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工程文檔生成管理軟件是什么

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   項(xiàng)目文檔是特別重要的知識(shí)資產(chǎn),是項(xiàng)目成果的重要記錄。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目管理的任務(wù)之一,文檔管理是一項(xiàng)復(fù)雜的重復(fù)性工作。項(xiàng)目規(guī)模越大,掌握難度越大,文檔管理就越重要。什么是項(xiàng)目文檔管理軟件,下面是泛普軟件的介紹。

  一、工程文檔生成管理軟件有哪些功能

  1.文檔名稱列表

  文件名列表管理文件夾下的文件名,查看對(duì)應(yīng)文件夾下的文件列表,下載文件到本地計(jì)算機(jī),在線讀取文件內(nèi)容,對(duì)文件進(jìn)行相關(guān)操作。

  2.項(xiàng)目文檔交付清單

  用于檢查項(xiàng)目各階段的項(xiàng)目成果和可交付成果,作者可以清晰直觀地看到可交付成果是否提交以及何時(shí)提交,大大減少了項(xiàng)目成果的檢查工作。文檔模板:創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí),可以復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)的文檔模板,整合多個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),將重復(fù)率高的文檔模板放入文檔模塊,在需要引用其他項(xiàng)目時(shí)方便快捷,提高工作效率。

工程文檔生成管理軟件有哪些功能

  3.文檔搜索

  全局搜索文檔標(biāo)題或文檔,搜索各種組合的文檔,快速找到所需文檔。

  二、工程文檔生成管理軟件有什么優(yōu)勢(shì)

  1.簡(jiǎn)單且可擴(kuò)展

  作為一種高質(zhì)量的文檔管理解決方案,文檔管理系統(tǒng)可以使企業(yè)集中保存所有文檔,并在需要或緊急情況下方便地訪問(wèn)它們。此外,一個(gè)服務(wù)良好的文檔管理系統(tǒng)還具有可擴(kuò)展性,這意味著企業(yè)可以在需求發(fā)生變化時(shí)輕松添加新功能,簡(jiǎn)化新流程和各部門(mén)的管理。

  2.強(qiáng)大的管理功能

  毫無(wú)疑問(wèn),文檔管理系統(tǒng)具有非常強(qiáng)大的文檔管理功能,既可以減少書(shū)面工作,又可以維護(hù)業(yè)務(wù)流程。我們知道文檔管理系統(tǒng)的工作流程遵循明確的企業(yè)規(guī)則,可以限制流程或無(wú)關(guān)員工訪問(wèn)文檔,也可以分類存儲(chǔ)數(shù)據(jù),節(jié)省時(shí)間,讓員工投入到更有價(jià)值的工作中。

工程文檔生成管理軟件有什么優(yōu)勢(shì)

  3.信息整合功能

  先進(jìn)的技術(shù)文檔管理系統(tǒng),可以將所有流程和企業(yè)部門(mén)整合到一個(gè)平臺(tái)上,優(yōu)點(diǎn)是將稅務(wù)、地址、客戶信函、供應(yīng)商信息都保存在一個(gè)地方,然后一鍵生成企業(yè)需要的報(bào)表,這是高端技術(shù)的另一個(gè)強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)。

  三、工程文檔生成管理軟件存在的問(wèn)題

  1.文件管理系統(tǒng)不完善

  在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,系統(tǒng)建設(shè)仍然是短板,軟件文檔作為軟件的靈魂,還沒(méi)有從系統(tǒng)層面得到保障和有效管理。軟件文檔的創(chuàng)建、存儲(chǔ)和利用無(wú)法從根本上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,導(dǎo)致文檔搜索速度慢、效率低、文檔安全性缺乏保障、文檔無(wú)法有效協(xié)作和共享、知識(shí)管理不力。

  2.文檔管理意識(shí)不深

  在大部分正在使用的應(yīng)用軟件中,很少見(jiàn)到帶有“在線幫助”功能的軟件,這主要是由于軟件系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)過(guò)程中沒(méi)有考慮到這一功能造成的。在日常的軟件維護(hù)工作中,經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)用戶因?yàn)椴僮鞑皇炀?,?duì)一個(gè)簡(jiǎn)單的操作或流程束手無(wú)策而向供應(yīng)商尋求支持。軟件廠商往往被動(dòng)地向用戶提供相關(guān)的軟件文檔。大多數(shù)軟件公司對(duì)文檔的重要性認(rèn)識(shí)不足,文檔管理缺乏規(guī)劃和管理的問(wèn)題仍然存在。

  3.文件內(nèi)容不夠規(guī)范

  地區(qū)和縣級(jí)企業(yè)開(kāi)發(fā)的軟件中,文檔內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象更為明顯。主要體現(xiàn)在:文檔內(nèi)容描述不完善,內(nèi)容更新不及時(shí)。其次,文檔編寫(xiě)不規(guī)范,主要表現(xiàn)在軟件項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,各個(gè)階段的文檔沒(méi)有進(jìn)行分級(jí)整理和管理,各種文檔資料缺少一個(gè)可以參考的樣本。更重要的是,在前人所寫(xiě)的基礎(chǔ)上,修改內(nèi)容,完成任務(wù)。另外,有些文件只追求形式,忽視實(shí)際效用。

  4.文檔管理不夠統(tǒng)一

  隨著信息系統(tǒng)的不斷優(yōu)化升級(jí),新的需求和變化不斷產(chǎn)生,各種文檔也越來(lái)越多。但是,我們并沒(méi)有建立一個(gè)計(jì)算機(jī)軟件文檔信息庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中不同時(shí)期的各類文檔。但是這些分散的文檔非常容易造成查詢和控制上的困難,目前也沒(méi)有很好的文檔管理工具,無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

  選擇一個(gè)好的文檔管理系統(tǒng)非常重要,它將為企業(yè)打造一個(gè)高效、安全、易用的文檔管理軟件。企業(yè)可以根據(jù)自身需求選擇管理軟件,使其與企業(yè)配對(duì),為企業(yè)提供高效快捷的管理手段。

發(fā)布:2023-02-16 13:55    編輯:泛普軟件 · syy    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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