一波“三折” 一個CIO的OA選型經(jīng)歷

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海鴻公司是國內(nèi)一家大型航運(yùn)企業(yè)，從事油輪運(yùn)輸30多年，主要承擔(dān)內(nèi)外貿(mào)進(jìn)出口油品運(yùn)輸。從2004年，海鴻也開始建造國內(nèi)大型油輪，進(jìn)行油輪的“升級之路”，邁向組建“世界級船隊”的第一步。

遭遇“幸福的煩惱”

近些年來，海鴻公司在外部油運(yùn)市場日趨好轉(zhuǎn)以及員工齊心協(xié)力的努力下，獲得了快速發(fā)展的同時，卻發(fā)現(xiàn)自己陷入了一個“幸福的煩惱”：一方面，是企業(yè)的快速發(fā)展，前景一片看好，員工信心十足，享受著發(fā)展的樂趣;另一方面，快速發(fā)展的海鴻公司內(nèi)部也呈現(xiàn)一片過于“忙碌”的景象。

公司領(lǐng)導(dǎo)層總感覺到自己的時間不夠用，日程安排不過來了，企業(yè)信息資源處于“孤島”狀態(tài)難于共享，員工也是一番忙碌的景象：有的拿著申請單到處找人簽字，有的忙著復(fù)印文件下發(fā)到各個部門，有的花費(fèi)了兩個小時尋找一份合同樣本，有的在拼命回憶上周的交流細(xì)節(jié)以準(zhǔn)備明天的談判，有的滿頭大汗的給客戶準(zhǔn)備郵寄信函……

是什么原因?qū)е逻@種“幸福的煩惱”出現(xiàn)呢？公司管理層一直在思索，是人手不夠嗎？可公司人事報告顯示，各部門、各崗位都有充足的人才儲備，以備企業(yè)發(fā)展之需。是管理制度問題嗎？多年來，公司身處改革前沿陣地——廈門，接受新知識、新的管理方式很快，管理改革也一直在進(jìn)行過程中，也就是說制度方面問題也不大。就在這個時候，信息部門的一項關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的提議，將使這些困惑可能迎刃而解，海鴻公司管理層意識到了以辦公自動化為核心的信息化對企業(yè)解決這些問題的作用和價值所在。

實(shí)際上，這種情況也存在于大多數(shù)發(fā)展中的企業(yè)。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，內(nèi)部溝通頻率相應(yīng)增多，卻越來越不順暢;企業(yè)知識呈幾何級上升，卻無法以一種方式沉淀下來；多部門、多崗位的協(xié)作增多，效率卻下降了等等，這些煩惱使發(fā)展中的企業(yè)感覺自己的工作效率像受到了地球引力一樣原地打轉(zhuǎn)飛不上去，成為了公司進(jìn)一步快速發(fā)展的絆腳石。

找到癥結(jié)，在我的建議下，公司管理層決定對癥下藥，盡早解決這個困擾企業(yè)發(fā)展的頑疾，促進(jìn)企業(yè)深化發(fā)展。經(jīng)過慎重考慮和內(nèi)部調(diào)研后，海鴻公司的信息部門開始著手辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，重點(diǎn)解決企業(yè)發(fā)展的瓶頸問題，為企業(yè)新一輪新發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

OA選型啟航

海鴻公司的總體目標(biāo)是快速地建立起一個彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識管理環(huán)境，能幫助企業(yè)解決業(yè)已存在的種種問題，實(shí)現(xiàn)“四個自動化”：①實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化;②信息發(fā)布平臺的自動化;③內(nèi)部通訊系統(tǒng)的自動化④實(shí)現(xiàn)文件管理的自動化。

于是海鴻OA啟航，開始招標(biāo)選型，成立以張董事長為組長、兩位公司副總為副組長、我為常務(wù)負(fù)責(zé)的選型班子。

綱舉目張，首先我在選型時制定以下標(biāo)準(zhǔn)是：

    * 軟件系統(tǒng)穩(wěn)定可靠

    * 可以根據(jù)需求進(jìn)行定制功能

    * 品質(zhì)上乘

    * 有類似的成功應(yīng)用實(shí)例

    * 實(shí)施企業(yè)具備強(qiáng)大的技術(shù)實(shí)力和豐富的實(shí)施經(jīng)驗

剛開始在選用國內(nèi)還是國外廠商上，我是傾向于國內(nèi)廠商的，因為OA并不象ERP那樣非常復(fù)雜，沒有必要選用費(fèi)用高實(shí)施難度大的國外高端OA軟件，海鴻公司以前也有實(shí)施一些實(shí)施較好的國內(nèi)內(nèi)信息化案例。

通過兄弟單位的建議推薦和互聯(lián)網(wǎng)上搜索OA供應(yīng)商目錄，我有針對性地邀請了一批來自吉林、北京、上海、廈門等地5家專業(yè)軟件廠商參與應(yīng)標(biāo)。

其實(shí)2003年起，就有幾家OA商與我公司聯(lián)系OA事宜。其中有一家是通過公司副總關(guān)系推薦過來的。

當(dāng)時，這六家國內(nèi)OA商技術(shù)水平差距不大，各有千秋。我決定進(jìn)一步對這六家廠商的專業(yè)水平、服務(wù)能力、成功案例、持續(xù)發(fā)展實(shí)力以及產(chǎn)品先進(jìn)性、美譽(yù)度等因素進(jìn)行一番“比武招親”。

正當(dāng)我準(zhǔn)備按“公正、公平、公開”的原則“選型招婿”時，我的原則受到重大的考驗，各路說客紛至沓來，走后門、遞條子、打招呼一個個過來。我不明白，一條不起眼的招標(biāo)通知，我竟成了“紅人”，令我左右為難。尤其是當(dāng)時公司主管銷售的王副總也對我異常熱乎起來，說了我不少好話，也大為贊賞KS軟件商，意味深長說：“KS軟件在廈門有好多的用戶單位，也是我們供應(yīng)商的合作伙伴，選它沒錯，再說，這幾家軟件商技術(shù)水平其實(shí)大同小異。別擔(dān)心啊?！?/P>

但是由于KS公司的OA結(jié)構(gòu)是C/S，讓我有點(diǎn)不看好，我當(dāng)時比較欣賞北京DJ軟件，因為DJ軟件是B/C結(jié)構(gòu)，容易安裝維護(hù)。所以我一直猶豫不決，這一拖竟過去1個多月。

在一次公司高層行政會議上，王副總竟當(dāng)著張董事長之面批我辦事拖拉，和稀泥，影響了信息化進(jìn)程。

在權(quán)威之下，我竟然一時妥協(xié)，將就起來，放棄原則，放棄了堅持，一些應(yīng)有的程序、關(guān)口逐漸流于形式。“即然差不多，那就選KS吧。”

然而就因我這妥協(xié)、將就，沒有把關(guān)好，竟犯了一個終生難忘的錯，差點(diǎn)被炒了魷魚。