企管軟件選型四步走 步步為營(yíng)

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隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，簡(jiǎn)單的IT工具已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需要，企業(yè)也意識(shí)到需要借助信息化來(lái)幫助企業(yè)更好的發(fā)展。但是，可供選擇的軟件廠商很多，各有特點(diǎn)，價(jià)格上也相差很遠(yuǎn)，就比如杭州OA軟件的價(jià)格從十幾萬(wàn)的到幾百萬(wàn)的都有，看功能好像也差不多，該選擇哪一種？聽(tīng)到其他企業(yè)某個(gè)軟件用的很好，就也上了相同的一套，但使用后卻發(fā)現(xiàn)并不是太合適，是否最初選錯(cuò)了軟件？這些都涉及到了軟件選擇的問(wèn)題，我們常說(shuō)選擇比努力更重要，選擇對(duì)了，則事半功倍；選擇錯(cuò)了，則事倍功半。那么，企業(yè)該如何選擇適合的軟件系統(tǒng)呢？本文認(rèn)為企業(yè)選擇軟件應(yīng)該分四步走，步步為營(yíng)，就一定能夠選到適合自己的軟件。

第一步，明確軟件系統(tǒng)要解決什么問(wèn)題

軟件系統(tǒng)歸根到底是一套工具，企業(yè)使用這套工具是要輔助企業(yè)解決問(wèn)題，所以在選擇軟件前首先要明確是希望用這套軟件解決什么問(wèn)題，也就是目的要明確。

近幾年信息化的深入應(yīng)用，在建設(shè)信息系統(tǒng)前，先進(jìn)行整體的規(guī)劃，然后分步實(shí)施，這已經(jīng)在很多企業(yè)達(dá)成了共識(shí)。在規(guī)劃中，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的要求，明確軟件系統(tǒng)要解決什么樣的問(wèn)題，需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么，實(shí)施路徑是怎樣的。

企業(yè)有不同的發(fā)展戰(zhàn)略，相應(yīng)的IT建設(shè)必須符合這一要求，并且為這一戰(zhàn)略提供價(jià)值。譬如筆者曾參與的一家企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略就是要向內(nèi)要效益，要精細(xì)化管理，對(duì)信息化的要求就是固化現(xiàn)有的工作流程，提高工作效率。這家企業(yè)是傳統(tǒng)的制造型企業(yè)，企業(yè)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，內(nèi)部已經(jīng)有了相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，有點(diǎn)類似明茨伯格所分類的機(jī)械化組織，企業(yè)目前面臨的主要問(wèn)題是手工操作效率太慢，希望利用IT手段提高操作效率。這樣的企業(yè)，并不需要軟件有太多的擴(kuò)展功能，最核心的要求是能夠提高現(xiàn)有的工作效率。

而另有一家企業(yè)對(duì)信息化的戰(zhàn)略要求是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)在國(guó)內(nèi)、國(guó)外等多個(gè)分公司的集團(tuán)管控。這家企業(yè)在國(guó)內(nèi)有多家子公司，在國(guó)外也初步創(chuàng)建了幾家分公司，未來(lái)幾年準(zhǔn)備在國(guó)外大力拓展業(yè)務(wù)，對(duì)國(guó)內(nèi)子公司主要通過(guò)戰(zhàn)略管控，對(duì)國(guó)外分公司主要是通過(guò)財(cái)務(wù)管控的方式。分析下來(lái)就明確了這家企業(yè)對(duì)IT建設(shè)的要求就是要具有擴(kuò)展性，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)多家公司的管控，尤其是財(cái)務(wù)管控的功能要強(qiáng)。這樣的要求也非常明確，可以有針對(duì)性的選擇軟件。

在明確軟件系統(tǒng)解決什么樣的問(wèn)題后，在選擇軟件前，還需要理清需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么。任何軟件系統(tǒng)都不是萬(wàn)能的，都是針對(duì)企業(yè)某一部分需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)的，希望一個(gè)軟件解決所有需求是不現(xiàn)實(shí)的，因此企業(yè)需要清楚到底需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)是針對(duì)企業(yè)的什么需求，不同的軟件系統(tǒng)之間是如何相互協(xié)同的，這些軟件系統(tǒng)的實(shí)施步驟是怎樣的。

企業(yè)在明白希望軟件系統(tǒng)解決什么問(wèn)題，也就是有了明確的目的之后，再進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣能最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)。

第二步，要梳理清楚詳細(xì)的軟件需求

很多企業(yè)選擇軟件系統(tǒng)時(shí)，是直接聯(lián)系所有的知名軟件商前來(lái)講解軟件系統(tǒng)，而軟件商也不知道要講解什么，重點(diǎn)是什么，只好把軟件的所有功能都介紹一遍。而實(shí)際上，經(jīng)過(guò)多年的競(jìng)爭(zhēng)，各種軟件系統(tǒng)都在互相學(xué)習(xí)，粗略的聽(tīng)取功能介紹是不能明白各個(gè)軟件之間的差別的。企業(yè)的人聽(tīng)完介紹后往往感覺(jué)軟件的功能太強(qiáng)了，而且不同的軟件之間也差不多，好像都能滿足要求，但心里又沒(méi)有譜，總感覺(jué)差了點(diǎn)什么，導(dǎo)致最后的結(jié)果就是選來(lái)選去選不出結(jié)果。既浪費(fèi)了企業(yè)的時(shí)間，也讓軟件商無(wú)所適從，破壞了雙方的合作關(guān)系。

實(shí)際上，企業(yè)對(duì)自己的需求是最清楚的，而軟件商只是對(duì)自己的軟件最熟悉，企業(yè)有必要先梳理出自己詳細(xì)的需求列表。在梳理企業(yè)自身的詳細(xì)需求時(shí)，很多企業(yè)將業(yè)務(wù)部門的直接“需求”拿來(lái)作為企業(yè)的需求，而通過(guò)分析，會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些需求很多是要求減輕本部門業(yè)務(wù)工作量的，我們稱之為“表層需求”，各部門站在本部門立場(chǎng)上提需求，所提要求常常是只考慮局部、不考慮整體，造成企業(yè)內(nèi)部各部門之間自相矛盾。企業(yè)實(shí)施信息化是為了規(guī)范和提升整個(gè)企業(yè)的管理，應(yīng)該將公司層面的管理需求最大化，而不僅僅是業(yè)務(wù)部門的“手工業(yè)務(wù)處理的電子化”。這兩個(gè)層面的管理目標(biāo)有時(shí)候會(huì)有一定的沖突，企業(yè)的真實(shí)需求是要站在公司的高度，跨部門的思考。企業(yè)有必要組織獨(dú)立的隊(duì)伍，必要情況下借助外部咨詢顧問(wèn)的力量，詳細(xì)的梳理企業(yè)的需求。

在具體的需求整理中，企業(yè)可從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：“基礎(chǔ)信息”是對(duì)核心靜態(tài)數(shù)據(jù)的管理需求，如供應(yīng)商、客戶、產(chǎn)品等核心數(shù)據(jù)的管理需求；“性能要求”是對(duì)軟件系統(tǒng)性能的需求，如系統(tǒng)容量、反應(yīng)速度、安全性等；“一般要求”是軟件本身的管理需求，如用戶界面、權(quán)限控制、用戶控制等；然后是企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需求。

在每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域里，需求又可以細(xì)分為基礎(chǔ)需求、核心需求和擴(kuò)展需求?！盎A(chǔ)需求”，是企業(yè)的一般性需求或業(yè)務(wù)需求，通常情況下也是大多數(shù)軟件都能滿足的需求；“核心需求”，是企業(yè)獨(dú)特的管理、業(yè)務(wù)需求或者關(guān)鍵需求，要求軟件商必須能夠提供解決方案滿足需求；“擴(kuò)展需求”是不經(jīng)常出現(xiàn)、屬于錦上添花式的需求，或者手工操作也可以接收的需求。

通過(guò)對(duì)企業(yè)需求的梳理，一方面企業(yè)本身有了穩(wěn)定的可積累的架構(gòu)，任何人再提出的需求經(jīng)過(guò)分析后都是可以添加到列表中，任何人對(duì)需求的爭(zhēng)論都有了討論的基礎(chǔ)，而不至于每次都是空對(duì)空，爭(zhēng)論結(jié)束后什么也沒(méi)有留下來(lái)；另一方面，這也讓軟件商對(duì)企業(yè)的需求有了全面的理解，雙方的溝通也就有了基礎(chǔ)。

在這里，還要特別強(qiáng)調(diào)的是，這樣一份清單一定是企業(yè)自己或者是咨詢公司與企業(yè)一起梳理的需求，是按照企業(yè)的實(shí)際需要梳理的，是以企業(yè)的語(yǔ)言來(lái)整理的，絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的軟件功能列表，更不是技術(shù)術(shù)語(yǔ)。