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協(xié)同軟件不是萬能鑰匙 看清協(xié)同軟件的邊界
協(xié)同軟件不是萬能鑰匙 看清協(xié)同軟件的邊界
協(xié)同軟件經過幾年的快速發(fā)展,已經被越來越廣泛的接受和應用,甚至成為企業(yè)信息化建設的最終方向,而在這一復雜過程中,由于協(xié)同倡導的理念始終是所有資源的有效整合與充分利用,所以導致了人們對協(xié)同軟件與其他管理軟件,如合肥OA、 CRM、HR、PM等界限越來越模糊,認為協(xié)同軟件可以代替其他管理軟件解決企業(yè)所有的問題,但是實際上,并非如此。協(xié)同軟件有其自身的定義和應用范疇,他面向的是企業(yè)管理過程和行政辦公,對于企業(yè)具體業(yè)務范疇和在專業(yè)項目管理上,并不能發(fā)揮他的作用。
協(xié)同軟件的定義:
協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協(xié)作為目標的溝通協(xié)作軟件工具,主要包括辦公自動化、電子政務、工作流管理、知識管理、項目管理、信息門戶等應用。
協(xié)同辦公軟件解決企事業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加可控性、提高運轉效率等基本問題,范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、知識資源的管理、多人多部門的協(xié)作、以及各種信息的溝通與傳遞??梢愿爬ǖ恼f,協(xié)同辦公軟件跨越了具體的業(yè)務范疇,更集中關注于事件和過程,提升日常辦公的效率和可控性,提供企業(yè)決策依據(jù),是提高企事業(yè)單位整體運轉能力不可缺少的軟件工具。
協(xié)同軟件能做什么?
被傳播和應用了很多年的協(xié)同辦公軟件,到底能幫助企業(yè)解決什么問題呢?
我們首先來看一下協(xié)同軟件為何產生?全球一體化的市場環(huán)境和知識經濟背景下,企業(yè)在發(fā)生著深刻的變化。一方面,隨著技術的不斷成熟及與國際市場的接軌,競爭日益激烈,依靠產品銷售產生利潤的上升空間有限,企業(yè)開始向管理要利潤,更多的依靠高效的運營和優(yōu)化的管理打造競爭內核,關注企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展,從“營銷取勝”轉向“管理取勝”;另一方面,運營管理水平的提升又賦予了企業(yè)新的能力,使得企業(yè)從成本、效率等優(yōu)化中激發(fā)出新的利潤增長點。
而管理的一個核心問題則是對各種資源的掌控、協(xié)調及優(yōu)化,這正是協(xié)同應用所要解決的問題。從管理的角度上來說,協(xié)同的本質就是打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界,使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協(xié)調的運作,通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成一致的目標。
由此應運而生的協(xié)同辦公軟件關注的是在面向企業(yè)組織行為和管理過程的管控,協(xié)同辦公軟件通過流程規(guī)范、信息共享、人員協(xié)助建立了虛擬化企業(yè)組織,通過各種事件的執(zhí)行,將企業(yè)制度和文化滲透在這個虛擬的組織中,能夠為企業(yè)員工提供輕松、高效的辦公環(huán)境,更好地解決企業(yè)運營過程中煩瑣的雜事,更重要的是使得管理層能夠有更多地時間考慮企業(yè)的發(fā)展、戰(zhàn)略規(guī)劃。
專注企業(yè)協(xié)同辦公領域的泛微軟件,多年持續(xù)的客戶研究和產品研發(fā),推出的面向企業(yè)管理過程信息化的協(xié)同辦公OA軟件,關注的是企業(yè)的內部管理過程,強調以人為核心,其協(xié)同運作的七大模塊,涵蓋了企業(yè)管理過程中的人力資源、工作流程管理、外部客戶資源管理、項目管理、預算與費用管理、資產管理,將整個企業(yè)的管理過程都通過系統(tǒng)完成,并有效記錄了整個企業(yè)的經營過程。它能夠有效支撐企業(yè)目標和計劃任務的執(zhí)行,為企業(yè)各位員工明晰日常的工作內容和詳盡的日程安排,提高企業(yè)內部工作的一致和協(xié)調;能夠規(guī)范企業(yè)內部管控流程,減少因為人為原因造成的制度的不流暢運行,創(chuàng)建高效的電子化辦公環(huán)境;能夠幫助企業(yè)建立統(tǒng)一可共享的知識庫,沉淀日常工作產生的成果,提供內部經驗的分享;建立統(tǒng)一的企業(yè)級、部門級和個人級信息門戶,加強工作信息的利用價值;能夠有效支撐跨部門、跨人員的事件協(xié)作,提高內部工作的協(xié)作效率和沉淀工作中的溝通信息;系統(tǒng)為相關領導提供更全面化的內部信息,讓其能更詳盡、更清楚的了解整個企業(yè)組織的日常運作,包括日常內部流程的運作、企業(yè)人力資源的整體情況、各部門人員的工作目標計劃、知識庫的建立、資產使用情況、以及財務費用的運作情況,幫助企業(yè)高層領導能更正確的制定企業(yè)發(fā)展相關決策。泛微協(xié)同辦公OA軟件體現(xiàn)了企業(yè)建立標準化、流程化、制度化、過程化管理體系和管理方式的思想,在促進企業(yè)制度與文化、人與組織和諧發(fā)展的協(xié)同管理過程中是必不可少的手段和工具,使企業(yè)能夠朝著既定的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃穩(wěn)步前進。
看清協(xié)同軟件的邊界:
協(xié)同軟件的應用已成為企業(yè)信息化的焦點,協(xié)同的思想可以滲透到合肥OA、CRM、HR等管理軟件中,但是協(xié)同軟件卻不能解決企業(yè)的所有疑難問題,提供企業(yè)所要的全部功能。
專注企業(yè)各項業(yè)務領域的管理軟件很多,例如:合肥OA軟件實現(xiàn)了企業(yè)對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源等業(yè)務環(huán)節(jié)的統(tǒng)一、整合性的管控,幫助企業(yè)實現(xiàn)內部業(yè)務操作的合理化,合肥OA的側重點是計劃,對企業(yè)資源進行計劃與統(tǒng)計、分析;財務軟件主要的作用在于實現(xiàn)供銷存業(yè)務與財務一體化管理,有效控制工業(yè)生產成本及商業(yè)銷售成本,有效控制企業(yè)財務運營風險,提供企業(yè)級的財務分析決策信息;CRM軟件系統(tǒng)支持營銷、銷售和服務全過程,使得對客戶和營銷過程有一個全方位的視角和把握,是幫助企業(yè)最終實現(xiàn)以客戶為中心的管理模式的重要手段……協(xié)同軟件是沒辦法把這些功能都囊括其中的。
目前,很多企業(yè)都購買實施了諸如上述的業(yè)務管理軟件,幫助企業(yè)管理者解決了許多業(yè)務管理中的問題,大大提高了業(yè)務管理的效率和效果。然而,很多管理者卻苦惱于沒有合適的軟件幫助他們及時發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)管理中的各種問題,協(xié)同辦公軟件正是屬于此類管理軟件。與此同時,實現(xiàn)各個業(yè)務系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)之間的業(yè)務數(shù)據(jù)交換,使企業(yè)管理者通過協(xié)同軟件就能了解到企業(yè)的所有信息,包括各種業(yè)務信息和財務數(shù)據(jù);同時,各個業(yè)務系統(tǒng)也可以通過該協(xié)同軟件實現(xiàn)信息共享和交換,合理安排生產和工作使企業(yè)處于實時掌控的過程中已成為協(xié)同軟件的發(fā)展方向。泛微研發(fā)的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)在強調過程化管理、制度化管理、流程化管理、標準化管理,強調企業(yè)制度與文化、人與組織和諧發(fā)展的同時,也十分關注與其他應用軟件的融合,目前與用友高端業(yè)務產品NC的有效整合以及與金蝶財務軟件的融合已在眾多大型的集團企業(yè)獲得良好的應用效果,能夠幫助企業(yè)構建一個完整的電子化生態(tài)體系。
企業(yè)各種信息化管理系統(tǒng)的有效整合已成為信息化建設成敗的重要標志,相信協(xié)同軟件通過與其他系統(tǒng)的整合既可以沖破自身管理的邊界,也可以更好的詮釋協(xié)同管理的理念,為企業(yè)真正沖破各種資源之間產生的障礙,實現(xiàn)高效、協(xié)同管理創(chuàng)造便利條件。(泛微)
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