會議管理系統(tǒng)解決方案

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 　　OA辦公自動化系統(tǒng)反映了企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。企業(yè)建立高效安全的辦公自動化系統(tǒng)不僅可以提高企業(yè)的辦公效率，還可以建立高效的內(nèi)部溝通渠道。企業(yè)內(nèi)部的溝通包括下行溝通、平級溝通，上行溝通等，企業(yè)內(nèi)部溝通效率的高低，溝通效果的好壞，直接關(guān)乎企業(yè)戰(zhàn)略層面決策的制定與執(zhí)行，而決策和執(zhí)行必須建立在良好溝通的基礎(chǔ)之上，進(jìn)而達(dá)成共識，然后執(zhí)行。企業(yè)離不開溝通，而企業(yè)OA系統(tǒng)正是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部溝通的重要渠道。

　　會議管理是實(shí)現(xiàn)溝通的重要方式之一，實(shí)現(xiàn)會議管理的目的就是為了實(shí)施對企業(yè)繁雜的會議管理以及會議室的管理，避免會議室的利用沖突以及參會人員的邀請沖突等。企業(yè)通過會議管理可以實(shí)現(xiàn)會議的申請、會議的安排、查看關(guān)于會議的各種信息。

　　一、互動溝通包含以下方面

　　電子信箱：和業(yè)務(wù)模塊整合的電子信箱

　　及時消息：在線消息、RTX集成

　　手機(jī)短信：支持移動辦公處理

　　通訊錄：分級、多層次安全操作控制，保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)

　　企業(yè)論壇：專題調(diào)查、交流園地

　　日程會議：工作計(jì)劃共享、會議安排協(xié)作

　　二、日程安排

　　日程安排可以直觀地在日歷上進(jìn)行工作安排、設(shè)置提醒、設(shè)置重復(fù)周期、給下屬或他人布置工作。

　　*設(shè)定節(jié)假日、日歷顯示模式

　　*可按月/周/日來查看日程安排8可按部門查看團(tuán)隊(duì)日程安排

　　*為他人安排日程

　　*對他人安排的日程進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)

　　*設(shè)置日程的重復(fù)周期，增加按日、按周、按月重復(fù)的日程瀏覽未閱讀的日程和提醒(以短消息、手機(jī)短信、聲音等方式)

　　*用戶自定義日程安排的公開程度、共享權(quán)限

　　三、會議管理

　　1、會議申請

　　需要召開會議的人員發(fā)起會議申請表，申請表有會議的名稱、會議的主題、參會人數(shù)、會議主持人、主辦部門、申請時間、預(yù)計(jì)開會時間段、所需會議室選擇、會議室準(zhǔn)備材料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、會議的內(nèi)容等。填寫完成后點(diǎn)擊會議安排申請，觸發(fā)相關(guān)流程審批后返回到會議室管理員進(jìn)行確認(rèn)審批，并且提供打印功能。

　　2、會議計(jì)劃審核

　　3、召集會議

　　4、會議紀(jì)要

　　5、我的會議

　　6、會議查詢

　　查看召開過或者未召開的會議列表以及詳細(xì)信息。設(shè)定會議管理關(guān)聯(lián)日程管理，會議發(fā)起完成后，與會人員會在日程中查看到相關(guān)的會議信息，并通過日程給予提醒。

　　7、會議管理

　　用于管理各種不同的會議狀態(tài)，如已批會議、未批會議、進(jìn)行中的會議、已結(jié)束會議。會議管理包括提出單位申請但未召開的會議的審核、批示，對以往未批準(zhǔn)的會議的根據(jù)需要重新批準(zhǔn)，對已批準(zhǔn)的會議但無需召開的會議的取消等。會議管理還包括可以對會議室的臨時變更。(變更后會以消息提醒的方式提醒給會議發(fā)起人以及參會人員。)

　　8、會議室管理

　　由會議室管理員負(fù)責(zé)對會議室的管理，如新建會議室，包括新建會議室相關(guān)資料，如會議室名稱、地點(diǎn)、可容納會議人員以及會議室資源等其他相關(guān)信息。另外還可以顯示各個會議室的基本狀態(tài)，并對其進(jìn)行修改、刪除等必要的操作。