淺談企業(yè)OA辦公系統(tǒng)成熟度模型

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　　項(xiàng)目管理辦公室出現(xiàn)于20世紀(jì)90 年代初期。在歐美企業(yè)內(nèi)部推行項(xiàng)目管理的同時(shí)也開始搭建項(xiàng)目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))，也稱項(xiàng)目辦公室(PO)或項(xiàng)目支持辦公室(PSO)。項(xiàng)目辦、資源庫(kù)等都是傳統(tǒng)意義上的項(xiàng)目辦公室(PO)，它的出現(xiàn)可能是由于企業(yè)臨時(shí)性任務(wù)的出現(xiàn)帶來(lái)管理方法及流程上的缺陷，以及參與項(xiàng)目成員的績(jī)效考核帶來(lái)的問(wèn)題等。項(xiàng)目化管理的引入也對(duì)企業(yè)的組織組織結(jié)構(gòu)提出更高要求，其中項(xiàng)目管理辦公室對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，有著不可忽視的作用，進(jìn)而實(shí)施項(xiàng)目管理。但企業(yè)中的項(xiàng)目管理活動(dòng)在企業(yè)項(xiàng)目化管理迅猛發(fā)展的背景下，尚處于孤立地位。

　　對(duì)若干個(gè)具體項(xiàng)目采取對(duì)策，缺乏對(duì)多項(xiàng)目的戰(zhàn)略思考，常導(dǎo)致企業(yè)執(zhí)行的項(xiàng)目與戰(zhàn)略目標(biāo)的不和諧。許多企業(yè)都在努力尋求一種方法，以實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與其執(zhí)行的眾多項(xiàng)目的聯(lián)結(jié)。

　　美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)定義：OA辦公系統(tǒng) 就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個(gè)管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個(gè)管理系統(tǒng)是為項(xiàng)目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。OA辦公系統(tǒng) 處于企業(yè)級(jí)別，在組織中被賦予更高的權(quán)限，負(fù)責(zé)組織級(jí)項(xiàng)目管理，主要職責(zé)包括：多項(xiàng)目協(xié)調(diào)與控制、提供專業(yè)項(xiàng)目管理資源與咨詢服務(wù)。

　　項(xiàng)目管理辦公室針對(duì)單個(gè)項(xiàng)目管理和多項(xiàng)目管理的作用不同。多項(xiàng)目管理應(yīng)當(dāng)注重信息共享，這樣可以使資源使用更加有效率。既要關(guān)注每個(gè)項(xiàng)目的獨(dú)立性，又要側(cè)重項(xiàng)目之間的相互影響性。將項(xiàng)目進(jìn)行整合，從計(jì)劃開始，更好的同時(shí)管理多項(xiàng)目。

　　然而項(xiàng)目管理能力建設(shè)中心已不再單獨(dú)的管控項(xiàng)目、大型計(jì)劃或項(xiàng)目組合，而是從戰(zhàn)略角度關(guān)注組織整體項(xiàng)目管理能力的建設(shè)及提升，作為支持部門為項(xiàng)目管理提供更多的服務(wù)：包括規(guī)范、建設(shè)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn);組織文化建設(shè);組織結(jié)構(gòu)建設(shè)等。組織中同時(shí)存在項(xiàng)目管理辦公室、大型計(jì)劃或項(xiàng)目組合辦公室負(fù)責(zé)項(xiàng)目層管控活動(dòng)。

　　OA辦公系統(tǒng) 可以視為組織系統(tǒng)的一部分，是組織環(huán)境構(gòu)造的實(shí)體，為組織管理流程提供的資源。它可以成為檢驗(yàn)一個(gè)組織項(xiàng)目管理能力成熟度的又一新標(biāo)準(zhǔn)。

　　現(xiàn)存項(xiàng)目管理辦公室有關(guān)文獻(xiàn)顯示，它扮演的角色為支持、合作和項(xiàng)目控制工作。項(xiàng)目管理辦公室是一個(gè)規(guī)模不大，但卻是高端的核心戰(zhàn)略層次的工作組，它將企業(yè)所進(jìn)行的項(xiàng)目管理工作與企業(yè)的戰(zhàn)略、商業(yè)目標(biāo)、高層的管理思想聯(lián)結(jié)在一起。OA辦公系統(tǒng) 的建立有兩方面的驅(qū)動(dòng)因素，即內(nèi)部拉動(dòng)和外部推動(dòng)。由企業(yè)內(nèi)部追求項(xiàng)目效益及管理水平持續(xù)提升為牽引，保持與客戶及其他第三方良好關(guān)系為推動(dòng)，不斷完善和擴(kuò)大OA辦公系統(tǒng) 的規(guī)模及職能。以下是為組織建立的OA辦公系統(tǒng) 發(fā)展成熟度模型。　

1、項(xiàng)目管理能力建設(shè)級(jí)

該階段的OA辦公系統(tǒng) 已發(fā)展成為一個(gè)長(zhǎng)期性組織，與頂層管理層直接聯(lián)系，關(guān)注企業(yè)的戰(zhàn)略決策。并以企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，為組織的項(xiàng)目管理能力建設(shè)提供支持，而把對(duì)于多項(xiàng)目管理的具體管控工作分別交給項(xiàng)目管理辦公室和大型計(jì)劃/項(xiàng)目組合辦公室分別進(jìn)行。該OA辦公系統(tǒng)成熟度模型主要呈現(xiàn)出項(xiàng)目管理辦公室在組織中不同階段分別扮演的不同角色，并給出其主要特征，幫助企業(yè)判斷自身處于哪個(gè)階段，后期該往哪個(gè)方向進(jìn)行調(diào)整和發(fā)展。

　  2、單項(xiàng)目管控級(jí)

OA辦公系統(tǒng) 的初級(jí)形態(tài)，在組織中針對(duì)單個(gè)項(xiàng)目而設(shè)的臨時(shí)性組織。主要面向?qū)ο鬄楦黜?xiàng)目團(tuán)隊(duì)。它作為跟蹤工具監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展情況，編制項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告書，便于向組織高層及時(shí)匯報(bào)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。它密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)展，卻不直接影響或者控制項(xiàng)目。

注