OA難以避免的尷尬 面臨新一輪革命-協(xié)同管理

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OA難以避免的尷尬

　　OA在中國信息化的早期一直扮演著重要的角色。那時(shí)問到是否上了信息化，大多都指辦公自動化系統(tǒng)，而企業(yè)也把OA作為除財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外的軟件采購首要的考慮對象。起源于政府公文和檔案管理的OA，經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展，在企業(yè)中也得到越來越廣泛的應(yīng)用。除了政府的收發(fā)文管理、檔案管理、公告牌這些傳統(tǒng)功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定義那樣，達(dá)成了所謂的“Office Automation”－即通過電子化日常事務(wù)流程和各種信息，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

　　然而在這種情況下，傳統(tǒng)OA的所有作用不過是用計(jì)算機(jī)的操作代替了部分手工處理的信息和辦公流程，除了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)性，并沒有基于任何的先進(jìn)管理理念和方法。而傳統(tǒng)辦公自動化產(chǎn)品所涵蓋的企業(yè)管理的方面以及功能的深度和廣度，也是非常讓人失望的。更尷尬的是，在管理軟件市場越來越細(xì)分，而用戶要求日益深入的今天，發(fā)展了幾十年的OA領(lǐng)域并沒有出現(xiàn)令人矚目的革命――不象ERP，從MRP/MRP II/ERP/ERP II 一路走來，并分化出更多的新領(lǐng)域如CPC（協(xié)同產(chǎn)品商務(wù)）等。當(dāng)信息化軌道上已經(jīng)跑上了“磁懸浮”，OA依然是輛吱呀作響的老牛車。

　　仔細(xì)分析一下也許就會發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)OA為何受到用戶和廠商雙方面的冷落。一方面，傳統(tǒng)OA簡單的功能在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，海量信息呈線性增長的今天，愈發(fā)顯得力不從心，更多時(shí)候，它只是提供一種信息發(fā)布、查看和類似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更為專業(yè)的軟件所“瓜分”；同時(shí)，當(dāng)我們把目光從傳統(tǒng)OA所涵蓋的功能上移開就會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)除了日常辦公之外還有人事、客戶、財(cái)務(wù)、銷售等管理需求，于是企業(yè)不得不建立各種信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)很少能夠被協(xié)調(diào)起來，企業(yè)常常面臨著要在不同應(yīng)用平臺、數(shù)據(jù)庫之間切換的煩惱，傳統(tǒng)OA卻無法擔(dān)當(dāng)“集成”的角色，為企業(yè)提供整合這些信息和應(yīng)用的前臺。另一方面，在市場化和全球一體的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)間日益強(qiáng)調(diào)協(xié)作，跨部門、跨組織、跨企業(yè)、跨地域的工作每天都在進(jìn)行，而傳統(tǒng)OA落后的架構(gòu)及功能設(shè)計(jì)顯然無法滿足企業(yè)高度靈活性和協(xié)作性的要求。

OA緣何道協(xié)同

　　雖然傳統(tǒng)OA已然無法跟上時(shí)代的腳步，但細(xì)心的人們發(fā)現(xiàn)，OA的市場在悄悄醞釀著一場變革，OA領(lǐng)域里正越來越頻繁的出現(xiàn)一個(gè)詞“協(xié)同”，無論是業(yè)界評述的文章，還是供應(yīng)商的產(chǎn)品宣告，都前所未有的一致，不約而同的倡導(dǎo)著“協(xié)同”的理念。一時(shí)間，上百OA廠商舞動著“協(xié)同”的旗幟紛紛搶灘“協(xié)同OA”的市場。

　　協(xié)同，這其實(shí)并不是個(gè)新名詞，或者說在信息化的進(jìn)程中被一直有意無意的實(shí)踐著。早期的EMAIL、BBS其實(shí)就已經(jīng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了人與人之間信息溝通的協(xié)同，而九十年代后期隨著互聯(lián)網(wǎng)大潮產(chǎn)生的電子商務(wù)，也是一種B2B或B2C之間交易的協(xié)同。但現(xiàn)在，協(xié)同已經(jīng)被提升為一種信息化的思想，一種企業(yè)管理的理念而被業(yè)界齊聲吶喊――這似乎預(yù)示著信息化之路的一個(gè)新方向。

　　就象任何事物的產(chǎn)生都必然有培育它的土壤一樣。協(xié)同的產(chǎn)生也有它的根源，從管理理念上來說，協(xié)同就是為共同的目標(biāo)而協(xié)調(diào)各種相關(guān)資源，使其優(yōu)化并進(jìn)而發(fā)揮最大的價(jià)值。長久以來，這些資源，包括各種信息、數(shù)據(jù)、流程、人員、物資等缺乏有效的組織和管理，或是被分散在各種應(yīng)用系統(tǒng)中。尤其是進(jìn)入二十一世紀(jì)，隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，企業(yè)更多的面臨著信息高速膨脹、競爭異常激烈的挑戰(zhàn)，因而也就越來越注重信息的高度共享，業(yè)務(wù)流程的平滑鏈接，以及在此基礎(chǔ)上進(jìn)行的跨組織、跨地域的靈活協(xié)作。而可以對各種信息、流程、資源進(jìn)行高效的整合的“協(xié)同應(yīng)用”因其適合企業(yè)“整合資源、協(xié)同工作”的需求，自然成了被關(guān)注的“焦點(diǎn)”。

　　創(chuàng)新的協(xié)同理念在近幾年加快了其發(fā)展的腳步，正在貫穿信息化的各個(gè)領(lǐng)域。它提供了整合各種信息孤島和應(yīng)用孤島的解決方案，從而可以讓企業(yè)把精力集中到自身的核心業(yè)務(wù)上，有效提升企業(yè)的競爭力。貼合發(fā)展需求的總會受到青睞，被業(yè)界和用戶一致看好的協(xié)同軟件市場由此日漸“百花齊放”，傳統(tǒng)OA也因?yàn)樽⑷肓诉@樣一個(gè)全新的理念重新煥發(fā)出了勃勃生機(jī)。

　　而軟件供應(yīng)商也看好了這個(gè)時(shí)機(jī)，中國的上百家廠商和包括IBM、微軟、ORACLE在內(nèi)的國際巨頭都紛紛推出自己的協(xié)同OA產(chǎn)品。

到底是什么協(xié)同

　　放眼新崛起的“協(xié)同OA”市場，我們發(fā)現(xiàn)，從管理理念上的“協(xié)同”轉(zhuǎn)化為軟件應(yīng)用的“協(xié)同”，這中間由于廠商各自的理解，實(shí)現(xiàn)方法，技術(shù)手段等的不同，而使得協(xié)同OA愈發(fā)凸現(xiàn)其在共同的基本理念下的個(gè)性化。

　　對于2002年7月正式宣布進(jìn)入?yún)f(xié)同辦公軟件市場的Oracle來說，牢牢把握現(xiàn)在的協(xié)同軟件的市場機(jī)遇是Oracle的重要戰(zhàn)略之一。Oracle協(xié)同套件包括基礎(chǔ)架構(gòu)組件（Oracle 9i Datebase ，Oracle 9i Application Server）和應(yīng)用程序組件（通用通信、實(shí)時(shí)協(xié)作、企業(yè)內(nèi)容管理、活動訪問等），而其的協(xié)作理念也貫穿上層的應(yīng)用系統(tǒng)和底層的架構(gòu)中。例如利用Oracle 9i Database可將所有的協(xié)作內(nèi)容集中并整合到一個(gè)公用數(shù)據(jù)倉庫中，降低了對各種不同的電子郵件服務(wù)器、日歷服務(wù)器、語音服務(wù)器和文件服務(wù)器進(jìn)行獲取、維護(hù)和支持的成本；Oracle的協(xié)作套件還把電子郵件、語音郵件、傳真、目錄、文件、日歷和網(wǎng)絡(luò)會議等鏈接起來，員工可以通過一個(gè)公用的WEB界面，基于標(biāo)準(zhǔn)的桌面客戶端（包括outlook，無線、傳真及語音選件）來進(jìn)行訪問，同時(shí)，Oracle還表示其協(xié)作套件的功能還能與其他Oracle應(yīng)用程序進(jìn)行集成，其中的“水平”協(xié)作應(yīng)用程序（電子郵件、日歷、文件、實(shí)時(shí)協(xié)作和搜索）能夠共享數(shù)據(jù)，并被“垂直”業(yè)務(wù)系統(tǒng)訪問。

　　今年二月獲富達(dá)國際1300萬美元投資從而創(chuàng)下軟件融資金額最高紀(jì)錄的點(diǎn)擊科技，也是崛金“協(xié)同市場”中引人注目的一員。其對主打產(chǎn)品――競開協(xié)同之星（GK-Star）的定位是：實(shí)現(xiàn)敏捷組織的協(xié)同管理。而協(xié)同之星也在功能設(shè)計(jì)上著力體現(xiàn)其協(xié)同的理念――創(chuàng)建以“綜合通訊”、“協(xié)同工作”與“聯(lián)系人管理”（統(tǒng)稱為“3C”功能）為核心的協(xié)同通訊與協(xié)同管理環(huán)境。協(xié)同之星除了支持固定的辦公流程，還可以就臨時(shí)的任務(wù)組建靈活的虛擬團(tuán)隊(duì)，快速建立協(xié)作區(qū)并提供實(shí)時(shí)的信息共享、討論區(qū)、即時(shí)通訊等多種協(xié)作工具，從而實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門的快速團(tuán)隊(duì)合作。如其全國巡展活動的主題所言，協(xié)同之星要實(shí)現(xiàn)的是“動態(tài)團(tuán)隊(duì)、協(xié)同管理”。

　　另一支協(xié)同領(lǐng)域里的生力軍泛微軟件，對協(xié)同的運(yùn)用則表現(xiàn)在“信息的網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用的集成化、資源的整合化”，其產(chǎn)品也在功能架構(gòu)上突出協(xié)同理念，以企業(yè)“網(wǎng)狀信息”和“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)”的思想搭建協(xié)同平臺，信息在系統(tǒng)中形成一張立體和多維的信息網(wǎng)，并集成企業(yè)的各種相關(guān)應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)跨部門、跨企業(yè)的信息共享和業(yè)務(wù)的協(xié)作。而沒有傳統(tǒng)的OA界面，取而代之的是七大緊密集成的模塊，涵蓋企業(yè)知識、人力、客戶、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、流程、資產(chǎn)等各方面。泛微自己的理解是協(xié)同不僅是文檔、辦公流程等的協(xié)同，而應(yīng)涵蓋到企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的各個(gè)方面，例如項(xiàng)目的協(xié)同、知識的協(xié)同等，OA的概念在 中似乎被更為寬泛化了。

　　冠群聯(lián)想也推出了問鼎協(xié)同辦公系統(tǒng)，問鼎辦公是“融入辦公自動化和企業(yè)信息門戶功能的新一代辦公自動化系統(tǒng)--具有內(nèi)外網(wǎng)結(jié)合的協(xié)同辦公功能”。它構(gòu)建于CA的企業(yè)信息門戶產(chǎn)品Cleverpath portal 和IBM 公司的Notes之上，以流程引擎（Flow Engine）為基礎(chǔ)，融入企業(yè)信息門戶的功能，并與Word和WPS實(shí)現(xiàn)了集成。其特點(diǎn)是可以通過一個(gè)統(tǒng)一的信息門戶為用戶提供簡便、易用的業(yè)務(wù)管理應(yīng)用平臺，并采用先進(jìn)的網(wǎng)站架構(gòu)，與現(xiàn)有的WEB應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行快速整合。

　　各廠商對協(xié)同的理解各有側(cè)重，并體現(xiàn)在產(chǎn)品的架構(gòu)和功能設(shè)計(jì)方面，可以說協(xié)同OA市場是“百家爭鳴”，欣欣向榮。雖然協(xié)同OA千人千面，但細(xì)細(xì)分析下來就會發(fā)現(xiàn)，它們都在不同程度、不同層面、不同角度實(shí)踐著“協(xié)同”的理念。而用戶也可以結(jié)合自身的需求，選擇一款適合的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

協(xié)同OA前景可喜

　　協(xié)同OA尚是一個(gè)新生市場，但前景十分看好。據(jù)Gartner、Aberdeen、IDC等權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)，早在2001年美國協(xié)同軟件市場份額已經(jīng)達(dá)到3%～5%，與ERP、CRM等管理軟件的緩慢增長相反，協(xié)同軟件的年增長率高達(dá)15%。協(xié)同軟件將成為繼Office之后軟件產(chǎn)業(yè)最大的一次發(fā)展機(jī)會。另據(jù)分析，2005年中國協(xié)同軟件的市場份額為全球的五至八個(gè)百分點(diǎn)，即25-40億美金的收入。

　　而對協(xié)同應(yīng)用最典型的是OA系統(tǒng)，目前有超過一半的OA系統(tǒng)是建立在協(xié)同軟件平臺之上。協(xié)同OA不僅為用戶提供了新的選擇，從根本上來說，納入先進(jìn)管理理念的協(xié)同OA必將是辦公自動化領(lǐng)域的一場深刻的革命。