淺談協(xié)同管理軟件的發(fā)展及應用

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    隨著計算機技術與通信技術的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡已被廣泛的運用于社會的各個層面，企事業(yè)單位的信息化建設已越來越被重視，而OA系統(tǒng)作為基礎管理軟件已被企事業(yè)單位公認為信息化建設的必需系統(tǒng)。國內(nèi)的OA系統(tǒng)經(jīng)過了20多年的發(fā)展歷程，其發(fā)展過程中的3個階段都不同程度的滿足了用廠的需求。由于計算機技術的高速發(fā)展使得協(xié)同管理系統(tǒng)在不同時期的功能、開發(fā)技術和設計理念都有很大不同，以下做簡單介紹。

    l 起步階段

    此時的OA系統(tǒng)只是一個簡單的工具，其主要目的是處理文字、文檔、表格等，實現(xiàn)無紙化辦公。這一階段的OA系統(tǒng)提高了用戶的文件管理水平及資料整理水平，但也只是對公文的流轉和檔案的整理起到了較大的幫助，缺乏對于辦公過程中的溝通協(xié)作和角色權限的設計，所以用戶應用效果不佳。

    2 MIS階段

    90年代隨著計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，OA技術也發(fā)生了巨大的變化；OA的功能也強大了很多。這一時期的OA最明顯的特點是以網(wǎng)絡為基礎，采用C／S結構設計，這較好的滿足了組織規(guī)模較大的單位，實現(xiàn)了用戶的異地辦公，一定程度上提高了工作效率。此時的OA系統(tǒng)增加了工作流程的概念，使得公文流轉、請示審批、日常辦公等按照一定的流程運轉，初步實現(xiàn)了辦公自動化，方便了員工工作，規(guī)范了組織管理，較高的提高了單位的運營效率。

    Lolus Domino／Notes是這一時期的OA的典型開發(fā)平臺，Lotus Domino／Notes是IBM Lotus公司開發(fā)的集電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應用開發(fā)、移動計算、以及Web應用等技術于一體的信息開發(fā)和運行平臺，可實現(xiàn)跨平臺、支持多種操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡環(huán)境和硬件操作。Notes因其先進的文檔數(shù)據(jù)庫和功能強大的電子郵件系統(tǒng)、工作流開發(fā)、標準的Web應用服務等優(yōu)勢而得以在辦公自動化、協(xié)同工作環(huán)境、企業(yè)信息集成和知識管理中廣泛應用。OA在設計中的總體結構如圖l。

圖1 總體結構

    系統(tǒng)功能模塊設計如圖2。

圖2 系統(tǒng)功能模塊設計

    3 發(fā)展階段

    到了二十一世紀，網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展使得企事業(yè)單位對網(wǎng)絡辦公的要求越來越高，已經(jīng)不能滿足于簡單的自動化辦公，而是要各部門能夠實現(xiàn)異地、隨時、隨需的綁同辦公。這就要求OA系統(tǒng)能將單位的信息進行全方位、多角度的共享，使得各部門之間能夠及時的交流與共享相關數(shù)據(jù)。由于銷售部門和人事部門各自的獨證的CRM系統(tǒng)和HRM系統(tǒng)都不具備工作流的特點，所以將CRM和HRM集成在OA系統(tǒng)中也是大勢所趨。這時的OA仍以互聯(lián)網(wǎng)為基礎，以B／S結構為主流．這很好地滿足了企事業(yè)隨時、隨地辦公的需求。在整合了CRM和HRM等其他業(yè)務系統(tǒng)的同時，增加了門戶的概念，使得OA從行政辦公信息服務逐步擴大延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為智能的管理軟件。

    現(xiàn)在的OA開發(fā)技術也越來越成熟，主要有JSP技術和ASP技術兩種。JSP具有良好的跨平臺性，加上J2EE功能十分強大，但是J2EE的布置使開發(fā)成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面。ASP類似于PHP技術，開發(fā)簡便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡易快速的開發(fā)技術。ASP.net可以說是ASP技術的替代技術，在Microsoft.NET Framework的強大支持下．可以使用C#、VB、Javaript i種語言來編寫代碼，采用預先編譯技術，使得代碼安全性加強。圖3是國內(nèi)某著名廠家基于ASP技術開發(fā)的OA技術架構圖。

圖3 技術架構圖

    基于ASP技術的OA界面一般能做到比較美觀，功能菜單目錄設置也比較簡單，比如如此設計：

    雖然，OA系統(tǒng)歷經(jīng)了二十多年的發(fā)展，其技術已13趨成熟，但一套OA產(chǎn)品的成功與否屁然不是由其開發(fā)技術來決定的，而是要看其能否滿足用戶的需求?？梢哉f，OA系統(tǒng)的發(fā)展永遠跟不上用戶的需求，只有真正以客戶需求為導向OA才能真正的符合市場的要求。目前，國內(nèi)的OA廠商雖然各有各的優(yōu)勢，但基本上沒有一家能真正做好協(xié)同辦公。OA系統(tǒng)正面臨著新的需求，比如①搭建高效的協(xié)同辦公平臺。目前大部分單位都在同時使用OA、ERP以及其他的項目管理軟件，這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)依然是以孤島的形式存在著，無法達到共享，能將其整合到同一個平臺的只有OA系統(tǒng)。②手機登陸審批工作流程。OA系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)實現(xiàn)了異地辦公，但是由于客戶端的限制使得用戶很難外地隨時辦公，這就要求OA系統(tǒng)能通過手機無線訪問。③需要更加靈活的業(yè)務流程。企事業(yè)單位工作流程越來越復雜，這就需要OA具有更加靈活的流程設計。這些需求都是OA發(fā)展的方向，作為企業(yè)信息化、知識化基礎平臺，未來的OA系統(tǒng)應該為實現(xiàn)這個目標而發(fā)揮其重要的作用。