談物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收工作

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　物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收，是指物業(yè)服務(wù)企業(yè)在承接物業(yè)項目時，對物業(yè)的公共部位、共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行的、以主體結(jié)構(gòu)安全和滿足使用功能為主要內(nèi)容的再檢驗(yàn)，同時接受圖紙、說明文件等物業(yè)資料從而著手實(shí)施免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)。

　　接管驗(yàn)收的目的

　　物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收是開展免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)工作必不可少的重要環(huán)節(jié)，是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作和前提條件，也是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)工作真正開始后的首要環(huán)節(jié)。它不同于房屋建筑的竣工驗(yàn)收，竣工驗(yàn)收工作的四方為：建設(shè)方、施工方、設(shè)計方、監(jiān)理方。一般情況下，物業(yè)服務(wù)企業(yè)受建設(shè)方委托直接參與新建項目的竣工驗(yàn)收工作，但作為免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)項目的接管驗(yàn)收，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)方不應(yīng)直接對施工方。舊項目的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)接管驗(yàn)收還應(yīng)當(dāng)包括設(shè)施設(shè)備歷史維修資料的檔案交接。

　　物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收的目的是明確業(yè)主和物業(yè)服務(wù)企業(yè)雙方的責(zé)、權(quán)、利，維護(hù)各方的合法權(quán)益。這有利于提高物業(yè)設(shè)施設(shè)備管理的水平，確保物業(yè)設(shè)施設(shè)備的安全、可靠和平穩(wěn)運(yùn)行。

　　接管驗(yàn)收的工作依據(jù)

　　物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收的工作依據(jù)主要包括：物業(yè)服務(wù)合同；設(shè)施設(shè)備各系統(tǒng)專業(yè)的國家、部頒、行業(yè)、地方有關(guān)設(shè)備和安裝施工工程質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范。如：《房屋接管驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》建標(biāo){1991}第19號，《商品住宅實(shí)行住宅質(zhì)量保證書和住宅使用說明書制度的規(guī)定》建房{1998}102號，《房屋建筑工程質(zhì)量保修辦法》建設(shè)部{2000}第80號。

　　在正常使用條件下，建設(shè)工程的最低保修期限為：基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋建筑的基礎(chǔ)工程和主體工程，為設(shè)計文件規(guī)定的該項工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻的防滲漏，為5年；供熱與供冷系統(tǒng)，為2個采暖期、供冷期；電氣管線、給排水管道、設(shè)備安裝和裝修工程，為2年；其它項目的保修期限由發(fā)包方和承包方約定。

　　建設(shè)工期的保修期，自竣工驗(yàn)收合格之日起計算。

　　接管驗(yàn)收中的檔案資料管理

　　完整的檔案資料對于確保物業(yè)設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行具有重要作用，做好檔案資料管理工作的目的在于實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、便于事后追溯，同時還可以作為管理證據(jù)。因此，設(shè)施設(shè)備的檔案資料管理也是物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收工作的重要一環(huán)。

　　物業(yè)設(shè)施設(shè)備的檔案資料主要包括設(shè)備原始檔案、設(shè)備技術(shù)資料和政府職能部門頒發(fā)的有關(guān)政策、法規(guī)、條例、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等強(qiáng)制性文件，以及設(shè)備使用、維修養(yǎng)護(hù)、修理、改造的運(yùn)行管理檔案。

　　具體來說，物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案資料的管理包括兩個環(huán)節(jié)，即建檔和管理，而建檔環(huán)節(jié)又包括建立設(shè)施設(shè)備原始技術(shù)檔案和設(shè)備基礎(chǔ)管理檔案。

　　做好設(shè)施設(shè)備原始技術(shù)檔案建立工作，首先要做好設(shè)施設(shè)備原始技術(shù)資料的收集。這些原始技術(shù)資料主要是在物業(yè)項目設(shè)施設(shè)備和系統(tǒng)承接查驗(yàn)雙方交接時由交驗(yàn)方提交的竣工圖紙、竣工資料和技術(shù)資料以及生產(chǎn)廠家的安裝、維護(hù)、使用說明書與合同書等，承接方應(yīng)安排專人按有關(guān)規(guī)范和制度的規(guī)定進(jìn)行分類整理建檔，永久保存，按借閱制度供查閱使用。設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)管理檔案是隨設(shè)施設(shè)備同壽命保存的。它主要包括：《設(shè)備登記卡》、《設(shè)備清單》、《設(shè)備臺賬》、《設(shè)備卡》等。

　　在設(shè)施設(shè)備的使用環(huán)節(jié)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)還要注意建立設(shè)施設(shè)備的使用管理檔案，這主要包括設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)檔案、維修改造檔案以及報廢檔案。

　　設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)檔案的保存年限一般為3至5年，可定期處理。這一檔案主要包括：設(shè)備運(yùn)行日志、故障處理記錄、巡檢記錄、事故處理報告、維修保養(yǎng)計劃、維修保養(yǎng)報告、設(shè)備完好率檢查評定、設(shè)備系統(tǒng)狀態(tài)參數(shù)測定記錄、設(shè)備及系統(tǒng)的專業(yè)安全檢驗(yàn)報告等。

　　設(shè)備系統(tǒng)的維修、改造檔案主要包括：設(shè)備、設(shè)施、系統(tǒng)的專項修理、大修、中修、改造計劃以及實(shí)施合同、實(shí)施報告、驗(yàn)收報告等。

　　設(shè)施、設(shè)備報廢檔案主要是設(shè)備、設(shè)施的報廢申請、評估情況和報廢記錄等。

　　對物業(yè)設(shè)施設(shè)備原始檔案資料的管理必須做到規(guī)范管理、分類歸檔、嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，原件不得帶出資料室，由資料員保管和復(fù)制供應(yīng)。

　　設(shè)備檔案資料按每臺單機(jī)整理，存放在設(shè)備資料檔案內(nèi)，檔案編號與設(shè)備編號一致，按編號順序排列，定期進(jìn)行登記和資料歸檔，要求做到：明確設(shè)備檔案管理責(zé)任到人；明確設(shè)備檔案的歸檔路線，包括：資料來源、歸檔時間、交接手續(xù)、資料登記等；明確設(shè)備檔案的內(nèi)容和負(fù)責(zé)人；明確設(shè)備檔案的借閱辦法，防止丟失和損壞；明確重點(diǎn)設(shè)備檔案，做到資料齊全，登記及時、正確；設(shè)備檔案的變更、修改、填補(bǔ)要及時、準(zhǔn)確。

　　接管驗(yàn)收工作的實(shí)施

　　免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)單位在接管物業(yè)項目前，應(yīng)組建接管驗(yàn)收工作組，按照設(shè)施設(shè)備系統(tǒng)，分系統(tǒng)、分專業(yè)、分工種對接管驗(yàn)收各技術(shù)專業(yè)人員進(jìn)行必備的培訓(xùn)和組織現(xiàn)場勘探，明確工作責(zé)任與任務(wù)。其工作程序大致如下：

　　參加“接管驗(yàn)收協(xié)調(diào)會”，將物業(yè)接管驗(yàn)收方案通報各方；

　　按照建設(shè)方同各方會商的接管方案和國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行逐項記錄并由有關(guān)各方簽字確認(rèn)，每天結(jié)束后，各專業(yè)、各系統(tǒng)匯總當(dāng)日驗(yàn)收情況，并將需整改的內(nèi)容交給移交方；

　　接管方一旦接收該區(qū)域/機(jī)房（設(shè)備間）的鑰匙，就立即進(jìn)行封閉管理。移交方人員若再進(jìn)入該區(qū)域，需嚴(yán)格按照接管方的規(guī)定進(jìn)行登記并領(lǐng)取施工出入證；

　　不合格的問題，移交方按照甲方要求進(jìn)行整改，并再次組織驗(yàn)收；

　　全部驗(yàn)收結(jié)束后，接管方匯總最終文件，參與驗(yàn)收各方代表簽字，驗(yàn)收完成。對尚未完成的整改工作，必須在驗(yàn)收文件中逐項說明，接管方配合施工單位整改，逐步消項，在約定的時間內(nèi)完成。

　　在設(shè)施設(shè)備的接管驗(yàn)收工作中，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要對相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確。首先由技術(shù)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織設(shè)施設(shè)備的接管工作，由其安排各系統(tǒng)工程師對所屬系統(tǒng)設(shè)備開展清點(diǎn)驗(yàn)收；負(fù)責(zé)聯(lián)系各方，檢查、培訓(xùn)、協(xié)調(diào)各系統(tǒng)工作質(zhì)量進(jìn)度，解決發(fā)現(xiàn)問題，針對設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收狀況進(jìn)行評估物業(yè)后期合理運(yùn)行問題，在全部驗(yàn)收后向業(yè)主提出相關(guān)系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備運(yùn)行方面的合理建議。同時，企業(yè)還要安排專業(yè)工程師和技工接受原設(shè)備生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、管理單位的培訓(xùn)，使其掌握本系統(tǒng)的設(shè)備操作、運(yùn)行方法并指導(dǎo)下屬工程部技工接管、操作設(shè)備。

　　在設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收的后期，物業(yè)服務(wù)企業(yè)還要特別重視遺留問題的交接處理，發(fā)現(xiàn)問題及時上報建設(shè)方（業(yè)主），并積極跟進(jìn)整改情況。在接管中未能發(fā)現(xiàn)的問題，設(shè)備接管運(yùn)行后注意檢查收集，集中上報建設(shè)方并跟進(jìn)處理情況。設(shè)施設(shè)備維修期內(nèi)出現(xiàn)問題，均屬維保問題，應(yīng)及時與設(shè)施設(shè)備責(zé)任方溝通、處理。