oa企業(yè)公司

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　“三維信息體系模型”的單位的部門信息：X軸表示某單位內(nèi)的部門設(shè)置，Y軸表示各部門內(nèi)角色設(shè)置，Z軸表示辦公自動化系統(tǒng)包括的所有業(yè)務(wù)過程。只要能夠說明三個軸上所有信息，那么一個辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計需求和設(shè)計框架就基本呈現(xiàn)在開發(fā)者面前。現(xiàn)對“三維信息體系模型”的組成詳細(xì)說明如下：

　　一、部門坐標(biāo)軸的組成

　　三維信息體系模型中X軸上列出的部門設(shè)置并不是指將某單位內(nèi)所有部門都羅列其上，這樣做就失去了作為模型的一般意義，而是指對單位內(nèi)這些部門從職能角度進(jìn)行歸類，我們將某個抽象單位內(nèi)的所有組成部門都大致歸為六類：

　　1、單位領(lǐng)導(dǎo)即指單位決策人。

       因為單位領(lǐng)導(dǎo)是一個職能相對獨(dú)立的群體，所以盡管單位領(lǐng)導(dǎo)中的成員可能屬于不同的部門并是這些部門的負(fù)責(zé)人，也可能不屬于某個特定的部門但同時負(fù)責(zé)一個或幾個部門方面的工作，我們也還是把他們作為一個特殊的職能部門來看待。

　　2、輔助決策部門

　　負(fù)責(zé)協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)辦理工作、搜集整理各類信息供領(lǐng)導(dǎo)查詢使用、完成下情上達(dá)和上情下達(dá)任務(wù)、以及單位內(nèi)其它協(xié)調(diào)工作的中間部門，例如辦公室或秘書處(科)等。

　　3、系統(tǒng)管理部門

　　辦公自動化系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員與其所處的部門。該部門在單位首次采用辦公自動化系統(tǒng)之前是沒有的，因此任何企事業(yè)單位首次進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)時都要增加該部門或讓某一部門全權(quán)負(fù)責(zé)并對該部門的職能和權(quán)力進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃與配置說明。從這個部門可以看出對于使用辦公自動化系統(tǒng)的單位而言，進(jìn)行前面提到的“業(yè)務(wù)流程重塑”這一過程是必不可少的。

　　4、信息發(fā)布部門

　　企事業(yè)單位內(nèi)部的信息部門，既包括原來單位內(nèi)提供信息的部門，例如單位的內(nèi)部報刊編輯部和負(fù)責(zé)宣傳、通知等工作的部門，也包括采用辦公白動化系統(tǒng)后新增加的負(fù)責(zé)管理內(nèi)部信息網(wǎng)站的部門。

　　5、各類業(yè)務(wù)職能部門

　　企事業(yè)單位的下一級業(yè)務(wù)部門，辦理各類具體事務(wù)，處理和本部門相關(guān)的文件并負(fù)責(zé)屬于本部門內(nèi)部的信息或文件資料的管理工作。

　　6、各類專項職能部門

　　企事業(yè)單位內(nèi)具有特定職能的部門，例如：專門管理單位內(nèi)文件資料和檔案的檔案室(或檔案室和資料室)，負(fù)責(zé)單位內(nèi)文件打印復(fù)印等工作的打印室、管理單位公章的機(jī)要室、負(fù)責(zé)單位車輛調(diào)度的科室等等。這類部門雖然一般情況下從屬于輔助決策部門，級別可能比業(yè)務(wù)職能部門低，但其工作在業(yè)務(wù)上具有全局性和獨(dú)立性，所以將它們作為一類單獨(dú)的職能部門。

　　二、部門設(shè)置有關(guān)說明

　　如果企事業(yè)單位的下一級部門可以作為一個完整的單位(即本身也構(gòu)成一個企事業(yè)單位)獨(dú)立運(yùn)行，因為下屬單位無論從機(jī)構(gòu)組成、職務(wù)設(shè)置還是業(yè)務(wù)過程來說都不同于上級單位，所以如果需要為這些下屬單位開發(fā)其自己的辦公自動化系統(tǒng)，可以對這些下屬單位再運(yùn)用三維信息體系模型建模進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。這樣一來下屬單位中的一部分辦公自動化業(yè)務(wù)過程將會反映在其上級單位的“三維信息體系模型”中，這就是本模型全稱—“可嵌套式的三維信息體系模型”的出來。如果下屬單位不需要開發(fā)自己的辦公自動化系統(tǒng)而且該下屬單位在上級單位內(nèi)沒有一個代辦部門或雖然有代辦部門但沒有作為辦公自動化系統(tǒng)需求列入應(yīng)用對象，則對該下屬單位不予考慮，否則，在辦公自動化系統(tǒng)中把該代辦部門作為業(yè)務(wù)職能部門對待。為了討論簡便，如果沒有特殊說明本文考慮的都是下一級部門不能構(gòu)成獨(dú)立的下屬單位的情況，包括單位領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，在辦公自動化系統(tǒng)中部門設(shè)置坐標(biāo)軸上的所有取值都是作為一個部門來對待，例如單位領(lǐng)導(dǎo)中的某個成員指的是該成員所處的領(lǐng)導(dǎo)辦公室，除了領(lǐng)導(dǎo)本人外還包括該領(lǐng)導(dǎo)的秘書等(如果該領(lǐng)導(dǎo)有負(fù)責(zé)其文件等工作的秘書)。

　　部門設(shè)置具有可擴(kuò)展性，第一，職能部門的種類可以擴(kuò)展，即：允許在日后工作中增加新的類型的職能部門：第二，部門的數(shù)量可以擴(kuò)展，因為模型中只有職能部門的種類，而不涉及具體的部門，所以本模型對部門的數(shù)量沒有限制，開發(fā)者需要做的就是在實(shí)際項目的開發(fā)中調(diào)查清楚用戶單位內(nèi)的部門組成及其所屬的職能類別。

　　角色設(shè)置

　　我們對任意單位任意部門各類工作人員的日常工作進(jìn)行分解，根據(jù)不同工作人員在各種工作中需要完成的任務(wù)的不同將部門內(nèi)工作人員分為三類角色(注意：這里的部門我們指的都是不能作為獨(dú)立下屬單位的部門)。

　　1、部門負(fù)責(zé)人

　　部門負(fù)責(zé)人的任務(wù)是審核下屬遞交的文件，安排本部門所屬人員的工作，例如：將領(lǐng)導(dǎo)發(fā)來的工作交給誰去完成等;同時對本部門的所有工作人員具有一定程度的權(quán)限管理，即：部門管理員可以指定某工作人員在本部門的文件處理、信息管理等方面的權(quán)限

　　2、一般業(yè)務(wù)員

　　一般業(yè)務(wù)員是指文件下達(dá)的最終瀏覽者和具體工作和事務(wù)的執(zhí)行者。部門內(nèi)的一般業(yè)務(wù)員在辦公自動化系統(tǒng)中的工作范圍為：起草各類正式文件、起草各類申請報告、閱讀上面下發(fā)的文件、在得到許可的情況下可以在文件上發(fā)表自己的意見或進(jìn)行修改、瀏覽單位或部門內(nèi)的公共信息。

　　3、特定職能的業(yè)務(wù)人員

　　特定職能的業(yè)務(wù)人員除了具有一般業(yè)務(wù)人員的所有權(quán)限之外，還擁有自已職責(zé)范圍內(nèi)的權(quán)限。例如：部門內(nèi)的文件資料管理員、信息管理員等等，當(dāng)然這些工作可能由部門內(nèi)的專人(秘書或內(nèi)勤)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。