OA辦公系統(tǒng)選型第一步：避免功能泛化

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

    年底時期，很多企業(yè)會進行OA辦公系統(tǒng)的選型，關于如何選擇OA辦公系統(tǒng)，網(wǎng)絡上已經有很多的介紹。但為了避免企業(yè)陷入選型的誤區(qū)，筆者再一次采訪了華天動力OA辦公系統(tǒng)的市場營銷經理馬先生，請他為大家提個醒。

    OA辦公系統(tǒng)越來越像一個大筐了，廠家恨不能把所有能想到的功能都裝到里面，弄得OA辦公系統(tǒng)界面上一大堆菜單列表，看起來甚是壯觀，實際上呢，鬼知道你能用到幾個。

    這就像我們用office軟件一樣，想想看有幾個人用到了10%的功能？

    但用戶已經被這種現(xiàn)象徹底的搞暈了，以至于很多人看一個OA辦公系統(tǒng)時，最關注的是其功能的全面性（有沒有），而不是適用性（好不能用，能不能用），這是一個很大的誤區(qū)。

    馬先生說：OA辦公系統(tǒng)選型的第一步就是要抓住核心需求，避免功能的泛化。

    OA辦公系統(tǒng)上的功能哪些應該有，哪些不應該有？這個確實沒有什么標準，也要因人而異，但根據(jù)筆者的調查了解，以下這些功能是大部分OA用戶根本不用，或者很少用的：辦公用品管理、圖書管理、檔案管理、會議管理、車輛管理，而資產管理、客戶管理、人力資源管理、任務管理（項目管理）也只是用到很簡單一部分……

    為什么用不上，或者用不起來呢？馬先生總結了兩方面的原因：

    1、對企業(yè)來說，很多工作在平時就沒有真正的管好，有的沒有好好管，有的不需要細致的管理，想通過軟件來規(guī)范管理便成了一個美好的、理想化的愿望。因為軟件只是一個工具，是為企業(yè)管理服務的，如果管理不規(guī)范，那么軟件必然用不好。

    2、對OA辦公系統(tǒng)來說，術業(yè)有專攻，OA辦公系統(tǒng)的核心是工作流，而非人力資源、客戶關系、項目管理等功能，這些集成的功能模塊往往無法和各種獨立的軟件相比。所以如果企業(yè)對這方面要求較高，通常需要使用獨立的管理系統(tǒng)，或者在OA辦公系統(tǒng)上進行二次開發(fā)。

    可能你會覺得，去掉這些功能，OA好像就沒啥了，這里要說明兩點：

    1、并不是說讓你全部忽略或者去掉這些功能，只是讓你重點關注自己需要使用的功能，而不是看誰的功能更多就喜歡誰。如果你確實要用到人力資源管理，那么先確定你的需求重點，是績效考核，還是考勤管理、檔案管理、工資管理，然后看看這個OA辦公系統(tǒng)中的人力資源管理是怎么做的，是否滿足你的需求重點，如果不滿足，是否在簡單調整一下后就可以使用。

    2、OA辦公系統(tǒng)發(fā)展至今，已經具有了濃濃的中國特色，從產品和競爭角度來說，廠家必須開發(fā)出這些功能，你可以保留這些功能作為未來之需，這是“適度超前”的原則。但要明白，很多功能模塊往往只提供了最基本的管理功能，只是為了滿足用戶的多樣性需求和簡單管理需求。如果你的需求比較復雜，大多數(shù)時候都要對這些集成的功能模做二次開發(fā)，或者使用獨立的管理系統(tǒng)。

    馬先生說，根據(jù)IBM對大量CIO的調查，適用性是管理系統(tǒng)選型的首頁原則，這就是說要選擇實用的功能，而不是更多的功能。華天動力OA辦公系統(tǒng)之所以能夠成為實用性OA的典范，被務實的企業(yè)所青睞，正是因為華天動力OA辦公系統(tǒng)很好的滿足了企業(yè)三大關鍵需求：流程管理、自定義開發(fā)平臺、統(tǒng)計報表。

    馬先生說很多人在選型的時候說“那個OA的功能很全，價格也很低，我看不錯”，要知道OA辦公系統(tǒng)不是裝飾品，而是實用品；要看誰做得好，而不是看誰做得多。他曾經見過幾個廠商推銷自己的系統(tǒng)，集成了OA、ERP、CRM、HR、進銷存等等幾乎你能夠想到的各種應用，當然，沒有一個能夠做成功的。

    所以，瑞士軍刀的功能再多，也是一套小工具而已。要大而全，還是要少而精，一定要想清楚！