從“切糕”看文檔管理軟件的擇優(yōu)之道

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      前不久的“切糕”事件引起了社會的廣泛關(guān)注，一石驚起千層浪，大家在驚嘆的同時(shí)議論紛紛。隨著“切糕”事件的熱度正在降溫，很多人對此都持有各自的言論和觀點(diǎn)。這件事情給了各行各業(yè)一個(gè)警示，切糕拿來議論不如用來反思，筆者從“切糕”的視角告訴大家文檔管理軟件選擇中應(yīng)注意的問題。

      切糕多為一次性買賣，賣完了就換地方，并且其中的內(nèi)容物不明確，讓消費(fèi)者望而卻步，產(chǎn)品的屬性不明與服務(wù)體系的缺乏讓切糕在人們心中大為跌價(jià)，消費(fèi)者不僅要承擔(dān)超出期望的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，還要警惕著吃壞了肚子誰來賠呢？

      小小切糕尚且如此，由此可見，貼合用戶需求、誠信的服務(wù)體系、合理的經(jīng)銷方式對于一個(gè)文檔管理品牌來講也是尤為重要的。

      企業(yè)應(yīng)如何選擇文檔管理產(chǎn)品呢？

一、了解企業(yè)需求

      企業(yè)在選擇一款文檔管理軟件時(shí)應(yīng)首先考慮企業(yè)對文檔管理的要求是什么，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況去選擇。

      客戶要首先從行業(yè)入手，如：教育行業(yè)、餐飲行業(yè)、建筑工程行業(yè)、物流行業(yè)等，都有各自領(lǐng)域的管理軟件，如：餐飲管理軟件、圖紙管理軟件、文檔管理軟件、流程管理軟件等。如果對文檔管理沒有特殊要求的，就要從企業(yè)所需的功能入手考慮，比如ISO文控、安全管理、集中存儲、遠(yuǎn)程協(xié)作、權(quán)限管理等等。每款軟件都有自己的特色功能與領(lǐng)域，就如選擇“切糕”還是“薩其馬”。企業(yè)管理者應(yīng)該首先了解有哪些軟件具備企業(yè)所需要的功能，再從中擇優(yōu)。

二、了解產(chǎn)品品質(zhì)

      對于文檔管理產(chǎn)品，品質(zhì)是非常重要的。要綜合了解軟件的穩(wěn)定性、技術(shù)、兼容性、擴(kuò)展性等因素。優(yōu)秀的產(chǎn)品具有明確的屬性，不會像切糕一樣含糊不清。

選擇文檔管理軟件時(shí)應(yīng)注意：

1、沒有最好的軟件，只有最適合自己的軟件。

2、再好的軟件可不可能面面俱到，解決所有問題。
 

3、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性是文檔管理的重中之重。

      技術(shù)層面：目前數(shù)據(jù)庫主要有MYSQL、SQLSERVER，對于文檔管理系統(tǒng)來說，采用什么數(shù)據(jù)庫與企業(yè)的規(guī)模比較相關(guān)，絕大部分企業(yè)可以采用比較常用的數(shù)據(jù)庫如MYSQL，這樣使用維護(hù)都可以做的比較方便，超大規(guī)模企業(yè)可以考慮用SQLSERVER這樣的數(shù)據(jù)庫，可以保障數(shù)據(jù)比較安全、系統(tǒng)比較穩(wěn)定，但同時(shí)必須有專門的系統(tǒng)管理員來維護(hù)，成本比較高。

      同時(shí)還要考慮軟件的兼容性和擴(kuò)展性，能夠隨著硬件產(chǎn)品不斷更新，如果軟件不能隨著企業(yè)的發(fā)展壯大不斷擴(kuò)展，隨時(shí)都有可能被淘汰風(fēng)險(xiǎn)。

三、服務(wù)保障體系

      軟件的服務(wù)體系尤為重要。服務(wù)體系是誠信的重要標(biāo)志。“切糕”式的一次性銷售是文檔管理軟件的大忌，如果文檔管理軟件的服務(wù)商沒有很好的服務(wù)意識、不具備很好的服務(wù)能力的話，那么，再好的產(chǎn)品也是無法發(fā)揮出應(yīng)有的功效的。通常軟件的服務(wù)包含三個(gè)方面：

1、售前咨詢：包括了解用戶的真正需求、根據(jù)客戶需要選型推薦最適合的產(chǎn)品；

2、售中實(shí)施、培訓(xùn)：節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)，包括上門安裝（或遠(yuǎn)程指導(dǎo)），基于角色的專員培訓(xùn)（遠(yuǎn)程培訓(xùn)）。

3、售后服務(wù)：包括電話支持、在線客服支持、計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程協(xié)助、維護(hù)升級服務(wù)以及建立客戶檔案等。好的軟件應(yīng)當(dāng)對每個(gè)客戶輔之一套滿足客戶需要的完整的售后服務(wù)計(jì)劃。

      考察一個(gè)系統(tǒng)服務(wù)商服務(wù)意識和服務(wù)能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如果一個(gè)軟件提供商連最起碼的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都沒有建立起來，就很難相信其在今后的服務(wù)中能及時(shí)滿足用戶的服務(wù)需求。

四、不要跌進(jìn)價(jià)格誤區(qū)

      很多企業(yè)在選擇產(chǎn)品時(shí)往往注重最貴的就是最好的；還有一部分企業(yè)沒有認(rèn)識到高質(zhì)量的文檔管理軟件的重要性，而一味選擇便宜的。這種以價(jià)格為準(zhǔn)則的消費(fèi)觀念極為不適應(yīng)文檔管理產(chǎn)品，企業(yè)以為選擇了價(jià)格低廉的軟件是“賺”，其實(shí)相對于其具有的功能來看，性價(jià)比非常低。“消費(fèi)者以為5塊錢一斤，后來發(fā)現(xiàn)是5塊錢一兩”的情況絕對不僅限于切糕。

      文檔管理產(chǎn)品只有最適合企業(yè)的，并不遵循貴即是好的原則，一些新興品牌軟件相比于較早上市的文檔管理軟件，性能更穩(wěn)定、效率更高、更加簡單易操作。要選擇文檔管理軟件不僅要從功能入手考慮，還要綜合產(chǎn)品的服務(wù)。軟件不僅僅是產(chǎn)品，更是服務(wù)，是產(chǎn)品和服務(wù)的混合體，因此，選擇軟件與其說是選擇產(chǎn)品，不如說是選擇一個(gè)長期的合作伙伴。選擇軟件時(shí)不要受到價(jià)格因素影響，以防給企業(yè)帶來更大損失。

五、好的文檔管理軟件所具備的特點(diǎn)

      企業(yè)管理者在選擇文檔管理軟件時(shí)可以注意一些細(xì)節(jié)，一般好的文檔管理軟件在細(xì)節(jié)上做的非常精致：

      檢索速度：“時(shí)間就是速度，時(shí)間就是力量！”一個(gè)優(yōu)秀的文檔管理軟件可以承載非常大的文檔數(shù)量，用戶可以在百萬文檔，幾十萬目錄結(jié)構(gòu)的的基礎(chǔ)上參考軟件的檢索速度。如果在如此龐大的文檔數(shù)量之上進(jìn)行檢索還能很快找到所需資料，那么這款文檔管理軟件非常值得企業(yè)入手。

      自動化管理：好的文檔管理系統(tǒng)非常注重文檔的自動化管理，最大化減少手動的文檔管理。用戶可以看看各類文檔管理系統(tǒng)的自動化設(shè)置是否人性化、符合企業(yè)的實(shí)際需求，真正貼切企業(yè)文檔自動化管理需求。

      人性化、易操作：企業(yè)在選擇文檔管理軟件時(shí)，還應(yīng)考慮到用戶體驗(yàn)是不是完美，很多文檔管理軟件功能非常強(qiáng)大，但是產(chǎn)品操作十分復(fù)雜，未經(jīng)過培訓(xùn)的員工看的眼花繚亂，怠于使用。好的文檔管理軟件應(yīng)該在不改變用戶日常操作的基礎(chǔ)上進(jìn)行高質(zhì)量的文檔管理。

      安全性：安全管理即文檔管理的重中之重，企業(yè)在選擇文檔管理軟件時(shí)要著重考察軟件的安全性，如權(quán)限劃分是否合理，防拷貝、定時(shí)備份、審計(jì)等功能，都是文檔管理軟件安全性保障比不可少的功能。

六、國內(nèi)外知名文檔管理系統(tǒng)參考：

      市面上口碑較好的文檔管理系統(tǒng)：IBM、EMC、泛普文件管理系統(tǒng)等。

      筆者從“切糕”角度反思，告知走出選擇文檔管理產(chǎn)品的誤區(qū)，從企業(yè)需求、產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)保障體系等相關(guān)條件入手，結(jié)合價(jià)格因素與產(chǎn)品細(xì)節(jié)，選擇最適合企業(yè)實(shí)情的軟件。文檔管理軟件是產(chǎn)品功能與其身后的服務(wù)體系的結(jié)合體，可以給企業(yè)良好的誠信保障。選擇最適合的文檔管理軟件，讓您的企業(yè)在秩序中穩(wěn)步發(fā)展。