淺談OA辦公系統(tǒng)能給企業(yè)帶來的意義

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對企業(yè)內(nèi)部正在進(jìn)行的所有項目的狀況進(jìn)行報告是項目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))提供的一項特色服務(wù)。從表面上看，這種服務(wù)似乎微不足道。我們可以說，OA辦公系統(tǒng)要對所有正在進(jìn)行的、還處于未決狀態(tài)的以及已經(jīng)完成的項目進(jìn)行完整、全面的追蹤和報告。畢竟，你只需要讓項目經(jīng)理按照一定的格式和時間要求向你發(fā)送項目報告就可以了。然而，如果你曾經(jīng)有過讓很多人向你發(fā)送信息的經(jīng)歷，你就會了解，接下來的事情會很浪費時間的。

　　OA辦公系統(tǒng)還必須與管理層一起對報告的內(nèi)容進(jìn)行界定。有的企業(yè)喜歡對項目狀況進(jìn)行單一、直觀的描述，利用綠(良好)、黃(注意)和紅(問題)三種顏色來從整體上顯示項目狀況。如果看報告的人想要了解更多的信息，那么他就要到項目經(jīng)理那里請教。

　　還有一些企業(yè)喜歡對項目狀況進(jìn)行全面的描述。如果看報告的人想要了解什么問題，那么他可以直接在報告中找到答案，而不必再去項目經(jīng)理那里請教。下面讓我們來看看很多OA辦公系統(tǒng)提供的一般服務(wù)：了解項目狀況并制成報告。

　　1、了解項目狀況會遇到的問題

　　了解企業(yè)的項目狀況看上去可能是很簡單的一件事。OA辦公系統(tǒng)只需要收集和整理信息，然后再制成報告就可以了。然而，同所有依賴于人力進(jìn)行的活動一樣，了解企業(yè)的項目狀況也是看事容易做事難。OA辦公系統(tǒng)在了解項目狀況時可能會遇到下面這些挑戰(zhàn)。

　　(1)時間問題

　　沒有哪個項目經(jīng)理能夠在你需要的第一時間向你提供項目狀況信息。1990年，我曾經(jīng)和一名負(fù)責(zé)Y2K項目的管理員進(jìn)行了交流，他告訴我說，收集半個月的狀況信息要花費他至少八個小時的時間。如果是你要進(jìn)行這項工作的話，是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務(wù)的最后來完成呢?

　　(2)準(zhǔn)確性問題

　　在很多情況下，收集到的信息是不準(zhǔn)確的。例如，你可能已經(jīng)注意到了，項目小組下一個月的工作計劃同上一個月的工作計劃可能是相同的，這說明報告信息的人只是把以前報告過的信息又重新報告了一遍。同樣，你可能也注意到了，項目經(jīng)理總是會報告說項目按照預(yù)計工期進(jìn)展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。通常，即使信息準(zhǔn)確及時，你也會發(fā)現(xiàn)問題，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常簡要，并不能讓你對整個項目的狀況有完整的了解。

　　2、確定項目管理的價值

　　OA辦公系統(tǒng)面臨的最困難的一項工作就是確定項目管理的價值。這個問題是企業(yè)所有人和高級管理層最喜歡問的一個基本問題，又是最難圓滿回答的一個問題。

　  人們總是能夠通過直覺感覺到項目管理的價值的存在，但如果要對這種價值進(jìn)行量化，卻不是一件容易的事情。這就好象是你眼前有一樣?xùn)|西，似乎伸手就能夠到，但是你離它越近，它就變的越模糊不清。

　　當(dāng)然，這個問題也并非完全無法解決。首先，可以依靠業(yè)內(nèi)調(diào)查，尋找與自己的企業(yè)狀況相似的公司。如果這些公司有辦法確定項目管理的價值的話，自己公司的項目管理價值應(yīng)該和它們也相似。

　　其次，按照每一個細(xì)節(jié)來計算項目管理的價值。例如，OA辦公系統(tǒng)可以與不同類型的項目的項目經(jīng)理進(jìn)行合作，來確定項目管理的價值?？梢钥紤]下面一些事項：合理的項目范圍變化帶來的價值;風(fēng)險管理帶來的價值;讓客戶估計一下項目管理為他們節(jié)省的時間。

　　第三，尋找項目管理的重復(fù)利用價值。這也需要得到項目經(jīng)理的幫助。

　　我以前就曾經(jīng)提到過，OA辦公系統(tǒng)在很多服務(wù)領(lǐng)域還沒有足夠的經(jīng)驗，確定項目管理價值就是其中之一。對于很多公司來說，尋求有豐富經(jīng)驗的咨詢公司的幫助不失為一個好辦法。

　　3、證明自身價值

OA辦公系統(tǒng)如果不能對項目管理的價值