華天動(dòng)力協(xié)同協(xié)同管理軟件應(yīng)用案例：審批監(jiān)控

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流程監(jiān)控的問(wèn)題：

    在企業(yè)辛辛苦苦建立起各項(xiàng)規(guī)范的審批流程之后，如何對(duì)這些流程進(jìn)行統(tǒng)一、方便、有效的監(jiān)控和管理，保證各流程的順利運(yùn)行，并解決各種突發(fā)狀況和特殊要求，就成為管理者的重要工作。

    在流程監(jiān)管過(guò)程中，客戶經(jīng)常會(huì)問(wèn)：

    Q 企業(yè)需要指定人員監(jiān)控所有審批流程的審批狀態(tài)和過(guò)程，包括審批中和已完成的，怎么辦？

    Q 無(wú)論是否需要自己審批，財(cái)務(wù)經(jīng)理、銷售經(jīng)理都需要監(jiān)控所有跟本部門有關(guān)的申請(qǐng)和審批，怎么辦？

    Q 我發(fā)起了一個(gè)申請(qǐng)單，已經(jīng)有一些領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)了，但還未結(jié)束，現(xiàn)在我需要把這張單子作廢，怎么辦？

    Q 審批過(guò)程中，某審批人因特殊原因無(wú)法審批，需要臨時(shí)更改審批人怎么辦？

    Q 流程卡在一個(gè)審批人那里好幾天時(shí)間了，怎么辦？

    Q 沒(méi)有參與審批的人可以將表單歸檔和打印么？

    Q 能夠?qū)徟鷨无D(zhuǎn)發(fā)給其他非審批人員查看嗎？

解決辦法：

    如果不能夠有效的對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)管，那么流程的規(guī)范就得不到保證，流程的運(yùn)行就容易陷入混亂，前期努力工作的成果也將付之東流。如何滿足企業(yè)流程監(jiān)控的需要呢，按照“集中、可視、透明”的三個(gè)原則，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了“審批監(jiān)控”的功能。

    什么是“審批監(jiān)控”呢，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)集中監(jiān)控審批流程的頁(yè)面，在這個(gè)頁(yè)面，所有正在審批和審批完畢的流程都是“可視”和“透明”的，能夠清晰的查看流程的表單內(nèi)容、審批狀態(tài)、當(dāng)前流程、審批記錄和閱讀記錄。

    通過(guò)該頁(yè)面，主管領(lǐng)導(dǎo)可以監(jiān)控職權(quán)內(nèi)的審批文件，總經(jīng)理（流程管理員）可以監(jiān)控全部審批文件，并進(jìn)行審批人更改、審批人催辦、流程歸檔、流程轉(zhuǎn)閱、流程刪除等一系列管理工作。

    如下圖即為審批監(jiān)控頁(yè)面截圖：

    因?yàn)閷徟鞒讨袝?huì)涉及到大量企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的保密數(shù)據(jù)或其他敏感信息，所以并非每個(gè)人都能夠看到這個(gè)審批監(jiān)控頁(yè)面。按理說(shuō)，總經(jīng)理是最有資格查看這個(gè)頁(yè)面的人，但實(shí)際上總經(jīng)理卻根本不會(huì)有精力和時(shí)間去維護(hù)繁多的流程，那怎么辦呢？

    有兩種方式來(lái)解決，一是指定流程管理員來(lái)維護(hù)，這個(gè)流程管理員可以是副總經(jīng)理、行政主管，或者是信息部門的負(fù)責(zé)人等等；二是將流程分類，由主管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)維護(hù)相關(guān)的流程，比如人事經(jīng)理來(lái)監(jiān)控人事申請(qǐng)相關(guān)的流程，財(cái)務(wù)經(jīng)理來(lái)監(jiān)控財(cái)務(wù)申請(qǐng)相關(guān)的流程。當(dāng)然，也有很多企業(yè)為了保險(xiǎn)起見，同時(shí)采用上述兩種方式。

    在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，設(shè)置審批模板的時(shí)候，就可以方便的指定該模板的監(jiān)控人員，實(shí)現(xiàn)了分類維護(hù)的思想，如下圖示：

應(yīng)用場(chǎng)景：

    使用華天動(dòng)力OA系統(tǒng)以后，金信集團(tuán)的辦公流程日漸規(guī)范起來(lái)了，達(dá)到了預(yù)期的效果，總經(jīng)理趙華威很滿意，但他還希望自己的幾個(gè)助手能夠多關(guān)注一下對(duì)審批流程的管理。

    他給財(cái)務(wù)總監(jiān)鄭和、行政總監(jiān)李國(guó)天、營(yíng)銷副總張勝陽(yáng)、生產(chǎn)副總張毅、信息部經(jīng)理姜程發(fā)了一封內(nèi)部郵件，要求不論是否需要自己審批，四位領(lǐng)導(dǎo)人都必須能夠全程監(jiān)控與自己職能相關(guān)的審批流程，行使必要的管理職能，確保流程更加有序、健康的運(yùn)行，他要求姜程在技術(shù)上協(xié)助實(shí)現(xiàn)。

    姜程知道，這就是審批監(jiān)控的功能，只是公司在以前并沒(méi)有好好地利用這個(gè)功能。

    根據(jù)趙總的要求，姜程將審批模板分為財(cái)務(wù)、行政、營(yíng)銷、生產(chǎn)四大類，四大類審批單的監(jiān)控人分別設(shè)置為鄭和、李國(guó)天、張勝陽(yáng)和張毅。這樣，他們就能夠監(jiān)控和管理到所有管轄范圍內(nèi)的審批單了。

    設(shè)置好以后，姜程又向四位領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)介紹了審批監(jiān)控的用法，包括如何查看表單內(nèi)容和審批記錄，如何對(duì)審批人進(jìn)行催辦，如何臨時(shí)變更審批人，如何廢除錯(cuò)誤的表單，如何轉(zhuǎn)閱已經(jīng)審批完畢的表單等。

    現(xiàn)在，通過(guò)審批監(jiān)控頁(yè)面，四位領(lǐng)導(dǎo)每天都會(huì)看一下自己下屬的各項(xiàng)審批流程。下屬知道了領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)時(shí)關(guān)注自己的申請(qǐng)和審批，工作起來(lái)也就更加的認(rèn)真和及時(shí)了。