管理信息系統(tǒng)設(shè)計關(guān)注五方面

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管理系統(tǒng)的設(shè)計是系統(tǒng)建設(shè)工作的靈魂。不論是對業(yè)主還是軟件開發(fā)的承包商，都會把系統(tǒng)的設(shè)計工作放在頭等重要的地位，它不僅直接關(guān)系到系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度、質(zhì)量和成本控制以及具體的技術(shù)路線，更關(guān)系到未來系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)。對于大型集成化的管理信息系統(tǒng)來說，設(shè)計的問題更多更復(fù)雜，因此涉及系統(tǒng)成功的風(fēng)險因素也會更多。筆者在此只想結(jié)合三峽工程管理系統(tǒng)建設(shè)的情況，就大型系統(tǒng)的設(shè)計過程涉及的幾個問題談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)。

一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享性

大型集成化的管理系統(tǒng)應(yīng)該充分體現(xiàn)集成的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)的共享性體現(xiàn)了系統(tǒng)集成的思想。系統(tǒng)設(shè)計中的一個主要基準(zhǔn)是使數(shù)據(jù)庫里的信息盡可能地開放，容易訪問，我們稱之為開放數(shù)據(jù)庫的概念，信息共享是成功管理的關(guān)鍵。三峽工程管理系統(tǒng)的設(shè)計使得信息的查詢、處理和交流非常便捷。在系統(tǒng)設(shè)計階段，達(dá)成了一個基本的共識，那就是鼓勵各部門將自己的信息讓別人共享，使盡可能多的信息被傳送到各個項(xiàng)目部和其它職能部門。信息對于決策來說致關(guān)重要，信息越多，決策越容易，效果越好。

二、處理好部門多變而系統(tǒng)結(jié)構(gòu)能保持相對穩(wěn)定的問題

項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計的最大難點(diǎn)是項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)和工程實(shí)際管理之間的矛盾。在整個項(xiàng)目管理期間，由于各種原因，部門需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)整和變化，包括部門的結(jié)構(gòu)和人員的分配，例如，三峽工程在建設(shè)期間需要經(jīng)常取消那些已完工項(xiàng)目的項(xiàng)目部，成立新的項(xiàng)目部以負(fù)責(zé)那些即將上馬的新項(xiàng)目。這種情況對于任何大規(guī)模的工程來說是很難避免的，但是各部門人員要完成特定的功能是不變的，例如，不管是哪個項(xiàng)目部，它所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目都是以合同為基礎(chǔ)的，而合同管理的職能則是相通的，就是支付、變更、索賠、進(jìn)度質(zhì)量控制等，他們的業(yè)務(wù)流程都是一樣的，因此在三峽工程管理系統(tǒng)的設(shè)計中，子系統(tǒng)的劃分是按照功能劃分的，而不是按照部門劃分的，這樣不管中國三峽總公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)如何變化或調(diào)整，都無需對系統(tǒng)進(jìn)行修改，保證了系統(tǒng)的相對穩(wěn)定。

系統(tǒng)設(shè)計圍繞管理的功能進(jìn)行的另一個顯著效果，是促進(jìn)了企業(yè)管理的規(guī)范化。對于一個大型企業(yè)來說，很多不同的業(yè)務(wù)部門可能具有相同的業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)將這些部門共同的業(yè)務(wù)流程納入到同一個子系統(tǒng)中，使得這些不同的部門必須遵守相同的管理流程，從而規(guī)范了對這種業(yè)務(wù)的管理。以合同管理為例，三峽總公司的很多部門都存在合同管理的情況，物資部門有物資采購合同，信息中心有管理系統(tǒng)開發(fā)合同，工會有勞動服務(wù)合同，等等。但所有的合同在三峽工程管理系統(tǒng)中全部都被納入合同管理子系統(tǒng)中，采用同一個數(shù)據(jù)庫存放所有合同的信息，但不同部門的合同可以通過適當(dāng)?shù)挠脩羰跈?quán)解決數(shù)據(jù)的安全和保密的問題。這個情況可以稱為管理信息系統(tǒng)推動和促進(jìn)企業(yè)規(guī)范化的管理的經(jīng)典案例。

三、正確定位系統(tǒng)信息管理的基本思路

三峽工程管理系統(tǒng)是一個以項(xiàng)目管理為中心的大型項(xiàng)目管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)在信息管理的總體思路上應(yīng)該采取怎樣的策略，在系統(tǒng)的設(shè)計階段應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真的分析和研究。

中國的經(jīng)濟(jì)正在從計劃向市場過渡，在理論上不少管理方法需要改變，但在實(shí)際運(yùn)作上，由于相應(yīng)的法律和規(guī)章制度不可能一步到位，照搬西方的管理是行不通的，為了確保實(shí)用的功能能夠貫穿到三峽工程管理系統(tǒng)中，我們必須找到中西方在項(xiàng)目管理上的共同點(diǎn)，通過反復(fù)的討論和分析，雙方很快決定從合同入手，使整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)建立在合同上，這既符合三峽總公司的要求（因?yàn)槿龒{工程的管理基本上全部都是以合同管理為基本單元的，即使是各個機(jī)關(guān)職能部門發(fā)生的非合同性費(fèi)用，以及具有法律和行政效果的文件管理，也可以通過設(shè)置虛擬合同的方式加以控制），又可以方便地借鑒西方先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。這樣，在系統(tǒng)的設(shè)計階段就確定了總公司信息管理一個基本策略。即立足于合同的管理思路。

四、保證信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不斷增值

數(shù)據(jù)增值對于大型集成化的管理信息系統(tǒng)具有非常重要的意義，否則就失去了集成的必要。因此在系統(tǒng)設(shè)計過程中，對于數(shù)據(jù)增值的問題必須給予高度的重視。一個簡單的數(shù)據(jù)，不同的用戶在系統(tǒng)中對此數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，對該數(shù)據(jù)添加價值，經(jīng)過多次處理后，原來簡單的數(shù)據(jù)變成了富有含義的信息。比如，設(shè)備部門可以在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)于一個設(shè)備的數(shù)據(jù)，如設(shè)備編碼及其有關(guān)屬性，同樣的數(shù)據(jù)經(jīng)過成本控制部門的處理，增加了該設(shè)備的概算數(shù)據(jù)，采購部門通過將該設(shè)備與合同建立關(guān)系，為該設(shè)備數(shù)據(jù)增加了更多的價值，這個設(shè)備數(shù)據(jù)的價值在不斷地增加，結(jié)果從最初地一個簡單的設(shè)備編碼，可以查詢到很多關(guān)于設(shè)備的信息。數(shù)據(jù)增值的結(jié)果，是使管理人員和決策者得到越來越多的有用信息。

五、關(guān)于信息管理的層次性

以合同管理為例，合同的執(zhí)行并不是一個部門的事情，對合同的管理分為縱向和橫向兩個層次，縱向的管理是決策管理，橫向的管理是技術(shù)管理，決策是建立在技術(shù)管理的基礎(chǔ)之上的。例如需要不需要增加設(shè)備是一個決策，是由上級決定的，是縱向管理；但在進(jìn)行這個決策之前，設(shè)備部門對設(shè)備的規(guī)格以及成本部門對設(shè)備的成本都提供了必要的信息，這就是橫向管理，信息系統(tǒng)的根本目的就是即時提供準(zhǔn)確的信息，以便取得最佳決策。信息系統(tǒng)應(yīng)該消除信息傳遞途中由于距離和部門等物理的限制造成時間差和準(zhǔn)確性的下降。

系統(tǒng)設(shè)計中其它方面的問題肯定還有很多，限于本人的經(jīng)歷和水平只能談及以上這些感受比較深的幾個方面。(amt)