計(jì)世獨(dú)家：杭州OA招標(biāo)選型走穩(wěn)第一步

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【計(jì)世獨(dú)家】編者按: 經(jīng)過幾年的發(fā)展， 杭州OA軟件廠商和企業(yè)用戶都逐漸趨于理性，概念性的炒作宣傳之后，到了真正開始大量部署實(shí)施的階段。然而統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，80％杭州OA項(xiàng)目失敗的根源在于招標(biāo)與選型沒有做好。目前做EPR的軟件公司很多，但良莠不齊、各有所長，這些公司所說的和所做的、用戶看到的和聽到的未必一樣，正因?yàn)槿绱?，招?biāo)才成為必要。本期招標(biāo)選型欄目主要圍繞杭州OA項(xiàng)目初始階段的幾項(xiàng)關(guān)鍵工作做出詳細(xì)介紹，以利杭州OA項(xiàng)目的第一步走穩(wěn)、走實(shí)。

招標(biāo)是杭州OA項(xiàng)目立項(xiàng)后的首要工作，也是項(xiàng)目選型前的關(guān)鍵工作。

不少企業(yè)認(rèn)為實(shí)施杭州OA就是買一套軟件，根本不把它當(dāng)做一個(gè)項(xiàng)目看待，更不會(huì)把實(shí)施杭州OA當(dāng)做改善管理的契機(jī)，沒有給予足夠的重視。說到底，這是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的理念決定的，應(yīng)想清楚實(shí)施杭州OA是為解決面子問題還是肚子問題，如果是解決面子問題，招標(biāo)無疑會(huì)流于形式、有失公正。

一般來說，企業(yè)實(shí)施杭州OA 的方式有自主開發(fā)、合作開發(fā)和購買成型軟件這三種方式。其中自主開發(fā)和合作開發(fā)都需要企業(yè)有比較強(qiáng)大的研發(fā)能力，而且有足夠的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)，所以，企業(yè)一般以購買軟件為主。招標(biāo)采取科學(xué)的程序?qū)㈨?xiàng)目需求廣而告之，再擇優(yōu)錄取，最終經(jīng)過用戶和廠商的一系列接觸、談判等活動(dòng)，完成合作。具體執(zhí)行上，可以由企業(yè)自己主持招標(biāo)，也可以委托其他有經(jīng)驗(yàn)的單位或機(jī)構(gòu)主持招標(biāo)。

找準(zhǔn)問題 量化指標(biāo)

作為招標(biāo)企業(yè)，首先要弄清楚自己的整體需求，明白自己想要什么，做到心中有數(shù)，然后再展開招標(biāo)工作。當(dāng)然，這個(gè)整體需求并不代表項(xiàng)目的最終需求或詳細(xì)需求，當(dāng)投標(biāo)方中標(biāo)并簽訂項(xiàng)目合同后，必須以此為依據(jù)，與招標(biāo)公司共同進(jìn)行詳細(xì)的需求分析，并編寫《系統(tǒng)需求分析說明書》。

招標(biāo)很重要的一環(huán)是起草招標(biāo)書。招標(biāo)書的框架大同小異，首先招標(biāo)方需要對企業(yè)進(jìn)行介紹并說明項(xiàng)目內(nèi)容，包括項(xiàng)目概況、項(xiàng)目實(shí)施的范圍及各系統(tǒng)內(nèi)容。重點(diǎn)是項(xiàng)目需求，要讓人明白項(xiàng)目要做什么，以及要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。實(shí)施杭州OA的企業(yè)可能原因不盡相同，目的也可能不只一個(gè)，但需要在項(xiàng)目需求里盡可能具體地分析，將問題找準(zhǔn)、將指標(biāo)量化，只有這樣招標(biāo)質(zhì)量才能提高，后期雙方合作才能基礎(chǔ)牢固。

審核投標(biāo)人資質(zhì)及標(biāo)書細(xì)節(jié)

用戶對投標(biāo)人資質(zhì)的審核無外乎包括以下三項(xiàng): 1. 公司的合法性和正規(guī)性; 2. 公司實(shí)力，包括資本、人才和財(cái)務(wù)經(jīng)營指標(biāo); 3. 項(xiàng)目能力，包括成熟的杭州OA解決方案及自主產(chǎn)品介紹，以及在同行業(yè)中軟件開發(fā)及項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)和案例。對投標(biāo)人的資質(zhì)審核可以初步篩掉一些不合格或不合適的軟件廠商。

最后，招標(biāo)方要通報(bào)一些注意事項(xiàng)和聯(lián)絡(luò)方式。比如投標(biāo)書的投遞形式和截止時(shí)間，交代投標(biāo)書要附帶電子文檔光盤，便于在接到投標(biāo)書后組織審查和評定; 還會(huì)指明將選出多少家投標(biāo)人進(jìn)行第二階段的講標(biāo)、演示及考察，屆時(shí)招標(biāo)方會(huì)電話通知被選中者。

作為招標(biāo)方，還要保證對所有標(biāo)書保密，無論投標(biāo)人是否中標(biāo)，招標(biāo)公司都有權(quán)利對投標(biāo)書進(jìn)行處理，不再返還投標(biāo)人。在招標(biāo)書的最后，要注明招標(biāo)方的公司地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人等信息。為了穩(wěn)妥起見，最好在投標(biāo)日期結(jié)束前，設(shè)立項(xiàng)目說明會(huì)和標(biāo)書答疑環(huán)節(jié)，可采取公開的方式，也可設(shè)立專用電話、郵箱等，進(jìn)行一對一溝通。

招標(biāo)書擬好并經(jīng)確認(rèn)后，企業(yè)就可以進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布的途徑既要廣泛又要對口，可以選擇報(bào)刊及網(wǎng)站為招標(biāo)發(fā)布的主要媒體，其中網(wǎng)站可以是公司網(wǎng)站、專業(yè)信息化網(wǎng)站及相關(guān)招投標(biāo)網(wǎng)站。同時(shí)，可以配合電話、郵件、信函等形式與主要杭州OA廠家聯(lián)系，發(fā)出招投標(biāo)邀請函。