協(xié)同辦公管理平臺

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　面對逐步形成的企業(yè)信息系統(tǒng)集群，有大量的企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)在支撐企業(yè)的運轉(zhuǎn)。實施協(xié)同OA系統(tǒng)就不僅是簡簡單單解決文件管理、檔案管理、工作流程等網(wǎng)絡化辦公需求，而往往被作為一個具有個性化的內(nèi)部信息門戶，在高效協(xié)同、知識管理等方面提出了新的要求，信息整合、流程整合將成為協(xié)同OA系統(tǒng)要解決的主要問題。

　　1協(xié)同OA主要功能設計

　　1.1文件管理

　　文件管理是協(xié)同OA的基礎功能之一，主要處理收發(fā)公文、簽報、項目資料、檔案等。收發(fā)公文一般有簽轉(zhuǎn)、電子印章、套紅頭打印、歸檔等操作。當企業(yè)組織機構較為復雜、上下級單位較多時，涉及的公文接口較多，應靈活定制文件的簽轉(zhuǎn)流程，保證文件準確性和及時性;簽報一般類似于公文;項目資料和其他資料一般為上傳共享，增、刪、改、查等權限的設置是關鍵，應從角色、機構、職務、授權對象等多個維度進行限定;檔案管理應按照企業(yè)檔案管理的相關要求，實現(xiàn)從收集、入庫到借閱、銷毀等方面的全過程控制和管理。

　　1.2知識管理

　　知識管理是提供給企業(yè)進行知識積累和共享的一種途徑，利用集體的智慧提高企業(yè)的應變和創(chuàng)新能力，知識庫的形成是企業(yè)積累財富的過程。知識管理需要對企業(yè)已有的知識進行整合梳理，并提供不斷積累新知識的渠道，企業(yè)知識的來源多種多樣，知識的表現(xiàn)形成也多種多樣，有顯性的，也有隱性的。系統(tǒng)設計要利于誘導知識的導入，提供檢索共享功能。

　　1.3信息交流

　　信息交流，是協(xié)同OA功能里的重要部分，一般有新聞中心、通知公告、論壇帖子、手機短信、在線消息通訊、電子郵件、通訊錄、各類消息提醒等。信息的溝通交流貫穿于協(xié)同OA的整個模塊。使用手機短信進行事務提醒是一種非常有效的協(xié)同方式，目前可采用租用短信平臺或購買短信貓等設備，前者成本較低，效率高，但受出租方一定的管理制約;后者成本較高，效率相對較低，但可自我管理。

　　1.4管理駕駛艙

　　管理駕駛艙為管理者呈現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況，提供決策支持平臺，數(shù)據(jù)可來源于企業(yè)的信息系統(tǒng)集群，根據(jù)企業(yè)實際情況，通過信息系統(tǒng)軟件接口，導入關鍵性數(shù)據(jù)，利用專業(yè)報表工具進行分析匯總，以圖形化顯示界面呈現(xiàn)企業(yè)運營相關指標，確保數(shù)據(jù)的時效性和真實性。

　　1.5職能管理

　　智能管理模塊可包含企業(yè)的各項職能管理工作，例如人事、財務、項目合同、行政、安全、廉政、資產(chǎn)等管理活動，這些功能根據(jù)企業(yè)的管理深度，可作為協(xié)同OA的一個模塊，也可是獨立的一套信息系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、項目合同管理系統(tǒng)等，可設計軟件接口，將業(yè)務邏輯處理放在專業(yè)的信息系統(tǒng)里處理，將審批流、信息展現(xiàn)與協(xié)同OA融合;行政管理，一般涵蓋多種管理職能，如：會議管理、后勤管理、票務管理、印章管理、車輛管理等。為應付企業(yè)管理延伸，在系統(tǒng)平臺設計時，應充分考慮軟件的擴展性，可設計提供用戶層面的開發(fā)功能，通過表單的制作和工作流程的配置，加上報表和統(tǒng)計功能，快速響應企業(yè)需求。

　　1.6移動辦公

　　移動辦公是現(xiàn)代信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，依靠移動網(wǎng)絡，通過安全連接將應用服務器上的內(nèi)容(數(shù)據(jù))請求推送到用戶移動端。用戶可以通過手機等移動終端設備獲取信息和完成事務處理。

　　1.7協(xié)同管理

　　設置項目協(xié)同、督查督辦、工作聯(lián)系單等模塊。項目協(xié)同實現(xiàn)臨時性的協(xié)作項目執(zhí)行和過程管理;督查督辦功能對企業(yè)重要工作任務進行督辦，提高辦事效率;工作聯(lián)系單用于企業(yè)內(nèi)部的工作任務流轉(zhuǎn)管理。

　　1.8輔助辦公

　　除了以上的主要功能，協(xié)同OA還應在為個人辦公提供便捷功能，如：工作代理、日程安排、便簽、工作日志、問卷調(diào)查等，根據(jù)企業(yè)的實際情況靈活設置。

　　2協(xié)同OA功能設計要點

　　2.1信息集中

　　根據(jù)新聞類、通知類、消息提醒、文檔資料等內(nèi)容，集中統(tǒng)一，不重復，不遺漏，設計合適的首頁版面，直觀的信息展現(xiàn)，減少頁面層級。

　　2.2事務集中

　　通過系統(tǒng)集成，接口實現(xiàn)等，將各個信息系統(tǒng)的待處理業(yè)務集中到協(xié)同OA中，通過優(yōu)化設計系統(tǒng)的工作流，實現(xiàn)各類業(yè)務的審批和業(yè)務流轉(zhuǎn)。利用短消息等進行提醒催辦等。

　　2.3數(shù)據(jù)集中

　　通過數(shù)據(jù)接口，整合信息系統(tǒng)集群，提取大量企業(yè)運行數(shù)據(jù)，利用報表工具，根據(jù)管理需求，集中呈現(xiàn)有效的決策數(shù)據(jù)。

　　2.4良好的人機界面

　　作為企業(yè)門戶，除了實用外，系統(tǒng)的易用性和美觀性直接影響系統(tǒng)功能優(yōu)越性的發(fā)揮。

　　3協(xié)同OA系統(tǒng)軟件的實現(xiàn)

　　3.1軟件平臺

　　目前，OA系統(tǒng)的開發(fā)主要有三大主流技術平臺，即：SUN公司的JAVA平臺、微軟公司的ASP/.net平臺、IBM公司Lotus Domino平臺。三種技術平臺各有優(yōu)缺點：JAVA平臺穩(wěn)定性較高、可跨平臺運行、支持多種數(shù)據(jù)庫、應用范圍廣、技術開放，但實施技術難度稍高;.net平臺與微軟軟件的融合性較好、界面友好、易于維護、應用廣泛，但不能跨平臺，不支持多數(shù)據(jù)庫;Lotus Domino平臺在電子郵件、非結構化文檔處理方面具有優(yōu)勢，系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性較高，但很難與關系型數(shù)據(jù)庫結合，擴展能力較弱，維護難度較大。

　　一些從事OA軟件開發(fā)的服務商，通過總結實施經(jīng)驗，打造出了成熟的軟件平臺，將OA系統(tǒng)比較基礎和通用的功能進行了內(nèi)置，在實施新的客戶時，他們就利用現(xiàn)成的基礎平臺，使得實施工作就變得輕松、快捷。企業(yè)可以根據(jù)實際情況，選擇適合的軟件平臺。

　　3.2項目實施

　　項目實施時，應建立PMO，提供組織保障，協(xié)調(diào)企業(yè)資源。充分調(diào)研企業(yè)自身需求，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，先易后難。調(diào)動各方的積極性，參與需求的提出和系統(tǒng)的應用推廣。組建穩(wěn)定的技術團隊，對系統(tǒng)后續(xù)提供維護和持續(xù)完善的技術保障。

　　協(xié)同OA的應用，功能設計是關鍵，選擇合適的技術平臺，結合企業(yè)自身的特點，合理設計系統(tǒng)的各個模塊內(nèi)容，充分發(fā)揮軟件平臺的特點，以實際需求為驅(qū)動力，解決企業(yè)實際問題為目的，促進企業(yè)管理提升