OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在峰峰集團的應(yīng)用

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    峰峰集團利用企業(yè)原有局域網(wǎng)絡(luò)，采用泛普泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了峰峰集團機關(guān)與各礦廠各級管理人員辦公事務(wù)的處理，提高了集團公司整體辦公效率，實現(xiàn)了資源信息化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動化及決策科學(xué)化。

1 系統(tǒng)概述

    OA辦公系統(tǒng)為OFFICE AUTOMATION的縮寫，即辦公自動化，就是采用Internet／Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。泛普泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是以先進的計算機和通信技術(shù)為主要手段，以實現(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建的一個覆蓋全集團的自動化辦公信息平臺，使得分散在局域網(wǎng)上的集團公司內(nèi)部各個部門與個人無空間限制地連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所，可以方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、令方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

2 應(yīng)用背景

    目前社會發(fā)展已進入高度發(fā)達的信息網(wǎng)絡(luò)時代。信息化管理程度大大提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了員工的創(chuàng)造力，而且耗費了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工大量的時間和精力，無法滿足新形勢下企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)信息化管理成為發(fā)展的必然。

    峰峰集團各毛要礦廠分布相對分散。蜂峰集團總部搬遷到邯鄲辦公樓后。各部門之間的信息交流和業(yè)務(wù)辦理的不便，使得集團內(nèi)部辦公效率低下問題尤為突出。冀中能源集團與峰峰集團地處不同的地區(qū)，給各方面工作也帶來諸多不便，協(xié)同辦公和移動辦公成為迫切的需求，為提高峰峰集團機關(guān)與冀中能源集團和下屬各礦廠二級單位間信息交流及公文傳輸?shù)男屎唾|(zhì)量，滿足集團內(nèi)部各個部門工作人員信息交流的迫切需要，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得相應(yīng)的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力，峰峰集團利用已經(jīng)相對成熟的辦公網(wǎng)絡(luò)。在與冀中能源集團網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通以后，推廣實施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，以實現(xiàn)集團各部門的信息共享、知識共享，公文高效流轉(zhuǎn)。

3 系統(tǒng)功能

    3.1 協(xié)同工作

    協(xié)同工作就是支持多個組織機構(gòu)跨地域的辦公模式以及移動辦公．通過該功能可實現(xiàn)日常辦公中80％的重要管理工作。協(xié)同工作以流程的表現(xiàn)方式發(fā)起，處理、歸檔，完成日常的請示、匯報，審批、項目管理、工作安排、文件傳遞等實際工作。協(xié)同流程可以實現(xiàn)串發(fā)和并發(fā)，支持待辦、已辦、已發(fā)協(xié)同的查詢，并且具有手機短信提醒功能。

    3.2 表單應(yīng)用

    表單是辦公管理元素的載體和展現(xiàn)，通過自定義表單，實現(xiàn)集團公司內(nèi)部的審批單，申請單、調(diào)查單等各種業(yè)務(wù)辦理，把它與角色，流程、權(quán)限綁定，解決日常管理協(xié)同中的人事、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)等方面關(guān)鍵應(yīng)用，并可按發(fā)起日期、標題等條件進行統(tǒng)計、查詢。

    3.3 公文管理

    公文管理具有收文、發(fā)文、公文交換，公文查詢、公文督辦、流程管理等功能。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)采用電子印章、CA認證、交換中心、痕跡保留、筆跡保留，傳輸加密、硬件身份驗證等關(guān)鍵技術(shù)，通過擬文、審核、審批、封發(fā)、傳閱、來文登記等流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)單位內(nèi)部擬發(fā)文審批過程管理和外部文的收辦、收閱過程管理。該模塊支持痕跡保留、公文套紅、手寫簽名、電子蓋章功能，公文的全部屬性都支持查詢與檢索，流轉(zhuǎn)過程支持實時跟蹤、監(jiān)控。

    3.4 文檔管理

    文檔管理提供樹形文件結(jié)構(gòu)管理與授權(quán)功能，可有效積累組織管理智慧與經(jīng)驗，并實現(xiàn)知識共享和重要文檔管理，實現(xiàn)知識管理的自動化。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)支持多級目錄分類、多級文檔管理員，按權(quán)限進行使用和共享，提供文檔借閱和綜合查詢等應(yīng)用功能，支持內(nèi)部歸檔、本地上傳，支持文件直接轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同或郵件。實現(xiàn)信息互通互聯(lián)。

    3.5 電子郵件

    以web Mail方式連接各種企業(yè)郵箱，通過系統(tǒng)提供的郵件管理功能實現(xiàn)外部mail信息與內(nèi)部協(xié)同信息的互動，進入到協(xié)同工作的流程管理。

    3.6 日程計劃會議

    通過該功能有效實現(xiàn)日程、計劃、會議管理，并可隨時了解他人日程安排和計劃，運用工作日志、周計劃、月計劃管理功能來進行工作計劃的申報、批復(fù)、總結(jié)等日常事務(wù)管理。

    3.7 公共信息

    公共信息建立了信息發(fā)布的平臺，在集團內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，提供公告、調(diào)查、討論、新聞等欄目，使技術(shù)交流、公告事項等能夠在集團內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)，可有效提升組織凝聚力。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可定制信息欄目、發(fā)布范圍，支持按欄目進行信息管理和發(fā)布授權(quán)功能。

    3.8 常用鏈接

    常用鏈接可以實現(xiàn)門戶應(yīng)用，通過簡單的參數(shù)配置，即能將泛普NC，峰峰集團內(nèi)網(wǎng)，客戶網(wǎng)站以及其它任何基于B／S架構(gòu)的系統(tǒng)連接在一起，實現(xiàn)從辦公系統(tǒng)到其它系統(tǒng)的一鍵式訪問。

4 應(yīng)用效果

    峰峰集團通過實施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，取得了顯著的經(jīng)濟與社會效益。

    (1)實現(xiàn)了隨時隨地聯(lián)網(wǎng)協(xié)作辦公，解決了各礦廠、峰峰集團辦公樓、冀中能源集團地理位置分布分散，峰峰集團各部門辦公效率低下的問題，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

    (2)通過電子公文在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的快捷高效地流轉(zhuǎn)，提高了文件的上傳下達的效率，節(jié)約了成本。

    (3)通過即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等溝通與協(xié)作的有效方式。在集團內(nèi)部，集團公司與冀中能源集團之間及時進行信息的交流與共享。

    (4)通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流管理對工作過程的監(jiān)督以及對工作流程狀態(tài)、處理時限的控制，使相關(guān)的人員能夠及時地獲得信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力，增強了企業(yè)管理的執(zhí)行能力。

    (5)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控管理，用系統(tǒng)制度來促進管理的規(guī)范化、信息化、和諧化，為集團領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和實踐依據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)出差期間可以方便及時地處理日常工作事務(wù)，實現(xiàn)了異地辦公。

    隨著峰峰集團在外省礦廠的增加，地域分布越來越廣，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施與使用，無論從近期還是長遠效益來看，都能有效地提高峰峰集團整體辦公效率，降低辦公及管理成本，促進企業(yè)管理水平的全面提升，為峰峰集團在新的形勢下提高企業(yè)綜合實力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益穩(wěn)步增長創(chuàng)造有利的條件。