí)上，運(yùn)營和管理更大、更復(fù)雜的企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)者需要新的工具，而協(xié)同辦公等管理軟件已催生出新的管理方法，如今的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者正借助先進(jìn)的管理軟件來管理他們的機(jī)構(gòu)，使自己在管理大型機(jī)構(gòu)的時(shí)候不再力不從心，使自己的決策更加準(zhǔn)確，使管理從藝術(shù)走向科學(xué)。