公路工程內(nèi)業(yè)資料檔案管理軟件是什么

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 　　為了在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)，公路工程項(xiàng)目的管理方法亟待改進(jìn)。施工企業(yè)必須更新管理方法和手段，更加準(zhǔn)確地掌握項(xiàng)目建設(shè)情況，確保項(xiàng)目建設(shè)不出差錯(cuò)，順利進(jìn)行。那么，要提高管理水平，最快最有效的方法之一就是應(yīng)用公路工程項(xiàng)目管理軟件。

　　一、公路工程項(xiàng)目管理軟件有哪些功能

　　1.收據(jù)登記

　　文書(shū)人員收到公文后，會(huì)將公文信息輸入系統(tǒng)，然后就可以打印收文登記簿，審核收文文具?；貓?zhí)的序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成并打印在回執(zhí)登記簿的右下角和回執(zhí)審核信紙上，形成查找，便于掌握單據(jù)的去向;輸入的信息數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，方便以后入檔時(shí)查詢和檢索;如果收據(jù)登記簿或標(biāo)記信紙損壞或丟失，可以從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

　　2.事后登記

　　每個(gè)部門(mén)可以有一個(gè)總數(shù)或多個(gè)數(shù)字;泛普軟件系統(tǒng)可以自動(dòng)按年份對(duì)文件進(jìn)行編號(hào);過(guò)賬登記后，可以打印過(guò)賬登記簿，可以自動(dòng)連接上次結(jié)束的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印;注冊(cè)時(shí)，可以從備選項(xiàng)中選擇，如“主送”、“抄送”、“標(biāo)題”。還可以從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索文件數(shù)據(jù)。

　　3.設(shè)置文件

       根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類(lèi)方案。如“年-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-儲(chǔ)存期”、“儲(chǔ)存期-年-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”和“年-儲(chǔ)存期-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”;在輸入歸檔文件時(shí)，對(duì)于進(jìn)、出文件，只需搜索相應(yīng)的序號(hào)即可調(diào)出相應(yīng)的文件;會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件可以手動(dòng)輸入;檔案編號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成，檔案編號(hào)格式可以自定義。

　　4.文檔查詢

　　可以查詢檔案管理系統(tǒng)軟件中的數(shù)據(jù);您可以為搜索查詢指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件;您可以打印出查詢的文件內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄查詢并打印記錄。雖然檔案管理系統(tǒng)軟件功能強(qiáng)大，優(yōu)勢(shì)明顯，但仍需要檔案管理人員合理使用，謹(jǐn)慎行事，使檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

　　二、公路工程辦公數(shù)據(jù)文件管理軟件的優(yōu)勢(shì)

　　1.檔案信息管理

　　從以檔案管理模式為中心到以檔案信息為中心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。即通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

　　2.數(shù)字文件管理

　　公路施工技術(shù)資料根據(jù)工程進(jìn)度同步建立，重要文件如施工日志、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、工程總結(jié)、質(zhì)量報(bào)告等。，由系統(tǒng)保存，形成在線工藝知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)工程工藝資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序歸檔，保證工程資料的有效性和完整性，方便項(xiàng)目部門(mén)之間的文件檢索和查閱，借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，提高生產(chǎn)效率。

　　3.實(shí)現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易泄露，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、審查員等角色。通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問(wèn)權(quán)限等。，從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)檔案員檢索檔案時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄檔案，形成查詢?nèi)罩?，并?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計(jì)，確保檔案的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，這樣就可以把鎖和電腦分開(kāi)。即使別人打開(kāi)了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無(wú)法打開(kāi)。

　　三、公路工程辦公室資料檔案管理軟件存在的問(wèn)題

　　1.移交問(wèn)題

　　公路工程建設(shè)周期長(zhǎng)，項(xiàng)目復(fù)雜，分項(xiàng)工程多，需要各部門(mén)的交接和配合。目前公路工程通常采用專(zhuān)業(yè)人才的流水線施工形式。比如路基工程隊(duì)完成路基施工相關(guān)工作后，離開(kāi)施工現(xiàn)場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)隊(duì)由路面工程隊(duì)接替。路面鋪筑工作開(kāi)始，作業(yè)方式屬于頻繁動(dòng)員狀態(tài)。如果資料管理交接銜接不好，可能會(huì)導(dǎo)致前期資料不足或缺失，影響兩個(gè)施工隊(duì)資料銜接的邏輯性和一致性，一旦出現(xiàn)質(zhì)量糾紛，責(zé)任難以界定。

　　2.關(guān)注性問(wèn)題

　　在公路工程項(xiàng)目的管理理念中，更多的是強(qiáng)調(diào)外部資料的收集、歸檔和整理，而忽略了項(xiàng)目本身的內(nèi)部資料處理。認(rèn)為只要項(xiàng)目建設(shè)完成，內(nèi)部資料的歸檔整理就可以草草處理，主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)。首先，數(shù)據(jù)收集是表面的，數(shù)據(jù)收集后沒(méi)有進(jìn)一步的歸檔和統(tǒng)計(jì)工作，導(dǎo)致真正需要證明工程或提供內(nèi)部數(shù)據(jù)相關(guān)依據(jù)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)漏洞，數(shù)據(jù)缺乏完整性。其次，室內(nèi)數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，數(shù)據(jù)采集往往在施工間歇完成，屬于階段性作業(yè)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)流通。

　　3.管理系統(tǒng)問(wèn)題

　　現(xiàn)在業(yè)內(nèi)的信息管理人員對(duì)這項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作還沒(méi)有重視起來(lái)，在責(zé)任制上有所欠缺。

　　綜上所述，公路工程內(nèi)業(yè)資料的管理必須強(qiáng)調(diào)規(guī)范性、完整性、及時(shí)性和真實(shí)性，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)行內(nèi)業(yè)資料對(duì)工程建設(shè)的意義和管理過(guò)程中的疏漏，從而逐步完善內(nèi)業(yè)資料的收集、整理和歸檔，真正發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料在工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收中的作用。