oa協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

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 　　不同于企業(yè)對辦公自動化需求大同小異。政府oa更突出信息資源的共享、政務(wù)流程、績效考核等這些新的需求。政府辦公要公開化，透明化，全面實現(xiàn)政府職能從管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)意義上的辦公已經(jīng)不能滿足政府對OA的需求，而泛普OA系統(tǒng)作為新OA代表的一體化政務(wù)平臺的建設(shè)和應(yīng)用：實現(xiàn)了信息資源的全面共享、建立了相互溝通協(xié)同的工作平臺、加快了工作任務(wù)的運轉(zhuǎn)效率、實現(xiàn)了遠(yuǎn)程全過程的監(jiān)督管理、提高了績效考核的科學(xué)性和全面性、基本實現(xiàn)了電子化無紙化辦公。

　　一、公文管理

　　公文管理主要管理企業(yè)的收文和發(fā)文管理; 包括收發(fā)文流程的定義、修改及其維護，收發(fā)文的管理和控制， 收發(fā)文的查詢和統(tǒng)計。方便領(lǐng)導(dǎo)和行政人員辦理收發(fā)文，填寫收發(fā)文處理單，上載發(fā)文文件，實現(xiàn)公文流程辦理。

　　1、發(fā)文

　　發(fā)文處理是指以設(shè)計公司名義發(fā)出去的文件就范圍可以分為： 公司發(fā)文、部門發(fā)文;發(fā)文類型為：下行文，上行文和平行文;文件類型為：行政文件，紀(jì)委文件，黨委文件，工會文件，團委文件，聯(lián)合發(fā)文;文號可以根據(jù)設(shè)計公司的實際情況設(shè)定;發(fā)文系統(tǒng)可以具有以下功能：

　　(1)要求對所有的發(fā)文通過管理系統(tǒng)進行擬稿、核稿、會簽、復(fù)核、文秘修訂、簽發(fā)、成文、蓋章(聯(lián)合蓋章) 、封發(fā)。

　　(2)可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。

　　(3)對發(fā)文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄

　　(4)可以實現(xiàn)文件取回功能，處理發(fā)送錯誤等誤操作。

　　(5)實現(xiàn)流程跳轉(zhuǎn)和審批人變更及事后補簽功能。

　　(6)所有用戶在收到系統(tǒng)所發(fā)文件后應(yīng)自動發(fā)送回執(zhí)。

　　(7)公文加蓋電子印章技術(shù)，含聯(lián)合蓋章。

　　(8)根據(jù)不同類別公文自動引入套紅的文頭、自動排版功能。

　　(9)實現(xiàn)套紅后的文件打印功能。

　　(10)實現(xiàn)有權(quán)限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過人工手工方式實現(xiàn)，也可以通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)督辦、催辦。

　　(11)實現(xiàn)文件審批任務(wù)的委托功能。

　　(12)嚴(yán)格的權(quán)限控制功能。

　　2、收文

　　收文處理是指處理接收到的外來文件，外來文件包括上級主管部門等的文件;收文處理系統(tǒng)有以下功能：

　　(1)要求對所有的來文通過管理系統(tǒng)進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱。

　　(2) 可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。對來文的處理全過程進行自動化管理和記錄，對要求辦理的文件進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。

　　(3)具有文件取回功能，處理發(fā)送錯誤等誤操作。

　　(4)實現(xiàn)有權(quán)限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過人工手工方式實現(xiàn)，也可以通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)督辦、催辦。

　　(5)實現(xiàn)文件審批任務(wù)的委托功能。

　　(6)嚴(yán)格的權(quán)限控制功能。

　　二、會議管理

　　會議管理包括會議申請、會議查詢、會議信息管理、會議室設(shè)置、會議紀(jì)要。

　　1、會議申請

　　系統(tǒng)可以將用戶已申請的會議按照待批會議、已準(zhǔn)會議、進行中會議和未準(zhǔn)會議進行分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請。在申請會議前， 可以查看會議室的預(yù)約情況; 用戶申請會議后， 會議管理員如果未審批，則狀態(tài)為“待批會議” ，如果審批通過，狀態(tài)變更為“已準(zhǔn)會議” ，審批不通過，狀態(tài)為“未批準(zhǔn)會議” 。【進行中會議列表】羅列出已經(jīng)通過審批，并且到達(dá)會議開始時間的會議。

　　2、會議查詢

　　會議查詢模塊主要實現(xiàn)用戶對各種狀態(tài)中的會議進行詳細(xì)的查詢， 查詢的結(jié)果以列表列出。

　　3、會議管理

　　會議管理模塊提供給會議管理員用來管理所有用戶已提交申請。按照待批會議、已準(zhǔn)會議、進行中會議和未準(zhǔn)會議分類列出。會議管理員可以修改會議申請信息，可以批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)會議。

　　4、會議室設(shè)置

　　會議室設(shè)置用于新建和管理會議室的基本信息， 會議管理員可以新建、修改和刪除會議室的基本信息，也可以查看每個會議室的預(yù)定情況。

　　5、會議紀(jì)要

　　會議紀(jì)要主要實現(xiàn)對已經(jīng)結(jié)束的會議的紀(jì)要進行管理， 會議申請者和管理員均可修改會議紀(jì)要。

　　三、車輛管理

　　車輛管理共分為“車輛使用申請” 、“車輛使用查詢”、“部門審批管理”、“車輛使用管理”、“車輛維護管理”、“車輛信息管理”和“調(diào)度人員管理”六個部分。申請人申請車輛的使用， 由車輛調(diào)度員和部門審批人共同審批。系統(tǒng)可以管理車輛的使用情況和維護情況。

　　四、財務(wù)費用管理

　　1、減少信息重復(fù)成本

　　員工在填寫紙質(zhì)表單時，每次均需要填寫姓名、部門、項目等重復(fù)的信息。電子化報銷流程中， 將這些固定的信息全部存儲于系統(tǒng)中， 表單自動顯示員工的姓名和部門，工程名稱可以從系統(tǒng)中選擇。

　　2、減少出錯率

　　由于員工填寫的報銷單據(jù)中存在計算過程，靠手工填寫的數(shù)據(jù)會出現(xiàn)錯誤。電子表單設(shè)置了計算公式，提高了單據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　3、減少審批成本

　　目前領(lǐng)導(dǎo)的工作時間被零散的審批打斷， 工作效率會受到影響。使用電子化流程，領(lǐng)導(dǎo)可以自行安排審批計劃， 可以每天安排固定的時間登錄系統(tǒng)進行審批。系統(tǒng)預(yù)設(shè)審批流程， 自動的進行判斷， 審批領(lǐng)導(dǎo)無需擔(dān)心單據(jù)是否該自己審批。遇上領(lǐng)導(dǎo)出差， 報銷人需要等待。使用電子化流程， 領(lǐng)導(dǎo)可以遠(yuǎn)程進行審核，提高了效率。

　　4、減少財務(wù)審核成本

　　系統(tǒng)預(yù)設(shè)了審批流程， 財務(wù)部不再需要將精力過多的投入在流程檢查上， 只需要判斷員工填寫的條件項是否正確。表單預(yù)設(shè)了計算公式和標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，減少了財務(wù)人員計算的工作量。