淺談物業(yè)管理公司呼叫中心功能設(shè)置

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話：400-8352-114

　　中國(guó)改革開(kāi)放初期，誕生了一批免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司。免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)只是服務(wù)業(yè)的一個(gè)分支，是服務(wù)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前國(guó)內(nèi)的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司的數(shù)量已超過(guò)2萬(wàn)家，各家公司的規(guī)模也越來(lái)越大。但是國(guó)內(nèi)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)的問(wèn)題日漸清晰，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、人性化程度急待提高，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)者應(yīng)該通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的、規(guī)范化的、人性化的服務(wù)，為業(yè)主們創(chuàng)造良好舒適文明的生活環(huán)境。
　　
　　電話是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)人員與業(yè)主之間溝通的重要工具，應(yīng)該說(shuō)這樣工具的重要源于現(xiàn)代人對(duì)時(shí)間的珍惜、對(duì)便利的渴望。業(yè)主希望一個(gè)短信能解決的問(wèn)題，就不應(yīng)該讓業(yè)主親自跑腿；業(yè)主希望一個(gè)電話就能了解的問(wèn)題，就不應(yīng)該讓業(yè)主上上下下的爬樓梯。業(yè)主如果遠(yuǎn)在“他鄉(xiāng)”，亦能了解家中的情況那么就必須提供這樣的設(shè)備讓客戶(hù)有了解的機(jī)會(huì)。業(yè)主是上帝，業(yè)主是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司應(yīng)該服務(wù)好的對(duì)象。而把這些問(wèn)題統(tǒng)統(tǒng)解決掉，并不是難事，只要擁有紐頓蘭科技的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)呼叫中心系統(tǒng)。本系統(tǒng)能夠很好的幫助管理實(shí)現(xiàn)與客戶(hù)之間的無(wú)限溝通，它的電話前端電話接入部分是以免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司的業(yè)務(wù)流程模式設(shè)計(jì)的，同時(shí)它后端的還把免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司的主要部門(mén)——管理部、財(cái)務(wù)部、園藝綠化部、清潔部、保安部、技檢部、飲品派送部、辦公室等融合在一起。這套系統(tǒng)是一種以客戶(hù)為中心的全新的服務(wù)方式，是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司提供服務(wù)質(zhì)量的良好的解決方案，應(yīng)該成為每個(gè)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司客戶(hù)服務(wù)體系中的必要組成部分。
　　
　　系統(tǒng)功能
　　
　　1、交互式語(yǔ)音應(yīng)答(IVR)
　　
　　交互式語(yǔ)音應(yīng)答可以由系統(tǒng)自動(dòng)播放預(yù)先錄制好的語(yǔ)音文件，也可是從數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)調(diào)取的文字信息，然后通過(guò)TTS（文本轉(zhuǎn)語(yǔ)音）實(shí)時(shí)地播放出來(lái)。這些系統(tǒng)平臺(tái)自動(dòng)的回答能節(jié)省人工成本減少人工的重復(fù)性工作，從而有力的提高工作效率?？梢杂凶詣?dòng)的語(yǔ)音的業(yè)務(wù)咨詢(xún)，自動(dòng)播放的公告信息，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)公司
　　
　　的政策說(shuō)明以及其他一些業(yè)主關(guān)注的但又不必單獨(dú)設(shè)立人工坐席來(lái)解決的問(wèn)題。
　　
　　2、智能話務(wù)分配
　　
　　這些傳統(tǒng)的呼叫中心必備的功能。當(dāng)然也是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)呼叫中心系統(tǒng)必不可少的一部分。物業(yè)公司的業(yè)主數(shù)量很多，但是使用呼叫中心系統(tǒng)的業(yè)主的數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間的不同而不同。所以在選擇外線和坐席的數(shù)量時(shí)，要以平均狀態(tài)為準(zhǔn)，只有這樣做才符合經(jīng)濟(jì)性原則。以平均狀態(tài)為準(zhǔn)必然造成高峰時(shí)期，會(huì)有很多的業(yè)主打不進(jìn)電話去。智能話務(wù)分配能夠很好的解決這個(gè)問(wèn)題。它能最大限度降低業(yè)主煩躁感，并能在業(yè)主斷線的情況下，記錄下電話以便及時(shí)的回?fù)苓^(guò)去。至于將電話分配到那個(gè)坐席，有多種方式，可以任意選擇，可以平均分配，可以按照工號(hào)分配，可以按照業(yè)務(wù)量的多少分配。這種靈活的分配方式為管理者提供了很大的便利。
　　
　　3、自動(dòng)傳真服務(wù)
　　
　　傳真是與外界溝通的重要工具。以傳真方式向這些業(yè)主發(fā)送信息。當(dāng)然業(yè)主也可以通過(guò)傳真主動(dòng)索取相關(guān)資料，信息。坐席人員可將收到的傳真以圖片的格式保存在相關(guān)的路徑下，也可以以任意電腦可識(shí)別的格式發(fā)送傳真給業(yè)主。
　　
　　4、自動(dòng)收發(fā)短信
　　
　　短信是一種經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的溝通方式，無(wú)論是個(gè)人業(yè)主還是公司法人，都很喜歡這種方式。以短信的方式進(jìn)行規(guī)章制度的宣傳，停電停水通知、欠費(fèi)通知、客戶(hù)欠費(fèi)催繳等也可以采取這種方式。
　　
　　5、電子郵件的收發(fā)管理
　　
　　電子郵件是商務(wù)領(lǐng)域的重要的溝通手段。其使用的形式與短信、傳真類(lèi)似。
　　
　　6、呼叫管理監(jiān)控
　　
　　主要是對(duì)坐席人員與業(yè)主之間通話的錄音與監(jiān)聽(tīng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)坐席人員工作態(tài)度與工作的質(zhì)量的檢驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)高效辦公。有多種錄音方式，多種備份方式，多種查詢(xún)方式。
　　
　　7、人工坐席服務(wù)
　　
　　人工坐席主要受理緊急救助、水/氣/電/房屋等報(bào)修服務(wù)受理、客戶(hù)投訴和建議。
　　
　　8、主動(dòng)呼出服務(wù)
　　
　　利用呼叫中心自身具備的呼出功能，本平臺(tái)可以根據(jù)自身的客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)主動(dòng)聯(lián)系客戶(hù)，為用戶(hù)提供包括親情服務(wù)、用戶(hù)回訪、提醒功能等服務(wù)。