南平市外僑辦公文處理工作制度

南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室關(guān)于印發(fā)《南平市外僑辦公文處理工作制度》的通知
南政外僑綜〔2014〕2號(hào)

 
各科室、友協(xié)、海聯(lián)處：
      為促進(jìn)我辦公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB-T9707-2012）和《南平市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)南平市人民政府公文格式細(xì)則的通知》（南政辦〔2012〕169號(hào)），結(jié)合我辦實(shí)際，制定《南平市外事僑務(wù)辦公室公文處理工作制度》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)于印發(fā)之日起遵照?qǐng)?zhí)行。
 
 
              南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室
                         2014年1月17日
 
（此件依申請(qǐng)公開）
 

南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室
公文處理工作制度

一、   發(fā)文處理
（一）公文種類：公文的種類共有決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15個(gè)文種。
凡條例、制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等規(guī)范性公文，須列為發(fā)文附件，用決定、通告、通知等常用公文發(fā)布。公文的種類由擬稿科室提議，綜合科初審，審批領(lǐng)導(dǎo)核定。
（二）發(fā)文代字：本辦發(fā)文代字分為以下13種：
1．〔南政外僑〕用于以本辦名義印發(fā)的所有上行文，即向省外辦、省僑辦、市委、市政府等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的報(bào)告和請(qǐng)示。
2.〔南政外僑綜〕用于以本辦名義印發(fā)的所有下行文，即向本辦各科室、下屬事業(yè)單位、各縣（市、區(qū)）外僑辦發(fā)布的文件。
3.〔南政外僑函〕用于以本辦名義印發(fā)與不相隸屬單位聯(lián)系的平行文。
4.〔南政外僑黨組〕用于以辦黨組名義印發(fā)的經(jīng)辦黨組會(huì)議決定的有關(guān)重大事項(xiàng)的下行文。
5.〔南政外僑黨〕用于以機(jī)關(guān)黨支部名義印發(fā)的所有公文。
6.〔南政外僑明電〕用于以本辦名義印發(fā)的會(huì)議通知及其他一般事務(wù)性通知。
7.〔南政外僑紀(jì)要〕用于辦黨組會(huì)議、辦務(wù)會(huì)議紀(jì)要。
8.〔南政外僑備忘〕用于辦黨組會(huì)議、辦務(wù)會(huì)議備忘錄。
9.〔南政外僑出〕用于由出國(guó)管理科經(jīng)辦，向申報(bào)出國(guó)（境）單位出具的出國(guó)（境）任務(wù)批件。
10.〔南政外僑出確〕用于由出國(guó)管理科經(jīng)辦，向國(guó)家組團(tuán)部委出具的我市出國(guó)（境）人員任務(wù)確認(rèn)件。
11.〔南政外僑出函〕用于由出國(guó)管理科經(jīng)辦，向省級(jí)組團(tuán)部門出具的我市出國(guó)（境）人員參團(tuán)同意函。
12. 〔南政外僑出介〕用于由出國(guó)管理科經(jīng)辦，向省外辦出具的我市出國(guó)（境）人員介紹信。
13.〔南政外僑便函〕用于不需以南平市外事僑務(wù)辦公室正式文件印發(fā)的普通便函。
（三）公文格式和行文規(guī)則：參照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB-T9707-2012）和《南平市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)南平市人民政府公文格式細(xì)則的通知》（見附件）執(zhí)行。
市外僑辦發(fā)文版頭：
1.〔南政外僑出〕用“福建省南平市人民政府出國(guó)、赴港澳任務(wù)批件”版頭。
2.〔南政外僑出確〕用“福建省南平市人民政府出國(guó)、赴港澳任務(wù)確認(rèn)件”版頭。
3.〔南政外僑出函〕用“南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室”版頭，無(wú)底邊式A4紙型。
4.〔南政外僑出介〕、〔南政外僑便函〕用“南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室”版頭，有底邊式A4紙型。
5.〔南政外僑明電〕用“內(nèi)部明電”版頭，采用普通A4紙型。
6.除以上文種外，其余發(fā)文統(tǒng)一用“南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室文件”版頭。
（四）發(fā)文辦理程序：本辦發(fā)文應(yīng)執(zhí)行以下程序：擬稿→填單→初審→核稿→呈送→簽發(fā)→登記→印制→用印→發(fā)送→存檔。
1.擬稿。發(fā)文要依據(jù)工作需要和辦領(lǐng)導(dǎo)授意擬稿。草擬稿要符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策和上級(jí)文件精神，與本辦職責(zé)范圍和權(quán)限相適應(yīng)，不得超越職責(zé)范圍和權(quán)限行文，應(yīng)做到簡(jiǎn)潔、通順，情況真實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，符合公文格式和行文規(guī)范。
2.填單。辦公室綜合科出具統(tǒng)一印制的公文擬稿封面。由擬稿人填寫公文簽發(fā)單的以下內(nèi)容：文件名稱、文件標(biāo)題、公文密級(jí)、緊急程度、是否公開、主送單位、抄送單位、承辦單位、擬稿人、擬稿日期、稿紙頁(yè)數(shù)。
3.初審。由擬稿人所在科室負(fù)責(zé)人初審，對(duì)公文質(zhì)量負(fù)責(zé)。初審范圍包括初稿文字和公文擬稿封面內(nèi)容。
4.核稿。綜合科負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)文環(huán)節(jié)審核負(fù)責(zé)。主要審核發(fā)文有無(wú)必要，是否切實(shí)可行，是否需要與其他工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，公文文種、格式和文字是否規(guī)范，并確定機(jī)密等級(jí)、發(fā)送范圍、發(fā)送對(duì)象及發(fā)送形式。
5．呈送。由擬稿人根據(jù)文件涉及范圍的不同將文稿清樣連同公文擬稿封面呈送辦分管領(lǐng)導(dǎo)或辦主要領(lǐng)導(dǎo)審批。文件內(nèi)容涉及多位分管領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，須呈送各位分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。
6．簽發(fā)。凡〔南政外僑黨組〕公文，簽發(fā)人為辦黨組書記；凡〔南政外僑黨〕公文，簽發(fā)人為機(jī)關(guān)黨支部書記；其他類型發(fā)文根據(jù)情況由業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)或辦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)內(nèi)容包括：是否同意發(fā)文、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)時(shí)間。須使用符合存檔要求的黑色、藍(lán)黑色墨水或簽字筆填寫。
7．登記。辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由綜合科在發(fā)文登記簿上登記，并編制發(fā)文序號(hào)。
8．印制。由擬稿人所在科室做最終校對(duì)，按規(guī)范版式、字號(hào)排版印制、裝訂。
9．用印。除會(huì)議紀(jì)要外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。本辦印章統(tǒng)一由綜合科負(fù)責(zé)人保管、使用。
10. 發(fā)送。所有行文由擬稿人所在科室負(fù)責(zé)分發(fā)寄送，并注意跟蹤落實(shí)文件有無(wú)回復(fù)。涉密公文發(fā)送要按照相關(guān)保密工作有關(guān)規(guī)定，并做好分發(fā)寄送對(duì)象、份數(shù)的登記工作，防止失密泄密。
11．存檔。文件發(fā)送完畢，擬稿人需將文件原稿、辦領(lǐng)導(dǎo)重要修改稿、2份正式文件（含附件）和重要發(fā)送件的回執(zhí)、請(qǐng)示件的回復(fù)、公文處理單及正式文件電子版一并交綜合科存檔。主動(dòng)公開文件需將2份正式文件（含附件）及電子版交本辦信息公開辦。
二、收文處理
本辦收文辦理執(zhí)行以下程序：登記→呈閱→擬辦→批辦→承辦→催辦→歸檔。
1.登記。發(fā)送給本辦的所有文件材料及本辦人員參加會(huì)議領(lǐng)取的文件資料均由綜合科統(tǒng)一接收并分類登記、編號(hào)、填寫文件閱辦單。寄送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的文件、資料、信函，由綜合科及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)。
2.呈閱。對(duì)不需要辦理的公文，由綜合科依次送辦領(lǐng)導(dǎo)閱知。
3.擬辦。對(duì)需要辦理的公文，綜合科應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見。擬辦意見力求準(zhǔn)確、恰當(dāng)，把握不準(zhǔn)時(shí)，要主動(dòng)征詢業(yè)務(wù)科室的意見。對(duì)緊急、重要公文提出辦理時(shí)限；對(duì)需幾個(gè)科室承辦的公文，需明確牽頭主辦科室。
4.批辦。綜合科提出擬辦意見后送領(lǐng)導(dǎo)批辦。辦領(lǐng)導(dǎo)在文件閱辦單上批示文件辦理意見。領(lǐng)導(dǎo)批閱文件應(yīng)及時(shí)，并簽署處理意見，若無(wú)意見應(yīng)署名表示已閱。辦領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見的公文，綜合科逐件登記后，轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)科室辦理。
5.承辦。各科室實(shí)行辦文限時(shí)制。對(duì)緊急公文要隨送隨辦。一般公文在7日內(nèi)辦結(jié)，涉及人財(cái)物及其他需要協(xié)調(diào)解決問(wèn)題的公文，應(yīng)力爭(zhēng)在3個(gè)工作周內(nèi)辦結(jié)。確有困難的，應(yīng)當(dāng)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本科室職能范圍或不適宜本科室辦理的，應(yīng)在2日內(nèi)退回綜合科并說(shuō)明理由。
6.催辦。辦領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，綜合科負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，其他公文每半個(gè)月普催一次。催辦過(guò)程要及時(shí)記錄，并根據(jù)催辦記錄，定期檢查公文辦理情況。
7.歸檔。對(duì)不需要辦理的公文，所有辦領(lǐng)導(dǎo)閱知后，綜合科負(fù)責(zé)歸檔。對(duì)需要辦理的公文，有關(guān)科室公文辦理結(jié)束后，將公文正本及領(lǐng)導(dǎo)簽批的底稿、公文辦理過(guò)程中的形成的附件整理好，及時(shí)送交綜合科歸檔。
三、公文管理
1.南平市外事僑務(wù)辦公室實(shí)行集中統(tǒng)一的公文管理體制。綜合科是公文管理的職能科室，負(fù)責(zé)本辦綜合性公文處理，并管理和指導(dǎo)各科室、下屬事業(yè)單位的公文處理工作。
2.公文要按規(guī)定時(shí)間審簽、傳遞，一般文件在一位領(lǐng)導(dǎo)手中不超過(guò)2天，緊急公文不在領(lǐng)導(dǎo)手中過(guò)夜，特急公文、涉密公文由綜合科派出專人傳遞送簽。
3. 復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本辦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。
4. 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。
  
  
南平市人民政府外事僑務(wù)辦公室     2013年1月17 日印發(fā)