云計算時代 協(xié)同協(xié)同管理軟件選型的“智慧”

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    云計算時代的來臨把企業(yè)信息化帶入了新的階段，移動技術、虛擬化等在各領域中的應用帶來了全新的辦公模式，辦公人員可以擺脫時間和空間的束縛，單位信息可以隨時隨地進行交互流動，管理效率顯著提升。這也帶來了協(xié)同OA辦公需求的爆發(fā)，企事業(yè)單位對協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)的認知度、認同度和需求度都大幅提升。建立一個信息管理規(guī)范、信息共享方便、工作流程合理的現(xiàn)代辦公環(huán)境勢在必行。

    與此同時，協(xié)同軟件廠商也結合技術發(fā)展與用戶需求趨勢，積極進行產(chǎn)品的研發(fā)與升級。2011年，泛普軟件推出了被稱為“智慧協(xié)同”的第三代協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)，結合互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)管理的發(fā)展與變化，尤其是在云計算的背景下，融入了移動思想和業(yè)務事件的協(xié)作理念，為新一代信息技術下的企業(yè)管理提供了良好的思路。

    面對琳瑯滿目的協(xié)同產(chǎn)品，如何把好選型關，找到最適合自己企業(yè)的軟件是值得CIO們思考的問題。傳統(tǒng)協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)選型多從功能、技術、實用性乃至價格等因素進行考量，而隨著技術的發(fā)展，協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)的功能越來越復雜，再加上市場上免費產(chǎn)品的出現(xiàn)，都給協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)的選型增加了變數(shù)。

    云計算時代，CIO們如何把錢花在刀刃上？筆者結合技術與產(chǎn)品的發(fā)展，簡要介紹一下云計算時代選型的“智慧”。

移動辦公大行其道，軟件選型需跟得上潮流

    新技術的發(fā)展必然帶來新的應用趨勢。移動辦公則堪稱云計算與移動技術帶來的最大變化。調查顯示，在全球范圍內有32%的員工在工作中依賴超過一個以上的移動設備。就協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)而言，大部分應用在于協(xié)作和溝通，移動化可以極大提高工作效率。由此可見，移動協(xié)同OA的應用需求十分旺盛。

    在企業(yè)的軟件選型過程中，移動性成為重要的考慮因素。如泛普軟件新推出的移動協(xié)同套件泛普M1移動OA產(chǎn)品，可以不受時間和空間的限制，幫助用戶利用碎片時間進行任務處理。人們可以不必呆在辦公室守著固定的工位，靠電話、郵件或口頭傳遞信息來辦公。如果你愿意，掏出iPad或者智能手機，在你想去的任意地方登錄協(xié)同，可隨時工作，使協(xié)同管理更具效率。

    技術發(fā)展日新月異，要求協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)選型必須跟得上技術和需求的潮流，才能讓先進的信息技術為我所用，提升管理效率。而不能與時俱進的產(chǎn)品，無論看起來功能多豐富，性價比多高，都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套，無法達到提升效率的目的。

易用性是根本，軟件選型須保證全員應用

    企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領導都真正參與進來，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)，易用性仍然是選型中的首要因素。市場上很多軟件操作起來復雜異常，通常僅教會企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費很長一段時間，更不要說讓企業(yè)全體上下熟練運用。很多企業(yè)就因為操作太復雜無法全員化使用而最終放棄。

    云計算時代也給協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)的易用性帶來了新內涵。由于大部分組織內部人員的年齡跨度較大，每一代人對操控性的概念不一樣。比如60后的領導對電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調，給軟件的選擇帶來了新的難題。

    領導層、中層管理者、基層員工，只有有效地滿足了組織全員的協(xié)同OA辦公需求，才能稱得上合格的協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)。泛普軟件的協(xié)同OA產(chǎn)品獨創(chuàng)性地采用了多空間技術，解決了組織內部個性化的問題。用戶不但可以根據(jù)自己的需求和喜好進行選擇，還可以根據(jù)自己的需求去構筑個人空間、部門空間、領導人空間，使得協(xié)同的易用性大大加強。

服務是未來，服務能力和用戶口碑很重要

    服務將是云計算時代用戶的核心需求，這已經(jīng)成為業(yè)內的共識。隨著云計算帶來的應用的逐步深入，用戶對協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)提供商的咨詢、實施、運營、升級等服務的需求也大大提升。當前企業(yè)的信息化需求不再是“掏錢買軟件”那么簡單，提供差異化服務成為最大競爭力。

    目前，一些大型的協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)提供商就已經(jīng)率先抓住了這一市場機遇。泛普軟件目前已從傳統(tǒng)的許可證購買模式逐漸向以服務為導向的模式過渡。泛普軟件開通了400專線客戶服務熱線與客戶自助服務雙重服務通道，并開拓了在服務中維護客戶關系，并獲取新需求的服務模式。良好的服務能力也為泛普帶來了良好的用戶口碑，在中國質量協(xié)會用戶委員會和計世資訊(CCW Research)調查顯示，泛普軟件連續(xù)三年“用戶滿意度綜合第一”。

    專家認為，選軟件在很大程度上也就是選合作伙伴。只有真正有實力的軟件廠商才能向客戶提供優(yōu)質的產(chǎn)品和優(yōu)質的服務。隨著用戶的消費更趨理性，用戶口碑成為企業(yè)選型的重要參考要素。

滿足企業(yè)長期發(fā)展，保證企業(yè)管理思想落地

    云計算時代，協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)為組織提供的將是一個管理的應用平臺，這個平臺承載的是組織自己的管理思想，協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)將提供管理思想落地的手段，它可以啟發(fā)組織去改善內部管理，啟迪組織管理者對于行業(yè)、環(huán)境、戰(zhàn)略、制度、執(zhí)行的思考，并形成組織自己的經(jīng)營和管控特色，積淀組織的管理智慧，使其在歷經(jīng)嚴酷的商業(yè)競爭洗禮依舊基業(yè)長青。

    因此，通過這個改善組織管理的工具，企業(yè)組織可以更好的掌控自己的管理思想，看清自己未來的方向。泛普軟件有關人士認為，協(xié)同管理軟件是以“組織行為學”為源頭，進而對組織行為中的角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結果等要素進行管理。“智慧協(xié)同”主要關注于關鍵人員的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)管理信息高速公路的融通，并實現(xiàn)各類企業(yè)組織跟產(chǎn)業(yè)鏈之間的協(xié)同應用，能夠跟企業(yè)的管理思想形成共鳴。

    很大一部分企業(yè)在選擇協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)時，只看產(chǎn)品的功能與價格，卻忽視了自己選擇的這一款軟件是否適合企業(yè)的長期發(fā)展需要，是舍本逐末的。

    每一項劃時代的技術創(chuàng)新，都會引領工作方式的進步。在云計算和移動互聯(lián)時代，人們的工作方式也在發(fā)生著革命性的變化。在組織管理越來越深入的今天，協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)將幫助管理者在將管理思想更高效、更精準的落地，支撐企業(yè)將管理變?yōu)槠溟L效發(fā)展的手段。而對于企業(yè)CIO來說，如何通過協(xié)同協(xié)同管理系統(tǒng)提高管理和執(zhí)行效率，需要在選型時更具智慧。