南昌OA的七個(gè)神話（孫洪波）

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在對(duì)美國(guó)政府可能已經(jīng)收集到足夠的信息以阻止911事件的指責(zé)中，暴露出了FBI嚴(yán)重缺乏溝通的問(wèn)題。襲擊前的幾個(gè)月，明尼蘇達(dá)的FBI辦事處曾經(jīng)發(fā)出關(guān)于扎卡利亞.穆薩維（911事件中的第20個(gè)恐怖分子）的警告，認(rèn)為他對(duì)學(xué)開(kāi)大型噴氣式客機(jī)的興趣和恐怖活動(dòng)有關(guān)。與此同時(shí)，鳳凰城的FBI辦事處報(bào)告了一群阿拉伯人進(jìn)入飛行學(xué)校并認(rèn)為他們可能和本拉登有聯(lián)系。然而兩個(gè)辦事處在事情發(fā)生之前都不知道對(duì)方的考慮，沒(méi)有確鑿的證據(jù)，他們的考慮也就僅僅是考慮而已。

這種共享知識(shí)上的缺失——可能是由CIA所說(shuō)的TMI，就是太多的信息而導(dǎo)致的——在企業(yè)界也想當(dāng)普遍。根據(jù)IDC的研究，為解決上述的問(wèn)題，全球公司在知識(shí)管理系統(tǒng)上的投資會(huì)從2000年的23億美元增加到2005年的127億美元。

然而，即便已經(jīng)花了這么多錢(qián)，很多CEO仍會(huì)有這樣的感覺(jué)，他們已經(jīng)進(jìn)行了投資并且開(kāi)始行動(dòng)——但是對(duì)知識(shí)管理所做的努力卻看不到什么回報(bào)。這些投資被浪費(fèi)了嗎？或者有什么方法能把事情做的更好并能收獲努力之后的回報(bào)呢？

如果觀察一些公司實(shí)施知識(shí)管理的過(guò)程，就會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題出現(xiàn)在執(zhí)行中。如果他們陷入下面七個(gè)神話中的一個(gè)或幾個(gè)，就會(huì)犯一些災(zāi)難性的錯(cuò)誤：

一、知識(shí)管理是關(guān)于知識(shí)的：“知識(shí)”是一個(gè)聽(tīng)起來(lái)很偉大的詞，誰(shuí)不想擁有更多更好的知識(shí)呢？答案是毫無(wú)疑問(wèn)的，但真正的問(wèn)題是：知識(shí)的落腳點(diǎn)在哪兒呢？一些實(shí)施知識(shí)管理的公司期待著自己最終會(huì)發(fā)現(xiàn)他們系統(tǒng)中知識(shí)的用途——而更有很多公司可能仍在漫長(zhǎng)的等待中。知識(shí)管理系統(tǒng)的起點(diǎn)和落腳點(diǎn)必須和所有其他的商業(yè)活動(dòng)一樣，把關(guān)注的焦點(diǎn)放在快速增長(zhǎng)、改善運(yùn)營(yíng)和增加利潤(rùn)空間上。

二、知識(shí)管理是關(guān)于技術(shù)的：很多公司過(guò)分關(guān)注采用某種技術(shù)去構(gòu)建一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)，以為技術(shù)就是知識(shí)管理的全部，他們最終失敗了。我了解的一家公司曾構(gòu)建了一個(gè)勞斯萊斯級(jí)的豪華平臺(tái)，是真正的技術(shù)極品。但是每個(gè)人都忙于開(kāi)發(fā)這個(gè)系統(tǒng)卻極少關(guān)注怎樣去運(yùn)營(yíng)，系統(tǒng)可能遇到什么問(wèn)題，怎樣去集成整個(gè)系統(tǒng)。最后，系統(tǒng)跟不上快速變化的商業(yè)環(huán)境，不能適應(yīng)個(gè)性化的用戶(hù)需求，每次升級(jí)都變成了一場(chǎng)災(zāi)難。

三、系統(tǒng)應(yīng)該是全能的，能治愈癌癥解決全球饑荒。事實(shí)上，如果你設(shè)定過(guò)高的期望，那么就幾乎注定無(wú)法完成目標(biāo)并導(dǎo)致失敗。你應(yīng)該意識(shí)到不需要在第一天就解決公司中所有的信息問(wèn)題，從小處開(kāi)始，這樣才能不斷驗(yàn)證自己的成功并讓別人認(rèn)識(shí)到你的努力。

我接觸的一家電信公司就走出了正確的一步。他們利用知識(shí)管理工具整合全球銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)的力量贏得了一家大型銀行的巨額合同。在漫長(zhǎng)曲折的銷(xiāo)售過(guò)程中，整個(gè)團(tuán)隊(duì)始終緊密?chē)@著項(xiàng)目工作并表現(xiàn)出足夠的靈活性最終獲得了合同。在認(rèn)識(shí)到這次成功和初次接觸知識(shí)管理所學(xué)到的知識(shí)的基礎(chǔ)上，這家電信公司很快就把這種知識(shí)和能力擴(kuò)展到所有重要的銷(xiāo)售活動(dòng)中去了。

告誡：盡管是從小處開(kāi)始，但必須從大處著眼。畢竟你要保證開(kāi)始的結(jié)構(gòu)在你要把知識(shí)管理推廣到其他業(yè)務(wù)中時(shí)可以適應(yīng)擴(kuò)展的需求。

四、知識(shí)管理的目標(biāo)是建立一個(gè)文檔庫(kù)。當(dāng)然，如果你的員工經(jīng)常在尋找重要信息方面遇到困難或者總是要付出額外的勞動(dòng)去編寫(xiě)同樣的信息，就需要先進(jìn)行文檔管理。但是，相對(duì)于怎樣保存信息，你必須更加關(guān)心信息的價(jià)值和可靠性。

一家全球公司的研發(fā)部門(mén)在經(jīng)歷一番困惑后得出了這個(gè)結(jié)論。他們把所有的白皮書(shū)和研究報(bào)告放到在線系統(tǒng)上，但是卻很少有人去使用。然后，他們建立了一個(gè)幫助大家互相交流的機(jī)制——不再只是尋找信息還能找到編寫(xiě)信息的作者并提出確切的問(wèn)題。員工們這回高興了，系統(tǒng)幫他們?cè)诟俚臅r(shí)間內(nèi)做出了更好的決策。

五、你能買(mǎi)到一個(gè)現(xiàn)成的系統(tǒng)。這是一廂情愿的想法，知識(shí)管理系統(tǒng)和應(yīng)用它們的業(yè)務(wù)一樣具有各自的獨(dú)特性。盡管市場(chǎng)上有很多好的工具，核心問(wèn)題是怎樣把這些工具應(yīng)用到公司范圍內(nèi)，怎樣和你的成長(zhǎng)，運(yùn)營(yíng)和技術(shù)戰(zhàn)略進(jìn)行集成。如果你的知識(shí)管理項(xiàng)目需要員工在多個(gè)計(jì)算機(jī)平臺(tái)上使用四個(gè)搜索引擎，三個(gè)文檔管理系統(tǒng)，六種協(xié)同工具，那你就死定了。公司中的一些特定部門(mén)可能會(huì)要求使用自己的知識(shí)管理系統(tǒng)，但一般來(lái)講在公司范圍內(nèi)使用一致的系統(tǒng)幾乎總是更好一些。

六、知識(shí)管理就是控制知識(shí)。很多公司過(guò)分擔(dān)心員工會(huì)把知識(shí)放在錯(cuò)誤的地方或者不信任他們，不能給他們太多的信息。他們給共享和訪問(wèn)信息加上了一層一層的審批，最終失去了系統(tǒng)的潛在作用。

最近一位執(zhí)行官告訴我他們公司最近采用了一個(gè)跟蹤所有客戶(hù)關(guān)系的系統(tǒng)——然后限制所有的銷(xiāo)售人員只能接觸其中很少的一部分內(nèi)容，他們擔(dān)心這些銷(xiāo)售會(huì)帶著這些信息跑到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里去，結(jié)果可想而知，系統(tǒng)沒(méi)有人用。

從根本上講，知識(shí)管理不是簡(jiǎn)單的維護(hù)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而是努力培育一種氛圍，人們可以互相問(wèn)這樣的問(wèn)題，誰(shuí)知道.....? 或 誰(shuí)能幫我......? 這意味著它應(yīng)該是一個(gè)鼓勵(lì)通過(guò)社區(qū)建立關(guān)系，一個(gè)跨越條塊和跨越大洋創(chuàng)造人際交互機(jī)會(huì)的開(kāi)放系統(tǒng)。

七、做好之后，他們就會(huì)用的。如果做對(duì)的話，知識(shí)管理就會(huì)改變一個(gè)組織，但這不是一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)。在部署系統(tǒng)之前，你必須考慮到大家要面臨一種新的做事方法，考慮組織文化中鼓勵(lì)知識(shí)共享和知識(shí)儲(chǔ)藏的特性。最重要的是，高層領(lǐng)導(dǎo)必須給予堅(jiān)定的支持。

我們確認(rèn)上述任何一個(gè)神話都是致命的，避免這些錯(cuò)誤可以讓你的組織更有機(jī)會(huì)獲得知識(shí)管理的成功，在合適的時(shí)間把合適的信息送給合適的人。

譯自Context Magazine Marc J. Rosenberg 
 

本文由作者授權(quán)轉(zhuǎn)載

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