庫房erp管理

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 　　一、引言

　　在激烈的市場競爭下，尤其在中國加入WTO 后，企業(yè)要達(dá)到預(yù)期的市場占有率和預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益,要提高企業(yè)的應(yīng)變能力和競爭能力，就必須在產(chǎn)品質(zhì)量、性能、交貨期、價格等方面具有自己的優(yōu)勢。ERP 是現(xiàn)代企業(yè)大型集團(tuán)化，管理信息系統(tǒng)化的典型代表，它除了充分體現(xiàn)先進(jìn)信息技術(shù)的綜合運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)資源的高度共享和企業(yè)資源的集成外，更重要的是能充分體現(xiàn)現(xiàn)代化管理思想與方法。

　　二、ERP 系統(tǒng)下的庫存管理

　　ER(P Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計(jì)劃是由Gartner Group Inc于20 世紀(jì)90 年代初提出的面向供應(yīng)鏈的管理。它是一種主要面向制造行業(yè)進(jìn)行物質(zhì)資源，資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)管理軟件系統(tǒng)。ERP 的意義在于以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，整合企業(yè)整體的業(yè)務(wù)管理，并使企業(yè)經(jīng)營的效率最大化。無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購和庫存的狀況都會影響到企業(yè)的整體運(yùn)營狀況。

　　.ERP 系統(tǒng)對于解決企業(yè)庫存問題時，一般采用對庫存進(jìn)行控制的方式，在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定物料的安全庫存、最高庫存、積壓期限、有 效期、警戒數(shù)量、警戒期限、批次跟蹤屬性，提供低于安全庫存報(bào) 警、超過庫存有效期報(bào)警和庫存積壓報(bào)警的功能，通過對庫存物料的精細(xì)管理，在保證生產(chǎn)用料的基礎(chǔ)上最大的壓縮庫存資金占壓。

　　ERP對企業(yè)庫存控制的解決方案在保障物資供應(yīng)活動能按質(zhì)、按量、按期和按計(jì)劃進(jìn)行同時，有效降低庫存資金占壓，使企業(yè)效益得到了實(shí)惠。

　　三、ERP 系統(tǒng)下庫存管理的優(yōu)勢

　　傳統(tǒng)的對于庫存和采購管理的研究都是以保證生產(chǎn)不間斷為核心的，是為生產(chǎn)服務(wù)的。庫存管理所作的工作只是發(fā)出訂單和催貨， 或用訂貨點(diǎn)法來確定何時進(jìn)行訂貨，或用經(jīng)濟(jì)批量法來確定每次訂貨的最佳批量，而這些方法的實(shí)質(zhì)在于遵循“庫存補(bǔ)充”的原則，保證在任何時候倉庫里都有一定數(shù)量的存貨，以便生產(chǎn)需要時可以隨時取用。但是這些方法在實(shí)際應(yīng)用中都并不理想，最大的問題就是實(shí)際生產(chǎn)與模型的適用條件相距甚遠(yuǎn)及在管理方面隨意性。

　　ERP 環(huán)境下的庫存管理存在以下幾方面的特點(diǎn)：

　　1. 基礎(chǔ)信息高度共享。ERP 系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣操作對采購管理會帶來如下益處:(1)業(yè)務(wù)的可追溯性增強(qiáng)。ERP 系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài);(2)減少了業(yè)務(wù)操作中的人為因素。傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素;使用ERP系統(tǒng)后， 系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略。這樣一來業(yè)務(wù)人員的調(diào)動對工作的影響就會盡可能地減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。

　　2. 控制體系完備。ERP 系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別：(1) 流程有序。在ERP 系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過采購申請，哪些物料必須首先制定總的采購計(jì)劃等來對采購工作流程進(jìn)行控制， 加大了管理幅度;(2)審批嚴(yán)格。通過ERP 系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則ERP 系統(tǒng)將無法進(jìn)行下一步處理;(3)監(jiān)督有方。在采購業(yè)務(wù)處理過程中， 監(jiān)督人員(不僅指采購部門領(lǐng)導(dǎo))若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題， 則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復(fù)訂單，可以將其暫停，查明原因，或取消該訂單。

　　3. 庫存下降。ERP 使一般的用戶庫存投資減少1.4～1.5 倍，庫存周轉(zhuǎn)率提高 50%。

　　4. 延期交貨減少。據(jù)調(diào)查使用ERP 系統(tǒng)的企業(yè)準(zhǔn)時交貨率平均提高 55%，誤期率平均降低 35%。

　　5. 停工待料減少。由于零件需求的透明度提高，計(jì)劃也作了改進(jìn)，零件也能以更合理的速度準(zhǔn)時到達(dá)，因此，生產(chǎn)線上的停工待料現(xiàn)象大大減少。

　　四、ERP 下庫存管理實(shí)施過程中存在的問題及分析

　　有的評論說國內(nèi)ERP 實(shí)施成功率不高，效果不明顯，我結(jié)合所在企業(yè)的實(shí)際情況并參閱相關(guān)的資料后，覺得以下幾方面問題值得注意

　　ERP 與傳統(tǒng)的管理方式相比，存在很多優(yōu)勢，現(xiàn)代企業(yè)面臨如何適應(yīng)多變的市場需求、產(chǎn)品市場壽命周期日趨縮短;如何降低占產(chǎn)品成本60%--70%的采購與庫存環(huán)節(jié)的資金占用，減少呆滯物料，提高企業(yè)核心競爭能力，很多企業(yè)上了ERP，但是實(shí)際效果并不理想，沒有發(fā)揮ERP 的優(yōu)勢。

　　企業(yè)是一家專業(yè)研制、生產(chǎn)電測量儀器儀表及相關(guān)自動化系統(tǒng)的高新技術(shù)企業(yè)。公司實(shí)施SAP R/3 的ERP 系統(tǒng)，為公司新的飛躍搭建平臺。實(shí)習(xí)期間，我學(xué)習(xí)了ERP的一些相關(guān)知識， 結(jié)合所在企業(yè)的所見所聞和參閱相關(guān)的資料后，我覺得以下幾方面 問題值得注意：

　　1. 物料編碼

　　物料清單(Bill of Material，BOM)是所有生產(chǎn)產(chǎn)品的制造業(yè)都必須建立的重要管理文件。對制造業(yè)來講，所有的核心業(yè)務(wù)都是圍繞產(chǎn)品來開展的。在ERP 的物流系統(tǒng)中，所有物料信息的交流和傳遞都是通過對物料的編碼來實(shí)現(xiàn)的，特別是計(jì)算機(jī)識別和檢索物料的首要途徑就是物料的編碼。物料編碼是ERP 信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，是保證系統(tǒng)有條不紊運(yùn)行的首要條件。幾千種物料，每種物料都需輸人十幾條信息，更要為每種物料賦予規(guī)范的唯一編碼， 才能滿足計(jì)算機(jī)管理和實(shí)際操作的需要和快速準(zhǔn)確的處理(孔祥偉， 程黎明，2004)。

　　如果存在著一個物料多個編碼，或者一個編碼多種物料的情況， 系統(tǒng)只能在每月的月末等單據(jù)全部錄入完之后才能進(jìn)行成本計(jì)算， 而且還要按工序，算完半成品后錄入再進(jìn)行成本計(jì)算，再算產(chǎn)品的 成本，再錄入進(jìn)行重復(fù)的成本計(jì)算;并且只能按單匯總成本，而不 能按品種匯總，還要運(yùn)用單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)找出對應(yīng)的成本，才能再 進(jìn)行大量的匯總工作。這樣造成財(cái)務(wù)人員每月在成本核算上花費(fèi)的 時間巨大，且成本計(jì)算數(shù)字有一定差異。物料編碼不規(guī)范，采購時 容易出現(xiàn)重復(fù)采購，這樣就造成庫存上的積壓，會對管理造成很大 的混亂。

　　2. 企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組

　　BPR 在西方國家產(chǎn)生的背景之一，就是ERP 建設(shè)的成效不盡人意。BPR 理論認(rèn)為建設(shè)ERP 系統(tǒng)時，必須對落后的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造。這樣才能使先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)(ERP)建立在與它相適應(yīng)的管理基礎(chǔ)上。這種思想在我國信息化建設(shè)中很有意義，我國企業(yè)正面臨由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的過程中，企業(yè)管理機(jī)制和管理模式的改造任務(wù)繁重。在我國企業(yè)推行ERP 過程中除了要關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組外，還要關(guān)注企業(yè)管理機(jī)制和管理模式的改造。

　　3. 數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

　　庫存數(shù)據(jù)是ERP 系統(tǒng)中最基礎(chǔ)也是最重要的數(shù)據(jù)，庫存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確將會使ERP的一些功能形同虛設(shè)。比如生產(chǎn)入庫這一程序，一些企業(yè)需要經(jīng)過好幾個部門的審批后才能真正入賬，這樣倉庫就不能及時的做到賬實(shí)相符，對真實(shí)的庫存難以實(shí)時控制，導(dǎo)致造成重復(fù)訂購或者錯誤訂購，造成了大量的積壓物料。

　　實(shí)際中往往出現(xiàn)供應(yīng)商供貨大于或小于采購定單計(jì)劃數(shù)的情況， 還有發(fā)票和貨物不是同時到的情況，都將引起賬面和實(shí)物的不一致。

　　4 相關(guān)人員職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能

　　企業(yè)的廣大員工對ERP 缺乏主人翁的精神和感情。一般只是IT 人員在做這項(xiàng)工作，其他職能部門的人員未參與其中。關(guān)鍵崗位的員工調(diào)換工作，新來的員工不了解情況。公司的員工不愿意放棄業(yè)已習(xí)慣的工作方式去使用ERP 系統(tǒng)，他們經(jīng)常希望修改ERP 系統(tǒng)來適應(yīng)他們原有的工作方式。廣大員工對于如何應(yīng)用ERP 系統(tǒng)來解決企業(yè)的問題缺乏全面和深入的了解，不了解如何維護(hù)系統(tǒng)，也不了 解如何衡量系統(tǒng)的運(yùn)行情況。最嚴(yán)重的問題往往是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)， 特別是一把手不重視或領(lǐng)導(dǎo)由于自己事務(wù)繁忙，將權(quán)力下放到項(xiàng)目經(jīng)理身上。這些都會對企業(yè)實(shí)施ERP 管理庫存和采購造成一定的影響，嚴(yán)重的將導(dǎo)致ERP 實(shí)施失敗。

　　五、問題的完善及建議

　　解決上述問題，關(guān)鍵是企業(yè)要適時樹立現(xiàn)代供應(yīng)鏈管理新理念， 對相關(guān)人員提高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，在掌握先進(jìn)的采購管理手段和物流技術(shù)基礎(chǔ)上，掌握采購成本的核算和控制辦法，建立科學(xué)的供應(yīng)商評價和考核體系，建立一套嚴(yán)格的、行之有效的采購風(fēng)險的控制程序。

　　1. 規(guī)范物料編碼，實(shí)現(xiàn)物資信息的標(biāo)準(zhǔn)化

　　物料編碼最基本的要求是物料號的唯一性，所謂唯一性，就是要求同一種物料，不論出現(xiàn)在什么產(chǎn)品上，只能用同一個代碼;而不同的物料，哪怕有極微小的區(qū)別也不得用同一個代碼。如果一個零件經(jīng)過修改，就必須更改編碼，并要注明相關(guān)信息。值得注意的是，特別是集團(tuán)性質(zhì)的企業(yè)，在物料編碼問題上，不僅要保證一個分公司，一個工廠對物料編碼的唯一性，而且要從集團(tuán)全局的角度考慮整個集團(tuán)所有產(chǎn)品和物料編碼的唯一性。物料的編碼最好能結(jié)合條碼技術(shù)應(yīng)用，這樣能有效加強(qiáng)物料的進(jìn)，銷，存管理，不僅能夠保證賬面和實(shí)物的一致性，還能降低庫存成本。

　　2. 重組業(yè)務(wù)流程，發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢

　　對于各個廠商的ERP 系統(tǒng)，其內(nèi)部都集成了一套先進(jìn)的管理方法，而企業(yè)也有著一套自己的業(yè)務(wù)流程，怎么樣才能發(fā)揮系統(tǒng)的最大功效。根據(jù)我的了解，只有當(dāng)ERP的內(nèi)置流程與企業(yè)本身的流程達(dá)到最佳的磨合時才能取得最好的績效，也就是說系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)流程的適應(yīng)性是至關(guān)重要的。比如ERP生成采購訂單是根據(jù)生產(chǎn)訂單的數(shù)量和現(xiàn)有庫存來計(jì)算出生產(chǎn)所需的物料，而企業(yè)確依舊沿用傳統(tǒng)的“庫存補(bǔ)充”原則來采購物料，那必然達(dá)不到降低庫存和生產(chǎn)成本的要求，反而可能增加了庫存費(fèi)用。要對企業(yè)業(yè)務(wù)流程做深入了解，然后對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中不合理和不增值的環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)。

　　3. 持續(xù)員工培訓(xùn)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

　　由于實(shí)施ERP 戰(zhàn)略必須建立在較好的工作流程基礎(chǔ)上，企業(yè)除了要加強(qiáng)企業(yè)職工的培訓(xùn)外，還要鼓勵職工去檢查并改進(jìn)與他們?nèi)粘；竟ぷ饔嘘P(guān)的流程，鼓勵他們理解并簡化其參與的工作流程。為配合系統(tǒng)使用，必須出臺配套的管理辦法。首先要對數(shù)據(jù)的

　　準(zhǔn)確性和及時性提出明確要求，同時明確問題匯報(bào)機(jī)制。制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)輸入錯誤懲罰規(guī)則，增強(qiáng)員工責(zé)任。管理辦法的出臺，有力地促進(jìn)了系統(tǒng)使用，保證了流程的執(zhí)行力度和數(shù)據(jù)質(zhì)量。比如，領(lǐng)料員到倉庫領(lǐng)料但沒有領(lǐng)料單，物管人員為了避免停線仍然發(fā)料， 這會造成賬面和實(shí)物的不一致，就要求領(lǐng)料員或發(fā)料員在24小時內(nèi)通知生產(chǎn)管理處開單，倉庫人員核單，否則一經(jīng)查證就立即處分。

　　同時為了保證庫存信息的準(zhǔn)確，就要進(jìn)行庫存盤點(diǎn)。庫存盤點(diǎn)時不僅要核對物料數(shù)量的準(zhǔn)確性，而且要檢查物料的有效性，物料管理不能脫離計(jì)劃管理單獨(dú)進(jìn)行。發(fā)現(xiàn)差錯，要及時進(jìn)行核實(shí)。

　　六、結(jié)束語

　　總之，通過實(shí)施ERP，使物資的計(jì)劃、采購、發(fā)放、管理、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)職責(zé)清晰，責(zé)權(quán)分離，既保證了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，又提高了物資的管理水平。企業(yè)要從實(shí)際出發(fā)，把握住自己的根本需要，因地制宜，以物料的需求規(guī)劃作業(yè)，理順計(jì)劃、采購、生產(chǎn)以及庫存部門的工作流程。規(guī)范生產(chǎn)及其他日常工作中形成的采購訂單，同時可及時查詢訂單完工狀況，方便采購物料的跟催，確保采購物料的及時到位。深入自己的應(yīng)用，和軟件結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化。