泛普軟件談協(xié)同軟件六大實踐（3）：成本黑洞

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    什么是企業(yè)最大的成本？不是生產成本，而是人的成本。

    人的成本中最大的是什么？不是工資和福利，而是人在工作中因效能低下而產生的隱形成本，這是一種能量極大、殺傷力極大的成本。它像黑洞一樣，無法被直接觀察到，卻會吞噬掉一個企業(yè)的所有積極工作的成果，甚至于，它讓企業(yè)根本就無法積極工作。

    減少工作效能中的成本黑洞——是我們今天要說的協(xié)同軟件六大實踐之三。

    什么是工作效能的成本黑洞？

    在上篇文章中，我們知道效能是工作速度、質量和結果的綜合考量，工作效能的成本黑洞有很多：管理混亂、流程不清、溝通不暢、浪費嚴重、目標不清、分工不明、效率低下、無法追索、推諉、延誤、返工、爭執(zhí)、積怨、內耗……它們會讓企業(yè)不堪重負，舉步維艱。

    無論是企業(yè)的最高管理者，還是每一級經理、每一個員工，他的工作要旨都是讓有限的資源價值最大化，因為每個人掌握的內、外部資源都是有限的，他要做的都是在本職工作中將自己的損耗降到最低，將效能發(fā)揮到最高，不要被成本黑洞吸進去，才能為企業(yè)創(chuàng)造最大的價值。

    但事實上，泛普軟件發(fā)現，即使是最優(yōu)秀的企業(yè)，員工平均效能的發(fā)揮也沒有超過80%，甚至很多企業(yè)連50%都不到，時間在浪費，精力在浪費，人才在浪費，資源在浪費，這對企業(yè)來說是不可承受之痛。

    我們來看看這些浪費是怎么產生的：

    北京某大型科技公司貴陽辦事處的業(yè)務代表劉陽要參加一個大型投標，按公司的投標管理規(guī)定，他要進行一系列較為復雜的工作：

    首先劉陽回到北京，填寫《投標信息單》，拿給市場經營部項目管理科科長審批，項目科長根據投標單的信息填寫了一份《法人委托授權書》，去找具有法人資格的領導請示，領導簽字同意投標，于是項目科長找到辦公室的印章管理員，請他蓋法人章，同時，印章管理員也做了“法人授權用印登記”，并讓項目科長簽字。

    拿到《法人委托授權書》，劉陽馬上準備標書。由于該項目較為復雜，所以劉陽想請市場經營部招投標中心協(xié)助，他將授權書和項目相關的所有資料拿到招投標中心，請人家務必幫忙在6天內完成制作，但小李告訴他：最近全國各地的大項目都很多，招投標中心每天都加班加點的工作呢，他那份標書得排隊。

    劉陽叮囑一番后返回貴陽，繼續(xù)聯(lián)絡項目事宜。

    第二天上午，劉陽打電話詢問標書開始做了沒有，小李告訴他還沒有，要明天才能做，劉陽又說了一堆好話，無非是請吃飯、打保齡之類的。

    第三天上午，劉陽再打電話過去，小李不在，小姚說道：小李請假了，沒看見你的材料呀，你的材料送過來了么，小李也沒說呀？

    劉陽說：我周一就送過去了啊。

    小姚說：可能是小李忘了吧，我們現在在趕總部的一個標書，你那個要等到后天吧。

    劉陽有點暈了，算算時間，后天做還是來得及的，但一旦后天又出現變故呢？劉陽想起小李拿到他的投標材料時跟他說：你們業(yè)務員做項目多牛啊，請客戶吃喝玩樂，臟活累活全我們干，項目做成了，你們拿一大筆獎金，我們什么也沒有……

    劉陽明白了，招投標中心的人對他們業(yè)務員最近有些不滿，看來不能再等了，算了，自己趕回去親自做標書吧。他立刻預定當晚的機票，真是驚險，只剩一張頭等艙的機票了。

    用了一天加大半個晚上的時間，總算把標書趕出來了。第二天一上班，劉陽就把標書拿到技術質量部，技術質量部的領導下達了一份《標書審核通知單》，讓指定的審核人員進行技術審核，然后到安全科進行安全方案審核，最后到招投標中心進行商務經濟標審核。

    期間，劉陽對標書的內容和格式上錯誤以及不規(guī)范的地方進行了反復的修正，最后，將標書打印成六份，找到辦公室的印章管理員給標書蓋章，然后裝訂、密封，終于按時提交了標書。

    但劉陽總覺得這次投標太匆忙了，而且這幾天自己回來做標書，未能跟客戶進行更充分的溝通和交流，導致在一些關鍵環(huán)節(jié)上心里沒譜，標書并不是很完美。

    果不其然，15天后，忐忑的劉陽接到消息，自己落標了。

    我們看看這些工作里面存在什么問題呢？

    1. 《投標信息單》應該可以在外地向公司提出申請，這樣如果公司不同意，就沒有必要來回跑而浪費時間和差旅費了；

    2. 《投標信息單》可以直接生成《法人委托授權書》，這樣項目管理科就沒有必要重新填寫一份文件；

    3. 《法人委托授權書》經領導簽字、辦公室蓋章后可以直接由辦公室存檔，這樣就沒必要再單獨填寫一份“法人授權用印登記”；

    4. 《法人委托授權書》、《投標信息單》可以直接生成一份《標書制作通知單》流轉到招投標中心，這個通知單上應記錄投標資料、接收日期、完成日期、制作要求等內容，防止招標中心遺忘、推諉、延誤，既方便其合理安排時間，也方便委托人和領導人對制作進度進行監(jiān)控；

    5. 標書制作完成后，應該可以同時進行技術審核、安全方案審核、商務經濟標審核，審核完畢自動匯總到最終的標書成稿；

    6. 將中標信息與績效考核掛鉤，若中標，則給標書制作人員相應的獎勵，以提升其工作積極性；

    7. 該項目的所有相關信息俊可以自動記錄，關聯(lián)檢索，匯總統(tǒng)計，不需要人工整理……

    以上這些工作首先需要企業(yè)制定相應的管理規(guī)范，其次需要協(xié)同軟件這樣的管理工具來輔助執(zhí)行。

    如果劉陽通過協(xié)同軟件來發(fā)起一個投標管理流程，那么將會是另一番完全不同的景象：他在網上實現遠程審批、遠程監(jiān)控，以及標書審核的分流與合并，不需要來回折騰，找這找那，他能夠有時間和精力與客戶進行更有效的溝通，并及時將信息反饋給總部，將標書做得更好。

    對劉陽來說，他最大的效能和績效來自于和客戶的溝通，而不是制作標書，更不是裝訂打印。

    通過協(xié)同軟件，我們可以輕松解決上面提到的7個問題，減少大量重復工作、手工操作、等待時間和資源損耗，將時間成本、差旅成本、人力成本降到最低，將人的效能發(fā)揮到最高。

    泛普軟件認為，效能低下的主要原因在于溝通不暢和流程混亂，而解決這個問題正是協(xié)同軟件的強項，它通過建立暢通的溝通渠道和優(yōu)化流程來提升組織的執(zhí)行效能，以技術手段架設組織的“即時工作系統(tǒng)”，培養(yǎng)組織高效的執(zhí)行文化，讓組織走向高效執(zhí)行的良性軌道。

    讓正確的人，以正確的方式，做正確的事情，將每個人的工作效能最大化，正是協(xié)同軟件帶給企業(yè)的重要價值。