“以人為本”的信息管理(上)

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技術(shù)專家們構(gòu)造的精致的技術(shù)框架和企業(yè)信息模型常常只考慮了機器如何配置，片面夸大信息技術(shù)的作用，卻忽略了人們獲取、共享和應(yīng)用信息的渠道方式，忽略了人們在接受或提供信息時的心理感受。對于一家大型企業(yè)而言，運用信息技術(shù)管理信息首先必須著眼于思考人們?nèi)绾螒?yīng)用信息，而不是如何使用機器。

“以人為本”的信息管理方法與“技術(shù)至上”的信息管理方法存在明顯差異。造成差異的原因在于：“技術(shù)至上”論認為信息的含義唯一；人們愿意實現(xiàn)信息共享；改變IT系統(tǒng)就能改變企業(yè)的信息管理方法。而“以人為本”論則認為信息有歧義；組織內(nèi)存在著諸多阻礙信息共享的因素；改變IT系統(tǒng)不等于改變企業(yè)的信息文化，要使IT系統(tǒng)有效運轉(zhuǎn)，還需對企業(yè)內(nèi)部的信息文化做出相應(yīng)調(diào)整。

信息本身具有多重含義

信息要實現(xiàn)共享、交換，首先應(yīng)有明確的含義。但事實上一種信息無論看上去多么簡單、多么基本，都可能引起不同的理解。例如，在康柏公司，當(dāng)一個批發(fā)商或中間商訂購一臺計算機時，間接市場的銷售行為就完成了；但對于直接市場，只有在最終用戶收到貨物時，銷售才算完成。而同樣是直接市場，也有不同的觀點：銷售人員認為，收到訂單就算是一次銷售；生產(chǎn)和后勤部門認為，貨物發(fā)出才算是銷售；財務(wù)部門認為，收到貨款才算銷售行為結(jié)束。諸如此類的例子還有很多。信息的多義性使信息很難用幾個通用詞來進行結(jié)構(gòu)化的描述。

有時人們可以通過對某些概念的標(biāo)準(zhǔn)化定義來推動信息的交流，但并不是所有信息都非要通俗不可，有時組織內(nèi)會需要一些無序的甚至是冗余的信息，需要對信息有特定的理解，因為個性化的信息理解表明個人或小組在用更適用的方法定義信息，以便開展工作。

事實上信息標(biāo)準(zhǔn)化和信息個性化之間存在一種良性的張力，二者都不可缺少。而“技術(shù)至上”論過分強調(diào)信息標(biāo)準(zhǔn)化，“以人為本”論則強調(diào)信息的個性化。有效的運用信息技術(shù)進行信息管理則需在二者之間尋找一個恰當(dāng)?shù)钠胶恻c。

一詞多義要求組織內(nèi)與信息有關(guān)的人員，包括信息收集并為信息分類的信息提供者，以及信息使用者在交換、共享信息時不要片面追求簡化信息，而要充分理解這種信息的多義性。信息的多義性使信息標(biāo)準(zhǔn)化工作變得極為復(fù)雜，而且在標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，很有可能省卻了對公司發(fā)展有用的個性化信息。

信息共享的麻煩

（1）信息共享加大了信息泄露的風(fēng)險

信息共享一方面使公司的員工能夠更便捷地獲取重要信息，但同時也方便了公司的外部競爭者、公眾獲取公司信息。最近很多公司的離職員工被指控帶走了公司的大量專有信息，這使得經(jīng)理們把握不定是否應(yīng)該公開某些信息。以往企業(yè)通過保密和模糊處理等手段來控制信息的擴散，而數(shù)字化信息管理要求對信息進行分類和編輯處理，賦予信息精確的、標(biāo)準(zhǔn)化含義，這使信息更易擴散，更易被不利于企業(yè)的人所利用。

（2）信息共享應(yīng)有原則

不同的信息文化衍生出不同的信息共享態(tài)度，加劇了企業(yè)并購、部門整合時的摩擦。解決這種摩擦需要建立起相應(yīng)的信息管理制度原則（即關(guān)于信息界定和信息傳遞的制度原則），信息管理制度原則是以人為本的信息工具之一。

在一個企業(yè)內(nèi)部，各層級管理人員出于獲取權(quán)力的欲望，有時也會產(chǎn)生信息摩擦。這時要解決信息問題，通常要深入地研究公司在組織控制方面所形成的一些根深蒂固的觀念。如果讓低層員工同那些高層人員“共享”信息，可能會形成一種不利的信息文化，即過多糾纏于微觀管理問題之中。信息共享要有一個度，如施樂公司規(guī)定主管人員只能查詢使用本人下兩個級別的數(shù)據(jù)。

沒有限制的信息共享是沒有效果的。實際上，信息共享程度的提高既有可能提高公司員工的士氣也可能導(dǎo)致公司員工士氣低落。例如有關(guān)公司業(yè)績的信息共享通常有助于提高公司員工的士氣，即便是業(yè)績不盡人意也會如此，因為如果員工不能獲得公司經(jīng)營運作方面的信息，他們會認為公司的實際情形比他們了解的還要差，流言蜚語的傳播會使員工的士氣低落。