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當(dāng)合肥OA撞上潛規(guī)則 靈活應(yīng)對是關(guān)鍵
J公司是一家經(jīng)營建筑工程的私營公司,公司成立初期只有幾個人,承接項(xiàng)目之后,就找一些包工隊來干活。經(jīng)過幾年的經(jīng)營,J公司逐漸成長壯大,員工由最初的幾個人發(fā)展到幾十個人。
企業(yè)發(fā)展了,總經(jīng)理魏明(化名)的煩惱也越來越多。以前所有的事情都能一手掌握,現(xiàn)在卻覺得“鞭長莫及”,很多事情自己也看不透、聽不到了。魏明越來越覺得不踏實(shí),特別是怕中層領(lǐng)導(dǎo)瞞報信息,而自己卻全然不知。
90年代中期,魏明到香港一家公司考察,發(fā)現(xiàn)香港同行借助電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段管理企業(yè),效果非常好。回來之后,他也為公司買了電腦、架了網(wǎng)絡(luò)。即便這樣,魏明感覺還是不能通盤掌握企業(yè)的運(yùn)營信息。
就在合肥OA大行其道時,魏明也動心了。也許合肥OA能夠讓企業(yè)信息透明化?帶著這種夢想,魏明接觸了一些合肥OA廠商,最終一家專門從事工程管理軟件的公司中標(biāo)了。2003年J公司與之簽訂了50萬元的合肥OA合同。
隨后,該軟件公司便開始為J公司實(shí)施合肥OA軟件。結(jié)果卻讓魏明大失所望:2004年花費(fèi)一年時間上線的系統(tǒng),卻一個流程也走不通。魏明急了,為什么在其他公司十分完美的系統(tǒng),到了自己企業(yè)就死活就走不通呢?
這種上不去,下不來的感覺讓魏明卡得十分難受,只好四處求教高人來幫忙解決。可是請來的“高人”卻一批一批地走了,魏明總結(jié)起來就是:“我說的話,搞技術(shù)的聽不懂,技術(shù)專家的滿嘴英文縮寫,讓我這個搞建筑的也弄不明白?!庇∠笞钌羁痰囊淮危好鲙е镜膸孜还芾碚?,同這家公司的技術(shù)人員開了一天的會,大家都試圖用對方能理解的語言去談,但是最后什么結(jié)果也沒有。
情急之下,魏明開始廣發(fā)英雄帖,通過朋友找到一位既懂技術(shù)又懂管理的CIO。他能不能解決魏明的問題呢?
這位CIO很快便了解了魏明的意圖,只花了一星期的時間,就把所有的流程全部理順了。魏明對這位CIO的評價是:“我說的話,他一下就能聽懂?!?/P>
然而,理順了流程并不代表合肥OA能夠順利上線。原來,魏明只是希望通過合肥OA把企業(yè)內(nèi)部的管理對自己透明,讓自己的眼睛能夠放在每一個流程當(dāng)中,對業(yè)務(wù)中的每一個環(huán)節(jié)都能了如指掌??缮狭撕戏蔕A之后,魏明發(fā)現(xiàn)它不僅把中層管理者的業(yè)務(wù)透明了,自己的一舉一動,公司的一舉一動也全部都透明了。
這讓魏明更加擔(dān)心了。幾十人的中小企業(yè),在業(yè)務(wù)操作中,難免有很多業(yè)務(wù)模式處于模糊地帶,成為潛規(guī)則,如果這些信息也都非常透明,公司業(yè)務(wù)不就沒法干了?讓魏明感到更加不適應(yīng)的是合肥OA系統(tǒng)中的財務(wù)系統(tǒng)。財務(wù)系統(tǒng)根本沒有能夠放置這些賬務(wù)的流程,以前能賺的錢賺不了,以前能辦的事兒也辦不成了。這套合肥OA不但不能提高企業(yè)的管理效率,反而是把企業(yè)發(fā)展的腳步給束縛住了。
如果不借助信息系統(tǒng),魏明所想象的智能化的公司管理目標(biāo)便無法實(shí)現(xiàn),公司的發(fā)展壯大也將遇到瓶頸。但是如果按照現(xiàn)在這套合肥OA的方法,魏明的公司便是違背了整個行業(yè)的運(yùn)行規(guī)律,可能連日常的經(jīng)營都運(yùn)行不下去,魏明該如何選擇呢?(邊凱采寫)
合肥OA實(shí)施要考慮潛規(guī)則
方凱旋 沃爾瑪(中國)投資有限公司
信息系統(tǒng)部信息系統(tǒng)工程師
合肥OA系統(tǒng)的實(shí)施,不僅要實(shí)現(xiàn)各種顯規(guī)則,還應(yīng)在合肥OA選型、計劃階段把各種潛規(guī)則擺上臺面,從系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程上做出調(diào)整,以滿足企業(yè)的需求,從而達(dá)到合肥OA實(shí)施的目標(biāo)。
魏明選擇了一個既懂技術(shù)又懂管理的CIO把合肥OA上了線,但發(fā)現(xiàn)合肥OA系統(tǒng)太“透明”,且與公司所在的建筑行業(yè)潛規(guī)則格格不入。從根本上說,這是因?yàn)樗系暮戏蔕A只遵從了公司和所在行業(yè)的顯規(guī)則,而沒有考慮企業(yè)、行業(yè)的特殊性,沒有照顧到行業(yè)和市場的潛規(guī)則。
因此,要在一個企業(yè)中特別是中小民營企業(yè)里實(shí)施合肥OA,不僅要照顧到企業(yè)內(nèi)業(yè)已形成的潛規(guī)則,還要考慮到企業(yè)所在行業(yè)的潛規(guī)則。
企業(yè)內(nèi)部有潛規(guī)則
首先分析企業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則。國內(nèi)的中小民營企業(yè)大都有一定的家族色彩,其中很多創(chuàng)始人都有比較強(qiáng)的個性,需要牢牢控制著企業(yè)的各個部門,在企業(yè)的每個角落深深打下個人的烙印。
案例中的魏明要求“把企業(yè)內(nèi)部的管理對自己透明,讓自己的眼睛能夠放在每一個流程當(dāng)中,對業(yè)務(wù)中的每一個環(huán)節(jié)都能了如指掌”就是目前國內(nèi)諸多中小民營企業(yè)管理者真實(shí)的寫照。
針對這一管理“潛規(guī)則”,在中小企業(yè)實(shí)施合肥OA系統(tǒng)需要管理者明確上馬合肥OA的目的和目標(biāo),從自身需求的角度來組織實(shí)施,而不是簡單地把業(yè)務(wù)流程理順并切換入合肥OA系統(tǒng)。對于大多數(shù)中小型民營企業(yè)來說,由于資源、經(jīng)驗(yàn)?zāi)酥琳J(rèn)識的不足,要做到一步到位絕非易事,但起碼企業(yè)高層應(yīng)明確、公開說明上馬合肥OA要達(dá)到的基本目標(biāo),這是合肥OA項(xiàng)目成功實(shí)施的最基本要求。
案例中的魏明應(yīng)該把自己這方面的需求明白傳達(dá)給CIO,上馬合肥OA是為了自己更有效掌握公司,而不是讓大家分享公司的管理。相信這個要求CIO從技術(shù)上很容易就可以實(shí)現(xiàn)。
從CIO的角度來說,實(shí)施過程要有策略,不能盲目去做,要對公司有個全面了解,知道哪些東西是現(xiàn)在不能碰的,哪些東西是能碰的,哪些東西是將來能碰的。
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