湖北大學公文處理辦法

院辦字【2012】8號 

關于轉發(fā)《湖北大學公文處理辦法》的通知

院內(nèi)各單位：

    現(xiàn)將《湖北大學公文處理辦法》轉發(fā)給你們，請組織本部門相關人員認真學習，并遵照執(zhí)行。

附件：湖北大學公文處理辦法

二0一二年十二月十三日

附件：

湖北大學公文處理辦法

第一章  總  則

第一條 為了適應學校黨政工作需要，推進學校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，參照《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號）和《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）的有關規(guī)定，結合學校實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于學校及校內(nèi)各職能部門、二級單位公文處理工作。

第三條 公文是具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條 學校公文包括以學校黨委、行政名義制發(fā)的各類公文，以紀委、工會、共青團名義制發(fā)的文件，以及校內(nèi)各職能部門、二級單位制發(fā)的函件。

第五條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條 學校公文處理工作包括對學校公文和校外來文的處理工作。

第七條 學校辦公室是學校的公文處理管理機構，主管以學校黨委和行政名義制發(fā)的各類公文，并負責對校內(nèi)各單位的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。校內(nèi)各單位必須高度重視和認真做好公文處理工作，應配備專（兼）職人員從事公文處理工作。公文處理人員應當廉潔正派、勤奮學習，具備相關專業(yè)知識。

第二章  公文種類

第八條 學校常用公文的種類包括：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（三）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（七）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級單位的詢問。

（八）請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

（九）批復。適用于答復下級單位請示事項。

（十）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十一）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章  公文格式

第九條 學校公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼以及校對人等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。向校內(nèi)行文時，可以省略發(fā)文機關名稱。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

（十九）校對人。校內(nèi)行文時，應當標注校對人姓名。

第十條 公文用紙幅面一般采用國際標準A4型。公文的版式參照《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）國家標準執(zhí)行。

第四章   行文規(guī)則

第十一條 行文應當確有必要，堅持少而精；講求實效，注重針對性和可操作性。

第十二條 行文須遵循以下規(guī)則：

（一）學校辦公室根據(jù)授權可以向各分黨委（黨總支、直屬黨支部）、職能部門、學院和直屬單位行文；可以代表學校對外正式行文。

（二）中共湖北大學紀律檢查委員會、湖北大學工會委員會、共青團湖北大學委員會按照工作職責可以分別向各分黨委（黨總支、直屬黨支部）、二級工會、學院團委行文，可以向對應的上級主管機關行文。

（三）各職能部門在各自職權范圍內(nèi)，可以函件的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項，向學校黨委、行政請示、報告工作，就日常具體工作安排等向校內(nèi)各單位發(fā)布通知；各職能部門（除本條第一、二項規(guī)定的情況外）不得對外行文。需以學校黨委、行政名義正式行文的，須履行湖北大學制發(fā)公文程序。

（四）各分黨委（黨總支、直屬黨支部）、二級單位不能制發(fā)正式文件。

第十三條 各職能部門和二級單位書面請示、報告工作，應遵循以下規(guī)則：

（一）“請示”應當一文一事，一般只主送一個部門，不得多頭主送。如需同時送其他部門，應當用抄送形式?！罢埵尽睉阶⒙?lián)系人。

（二）“報告”中不得夾帶請示事項。

（三）屬于學校有關職能部門職權范圍內(nèi)的具體問題，各二級單位應當直接報送職能部門處理，一般不直接報送學校；特殊情況需直接報送的，應同時抄送有關職能部門。各職能部門對職權范圍內(nèi)的事情，要認真研究，盡職盡責地解決，不得推諉、拖延。確需報送學校研究解決的問題，職能部門要事先提出具體意見或方案。

（四）各職能部門和二級單位需呈報校領導的請示、報告，一般由學校辦公室轉呈有關校領導。

第十四條 對不符合行文規(guī)則的公文，學校辦公室可退回報送單位。

第五章  公文擬制

第十五條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十六條 校內(nèi)各單位應重視公文起草工作，不斷提高公文起草水平。公文起草應做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）公文起草前，起草單位應深入調(diào)研，充分論證；起草重要公文，應事先征求分管校領導意見。

（三）堅持必要性原則，可不發(fā)的公文一律不發(fā)；職能部門職責范圍內(nèi)，可以本部門名義制發(fā)的，不送學校發(fā)文。

（四）文種正確，格式規(guī)范，主題突出，文字精煉。

（五）起草的公文，如屬上級機關或有關單位來文要求辦理的事項，應將來文附后以便審核。

（六）公文涉及其他單位職權范圍內(nèi)的事項，起草單位應送相關單位主要負責人會簽；對于公文內(nèi)容有不同意見的，起草單位應與相關單位協(xié)商，力求取得一致意見后再行文。

（七）如對公文印發(fā)日期有要求的，起草單位應早于擬印發(fā)日期7個工作日將公文文稿交學校辦公室審核。

公文起草后，起草人應認真填寫學校統(tǒng)一印制的擬文簽，注明公文印數(shù)、校對人、標題、主送和抄送單位、起草單位、起草人等信息；起草單位主要負責人須對起草的公文進行審查把關，并在擬文簽上簽署具體意見。

第十七條 公文起草完畢應進行審核。以學校黨委、行政名義行文，須將公文文稿和擬文簽交學校辦公室進行審核。審核的重點是：

（一）是否確需行文，以何種名義行文。

（二）是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)及上級機關指示精神；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（三）文種是否正確，是否符合行文規(guī)則；主題是否明確，格式是否符合規(guī)范；正文結構是否嚴謹、層次是否清晰，提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；文字表述是否準確、精煉。

（四）涉及多個部門職權范圍的事項是否協(xié)商一致。

審核包括初審、核稿、復審、擬辦等環(huán)節(jié)。經(jīng)初審不宜發(fā)文的公文文稿，學校辦公室退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。對初審符合基本要求的公文文稿，學校辦公室公文處理人員進行核稿，對其進行修改和完善。核稿完畢后，由學校辦公室負責人進行復審并提出擬辦意見。

第十八條 凡以學校黨委、行政名義制發(fā)的公文，由學校辦公室負責審核后送呈有關校領導簽發(fā)。一般業(yè)務性的專項問題，由主管該項工作的校領導簽發(fā)；綜合性的、重大的問題，由校黨委書記、校長簽發(fā)，或由黨委常委會議、校長辦公會議集體討論決定。各職能部門、二級單位制發(fā)的公文，由本部門、單位主要負責人簽發(fā)。簽發(fā)要簽署意見、姓名和完整日期。

第六章公文辦理

第十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十條 收文辦理包括簽收、登記、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。

（一）對校外來文，公文辦理人員應嚴格履行簽收、登記程序，根據(jù)來文內(nèi)容和閱讀范圍分文，按辦件和閱件分別貼上公文處理單或傳閱單，交學校辦公室負責人提出擬辦意見，并及時分送有關校領導閱批或有關單位辦理。領導閱批后，公文辦理人員送承辦單位承辦或組織傳閱。任何單位和個人接到承辦公文后，應按照領導批示和公文要求，認真負責，迅速辦理，不得推諉敷衍，拖延積壓。公文處理人員對經(jīng)辦的公文，要及時催辦，并將檢查辦理情況及時匯報，以防漏壓誤事。

（二）對校內(nèi)職能部門或二級單位通過學校辦公室呈送校領導的請示、報告，學校辦公室公文辦理人員應嚴格履行簽收、登記程序，貼上公文處理單，交學校辦公室負責人提出擬辦意見，并呈送有關校領導閱批。校領導閱批后，公文辦理人員應及時將閱批意見告知來文單位。

第二十一條 發(fā)文辦理主要包括復核、登記、排版、校對、印制、用印、核發(fā)等程序。

（一）復核。公文印發(fā)前應對擬文簽所載的審批手續(xù)進行復核，審批手續(xù)不全的，一律不予印發(fā)。

（二）登記。確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

（三）排版。按照本辦法第三章的要求編排公文格式并打印樣稿。

（四）校對。起草單位和起草人負責對打印樣稿進行校對。校對時一般不得對領導簽發(fā)稿再作修改，確需修改的應征得簽發(fā)人同意。

（五）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。公文印制完畢后，一般不得加印。

（六）用印。印章應與發(fā)文機關署名一致，用印時居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，做到印章端正、字跡清晰。

（七）核發(fā)。公文印制完畢后，應對成品公文進行檢查，避免缺頁、錯頁等情況，確保質(zhì)量；由起草單位負責報送或分發(fā)給相關單位，由學校辦公室分發(fā)給相關校領導。

以學校黨委、行政名義制發(fā)的公文，由學校辦公室組織履行發(fā)文辦理程序；以各職能部門和二級單位名義制發(fā)的函件，由本部門、單位參照本辦法履行發(fā)文辦理程序。

第二十二條 公文及有關材料應當及時立卷、歸檔。上級來文由學校辦公室立卷、歸檔；以學校黨委、行政名義制發(fā)的公文，由學校辦公室立卷、歸檔，歸檔材料包括公文草擬稿、修改稿、校領導簽發(fā)稿及定本（一式三份）等；各職能部門和二級單位制發(fā)的函件由本單位立卷、歸檔。公文歸檔后，應按照學校檔案管理有關規(guī)定，及時送交檔案館，單位和個人不得保存應歸檔的公文。

第七章公文管理

第二十三條 各單位應當重視公文管理工作，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。學校辦公室建立機要保密室（閱文室），負責校外來文的管理，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施、設備。

第二十四條 涉密公文的管理，按校保密字[2012]6號文件規(guī)定執(zhí)行。

第二十五條 公文的撤銷和廢止，由學?；蛏霞墮C關根據(jù)職權范圍和法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，自廢止之日起失效。

第二十六條 單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理立卷后移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第八章  附 則

第二十七條 公文含電子公文。學校電子公文處理辦法另行制定。

第二十八條 本辦法由學校辦公室負責解釋。

第二十九條 本辦法自2013年1月1日起施行，此前學校有關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

附件：湖北大學制發(fā)公文流程

附件：

湖北大學制發(fā)公文流程