如何做好項(xiàng)目的范圍管理？

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  確定項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目起始階段的戰(zhàn)略工作之一，項(xiàng)目精益管理的戰(zhàn)略思想是杜絕無(wú)價(jià)值活動(dòng)。項(xiàng)目范圍管理的精益原則是JIT原則、系統(tǒng)化原則、無(wú)縫化原則、專注于項(xiàng)目的使命、簡(jiǎn)化和變“成批移動(dòng)”為“單件流動(dòng)”。項(xiàng)目范圍是指為了成功達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)，項(xiàng)目所規(guī)定要做的事項(xiàng)。確定項(xiàng)目范圍就是定義項(xiàng)目管理的工作邊界，確定項(xiàng)目的目標(biāo)和項(xiàng)目可交付成果，即為項(xiàng)目界定一個(gè)界限，劃定哪些事項(xiàng)是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，而哪些事項(xiàng)是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的。確定項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目起始階段的戰(zhàn)略工作之一。

一、項(xiàng)目范圍的涵義

在項(xiàng)目中，”范圍”(Scope)一詞的涵義有如下兩個(gè)方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個(gè)產(chǎn)品或一項(xiàng)服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能。以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作；簡(jiǎn)單地說(shuō)就是項(xiàng)目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對(duì)產(chǎn)品要求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證項(xiàng)目最終能夠交付滿足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個(gè)由一般到具體、層層深入的過(guò)程。

產(chǎn)品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個(gè)組成部分又有其各自獨(dú)立的范圍，即使一個(gè)項(xiàng)目只是一個(gè)單一產(chǎn)品也不例外。例如，一個(gè)新的電話系統(tǒng)可能包含四個(gè)組成部分—— 硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工，其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。如果項(xiàng)目是為顧客開(kāi)發(fā)一個(gè)新的電話系統(tǒng)，要確定這個(gè)項(xiàng)目的工作范圍，首先就要確定這個(gè)新的電話系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能，然后具體定義系統(tǒng)的各組成部分的功能和服務(wù)要求，然后明確項(xiàng)目需要做些什么工作才能達(dá)到這些功能和特征。確定了項(xiàng)目范圍也就定義了項(xiàng)目的工作邊界，明確了項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的項(xiàng)目可交付成果。項(xiàng)目的可交付成果往往又被劃分為較小的、更易管理的不同組成部分。

　　確定項(xiàng)目范圍，其結(jié)果需要編寫正式的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，并以此作為將來(lái)項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。有些項(xiàng)目管理教科書或項(xiàng)目管理手冊(cè)中，把確定項(xiàng)目目標(biāo)與確定項(xiàng)目范圍結(jié)合起來(lái)形成一個(gè)文件，叫做項(xiàng)目參考條款(Term of Reference，T·O·R)。項(xiàng)目參考條款包括項(xiàng)目目標(biāo)、定義項(xiàng)目所應(yīng)交付的產(chǎn)品(包括中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品)、項(xiàng)目的基本內(nèi)容等。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這份文件可能需要修改或細(xì)化，以反映這些界限的變化。

　　范圍說(shuō)明書應(yīng)該包括三個(gè)方面的內(nèi)容：(1)項(xiàng)目的合理性說(shuō)明：解釋為什么要進(jìn)行這一項(xiàng)目。(2)項(xiàng)目目標(biāo)。(3)項(xiàng)目可交付成果。

二、確定項(xiàng)目范圍的作用

　　確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)有三個(gè)方面的作用：一是可提高項(xiàng)目費(fèi)用、項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目資源估算的準(zhǔn)確性，二是提供了進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。三是有助于清楚地分派責(zé)任。

　　1．可提高項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目的工作邊界定義清楚了，項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準(zhǔn)確估算項(xiàng)目所需的費(fèi)用、時(shí)間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容不明確，項(xiàng)目的費(fèi)用、時(shí)間和所需資源就不明確，項(xiàng)目完成的不確定因素大大增加，項(xiàng)目面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。

  2．有助于清楚地分派責(zé)任。項(xiàng)目任務(wù)的分派需要明確項(xiàng)目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么水準(zhǔn)等內(nèi)容，也就要明確項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目范圍的確定即確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。

3．提供了項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組織根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目