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昆明OA軟件公司認為OA選型的誤區(qū)
我國企業(yè)常會利用OA辦公自動化軟件來改善企業(yè)的辦公效率,為使得后期應用更順暢,前期選型工作就尤為重要。作為協(xié)同OA項目的主要負責人,在組織賦予CIO肩負起協(xié)同OA項目選型和建設(shè)職責的同時,不少CIO卻滿懷激情地沖向了陷阱。如何避免落入這些陷阱呢?具體如下:
昆明OA公司認為辦公自動化軟件選型陷阱一:缺乏長期規(guī)劃
CIO一般有當前的項目規(guī)劃,而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃,為項目的早夭埋下了伏筆。
昆明OA公司認為OA辦公自動化軟件選型陷阱二:實施急功近利
從需求開始,有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估,形成應用的“概念設(shè)計”;經(jīng)過評審后,技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”,評審后才會到開發(fā)部形成“應用設(shè)計”,評審后才會有“代碼開發(fā)”,然后是“功能測試”,最后才能交給你。這期間,所有的環(huán)節(jié)都應該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量,所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應商,根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達成目標。
昆明OA公司認為OA辦公自動化軟件選型陷阱三:需求貪大求全
如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求,是必須被100%滿足的需求,你就離失敗不遠了。那么,如何認識自己的需求?
首先,絕大多數(shù)的協(xié)同OA需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的,以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的協(xié)同OA都走項目化;
其次,看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的,那簡直就是自殺,這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子;
再次,世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個人的需求開發(fā)出來的協(xié)同OA軟件,可能功能看上去非常豐富,但實際上卻形成了一個個以部門為中心的應用孤島,最后大家用起來一頭霧水。
所以,如果我們要以整個組織高效協(xié)同為目標,那么,把我們協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實所需;
最后,企業(yè)CIO要提醒大家放下本位主義,先找到一個組織共性的需求,然后才是關(guān)鍵部門的需求,最后才是重要角色的需求。
昆明OA公司認為OA辦公自動化軟件選型陷阱四:片面追求新技術(shù)
對新技術(shù)的片面性追求常常導致項目成為了項目負責人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非,但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風險和高成本的。
我們相信CIO對于協(xié)同OA軟件的評估側(cè)重應用和技術(shù)是理性的,但我們也同時注意到,CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠,常在對未來技術(shù)應用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本,導致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。
昆明OA公司認為OA辦公自動化軟件選型陷阱五:實施缺乏導向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓、測試、上線這一類的事務,但我們認為這不是實施,至少實施的目標錯了,不是結(jié)束一個軟件的部署過程,而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程,那么達成管理目標才是實施的結(jié)果。遺憾的是,極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標,最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件!
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