企業(yè)檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件之一： 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　企業(yè)檔案，特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識(shí)的一大類，如何在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案知識(shí)的作用，這是我們文探討的問題。

　　1、 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的幾個(gè)主要特征

　　(1) 知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)成果的最大要素；

　　(2) 知識(shí)的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化

　　過去知識(shí)的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用；

　　過去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖象、語(yǔ)音、圖形多種形式表現(xiàn)，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。

　　(3) 知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化

　　過去靠面對(duì)面培訓(xùn)， 靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊。

　　(4) 知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化

　　雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤(rùn)。

　　(5) 免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理

　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)(產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)模式知識(shí)等)，而掌握和擁有知識(shí)的過程就是免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件過程。

　　2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問題

　　檔案管理已經(jīng)是老話題，可以說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但舊時(shí)，沒有我們現(xiàn)時(shí)的技術(shù)物質(zhì)條件，也就沒有現(xiàn)時(shí)的管理思想。所以看待以前傳統(tǒng)檔案及問題，我們只能是從現(xiàn)時(shí)代的角度。

　　2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”

　　傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。

　　這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。

　　事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時(shí)候等著或引用歷史資料時(shí)，檔案才產(chǎn)生作用。

　　2.2傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題

　　問題一：傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才，也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。

　　特別是對(duì)大型企業(yè)來講，這個(gè)問題特別突出。因?yàn)榇笮推髽I(yè)，檔案資料的來源是多方面的，有技術(shù)的、有人事的、有財(cái)務(wù)的、有政策的、有管理的，甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具等的。若要收集上來，就得有專門人員去催辦、去委托審查、還要進(jìn)行編目編冊(cè)。等檔案放到架上，已經(jīng)成了“歷史”，對(duì)當(dāng)時(shí)工作沒有很大的幫助作用。

　　問題二：傳統(tǒng)檔案的保存占據(jù)較大的空間，還不能保證存量增長(zhǎng)的需求

　　特別是大型企業(yè)或組織，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)，而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”,面對(duì)如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)能為力。

　　問題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，還要在書“山”文“?！敝袚啤搬槨?/P>

　　雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費(fèi)人們大量的時(shí)間去找尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。

　　在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無(wú)法滿足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯人員效率低下的主要原因。

　　問題四：傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障

　　因?yàn)槎嗍羌堎|(zhì)記錄，時(shí)間長(zhǎng)以后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那就可能難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾，致使檔案管理人員夜不能眠。

　　3、信息時(shí)代檔案管理及存在的問題

　　進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計(jì)算機(jī)和因特網(wǎng)的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

　　3.1信息時(shí)代檔案管理的重點(diǎn)在資料保存和查閱

　　由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進(jìn)行管理，且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量，這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，丟失“安全性”問題，還解決了“借閱難”的問題。

　　這個(gè)階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點(diǎn)就在“數(shù)字化”上了?？紤]得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實(shí)保障了檔案資料不斷增長(zhǎng)的需要，加速了收集、整理、成冊(cè)的步伐，也保證了隨時(shí)隨地查閱的要求，但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒有解決以往的“收集”“整理”中存在的問題。

　　3.2信息時(shí)代檔案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在許多問題

　　信息時(shí)代檔案管理首先是把檔案全看成信息，按照信息的“收集、編號(hào)、存貯、查詢”進(jìn)行管理，這就帶來以下問題：

　　問題一、收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間。

　　與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完畢，已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴(yán)重的問題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規(guī)范化的質(zhì)量受到影響。

　　問題二：檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息。

　　因?yàn)閷?shí)際工作的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實(shí)也不必知道)，他們查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

　　問題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識(shí)類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的。

　　就說知識(shí)類的檔案，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識(shí)，是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那它就要及時(shí)地送到其它地方去應(yīng)用、實(shí)踐、檢驗(yàn)，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復(fù)，得到最后的最佳工藝。這個(gè)過程決不是采用信息管理方式能做到的。

　　問題四：信息時(shí)代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命

　　那就是網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)椋瑱n案管理者在信息競(jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的激烈狀態(tài)下，沒有能力、也沒有時(shí)間去響應(yīng)員工對(duì)檔案的及時(shí)(或?qū)崟r(shí))需求。只有依靠大家來處理，否則，眾人不用再等待檔案管理者的結(jié)果，已經(jīng)跑到其它地方去找資料了。久而久之，檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實(shí)際存在的價(jià)值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產(chǎn)生者、處理者、應(yīng)用者。

　　4、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理就是知識(shí)資源管理

　　說到知識(shí)資源管理，就不得不說一說免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件。概括來講，企業(yè)免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件一方面是管理企業(yè)知識(shí)，即知識(shí)的管理，它通過一定手段把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高，進(jìn)而取得利潤(rùn)。所以說企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤(rùn)的核心來源，免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件實(shí)際也就是企業(yè)核心利潤(rùn)源的管理。另一方面是管理本身要知識(shí)化，也即知識(shí)地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R(shí)，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。

　　4.1知識(shí)資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一

　　從上述免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類知識(shí)。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來的。

　　正如前述，知識(shí)資源管理既然是免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的一重要組成部分，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識(shí)資產(chǎn)，所以說，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)的管理。

　　4.2知識(shí)資源管理須遵從免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的規(guī)律

　　所謂免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件符合下面的模型。

onmousewheel="return bbimg(this)" src="/UploadFile/newsimg/2009226165227277.gif" onload=javascript：resizepic(this) align=middle border=undefined>

　　可以看到知識(shí)資源管理也要經(jīng)歷了這個(gè)管理運(yùn)動(dòng)的過程；并且在企業(yè)中更有如下特點(diǎn)：

　　(1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類工作崗位上的員工；

　　(2)“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；

　　(3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共識(shí)，并經(jīng)過專家加以確認(rèn)；

　　(4)“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo)；

　　(5)“創(chuàng)新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界

　　4.3檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件必然上升到知識(shí)資源管理

　　檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號(hào))的顯性知識(shí)，當(dāng)然也是知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。

　　4.3.1檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件上升到知識(shí)資源管理是完全可能的

　　因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件就會(huì)很快走到盡頭。

　　4.3.2檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的

　　因?yàn)橥ㄟ^上升，檔案知識(shí)不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問題。具體一些：

　　(1) 通過大家參與，形成共識(shí)的知識(shí)資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；

　　(2) 通過支持實(shí)際工作，知識(shí)資源結(jié)合實(shí)際分類“應(yīng)用”，解決了過去“按檔案方法分類，不切實(shí)際”的問題，也解決了“檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用”的問題

　　(3) 檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件真正按免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的方法、手段來進(jìn)行，避免了“知識(shí)類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式。

　　綜上所述，檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件上升到知識(shí)資源管理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。

　　4.3.3知識(shí)資源管理還將給企業(yè)帶來新的價(jià)值

　　傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價(jià)值是記載“歷史”，而信息時(shí)代的檔案管理最大價(jià)值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進(jìn)企業(yè)工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

　　 今天到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，思想重新得到了解放，那就是使檔案管理走向知識(shí)資源管理，這不僅給企業(yè)帶來了檔案管理本意的實(shí)現(xiàn)，還將帶給企業(yè)新的價(jià)值：

　　(1) 知識(shí)資源管理將提高決策質(zhì)量和決策效率

　　我們知道，企業(yè)決策者的決策質(zhì)量和決策效率，一方面取決于他是否充分擁有企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)和信息，另一方面取決于在他決策中是否具備決策的方法或能力。而這些企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)與信息、決策的方法大都在企業(yè)檔案知識(shí)與信息中。如果我們按照知識(shí)資源的管理方法，及時(shí)地把相關(guān)的知識(shí)信息配置在決策的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓決策者很快、很及時(shí)地得到它們，那么決策的質(zhì)量就可以保障，決策效率也有了保障。

　　 （2） 知識(shí)資源管理將提高員工學(xué)習(xí)效率、工作效率，降低人力資源成本

　　衡量員工的學(xué)習(xí)效率，主要看他是否快速的進(jìn)入工作角色，并確保工作質(zhì)量。做到這一點(diǎn)，最主要的學(xué)習(xí)是對(duì)崗位經(jīng)驗(yàn)(過去的工作記錄，過去的工作成果，過去的工作資料)的學(xué)習(xí)，而這些崗位經(jīng)驗(yàn)在哪里？肯定大多都在檔案中。員工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗(yàn)技能知識(shí)對(duì)他的支持。所以，搞好知識(shí)資源管理，把崗位經(jīng)驗(yàn)技能知識(shí)準(zhǔn)確地配置在工作崗位上，那么員工的學(xué)習(xí)效率、工作效率就會(huì)提高。這種提高，實(shí)際上意味著一個(gè)人能盡快進(jìn)入角色，可以一個(gè)人頂幾個(gè)人做工作，或一天的工作頂幾天的工作，當(dāng)然也就降低了人力資源成本。

　　 （3） 知識(shí)資源管理更將穩(wěn)固企業(yè)的素質(zhì)水平，強(qiáng)化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力

　　企業(yè)的素質(zhì)水平，競(jìng)爭(zhēng)能力，不僅在于擁有知識(shí)，而且還在于讓知識(shí)被企業(yè)工作者、管理者都掌握和應(yīng)用。我們以往的檔案免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件已經(jīng)使我們擁有了知識(shí)，但知識(shí)資源管理通過知識(shí)的“沉淀”“規(guī)范”使企業(yè)的素質(zhì)水平有了穩(wěn)固的基礎(chǔ)，再通過“應(yīng)用”，使企業(yè)具有能力，通過“創(chuàng)新”使企業(yè)具有核心競(jìng)爭(zhēng)力。所謂核心競(jìng)爭(zhēng)力實(shí)質(zhì)就是比別人懂得更多、更有價(jià)值知識(shí)的能力。