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妨礙財務(wù)信息化管理效果兩大因素分析

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來源:泛普軟件

財務(wù)信息化管理雖然是發(fā)展的最成熟的企業(yè)信息化應(yīng)用之一,但是,到現(xiàn)在為止,筆者發(fā)現(xiàn)企業(yè)在財務(wù)信息化管理中,還有一些不完善的地方。筆者現(xiàn)在把自己工作中,發(fā)現(xiàn)的妨礙財務(wù)信息化管理效果的二大因素揭露出來,希望大家能夠?qū)ζ溆幸粋€清醒的認(rèn)識。

一、 財務(wù)管理信息化是財務(wù)部門的事情,部門孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

確實,財務(wù)管理軟件基本上是財務(wù)人員在用,但是,是否財務(wù)管理信息化只是財務(wù)部門一個部門的事情呢?其實不然。一方面,財務(wù)管理信息化要做的好,首先必須要有數(shù)據(jù)來源。巧婦難為無米之炊,若不能夠保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量,則財務(wù)管理系統(tǒng)再怎么強,也不能夠開花結(jié)果,得出可用的數(shù)據(jù)。所以,要保障企業(yè)財務(wù)管理信息化取得好的效果,首先就需要其它部門配合,提供質(zhì)量比較高的原始數(shù)據(jù)。另一方面,財務(wù)信息管理系統(tǒng)用的好的話,其他各個部門也可以從中享受實惠。如我們可以自定義一個到期應(yīng)收帳款余額表,然后分配相關(guān)的權(quán)限,讓銷售人員可以實施查詢到自己所負(fù)責(zé)的客戶的回款情況,而不需要每次都向財務(wù)人員詢問等等。所以,財務(wù)管理信息化不是財務(wù)部門一個部門的事情,也不是只有他們一個部門可能從中享受到益處。

1、其他部門可以按照財務(wù)部門提供的單據(jù)格式,提供相關(guān)的數(shù)據(jù)。由于財務(wù)管理系統(tǒng)需要運作的話,必須要有數(shù)據(jù)來源。如每天企業(yè)的收貨信息或者企業(yè)的出貨信息等等。很多客戶的常見做法是,根據(jù)其他部門的書面單據(jù),一筆筆的輸入到財務(wù)管理系統(tǒng)中去。這是一種效率不高的行為。其實,其他部門除了做這個一筆筆的原始憑證之外,他們還沒做每日的報表。我們?yōu)槭裁床灰?guī)范一下各個部門的報表,讓這個報表可以直接導(dǎo)入到財務(wù)管理系統(tǒng),免去手工輸入的麻煩呢?筆者曾經(jīng)在一家客戶做過試驗。他們原先出于管理方面的原因,如財務(wù)部門無法要求其他部門按他們的要求提供報表,按他們的話說,他們只要能夠按時把這個原始憑證遞交給他們就好了,他們可不奢望其他部門人員能夠按他們要求的格式提供數(shù)據(jù)。結(jié)果,剛開始的時候,企業(yè)采用比較傳統(tǒng)的處理方式,單據(jù)內(nèi)容一筆筆的錄入,效果自然不理想。后來筆者看看財務(wù)管理系統(tǒng)運行效果不錯,就直接向企業(yè)的一把手反映了這種情況,建議他協(xié)調(diào)各個部門的關(guān)系,做好這個部門之間的銜接工作。還好,這個領(lǐng)導(dǎo)人還是比較開通的,聽從了我的建議。各個部門人員規(guī)范了相關(guān)的格式,每天提供相關(guān)的報表,然后通過財務(wù)管理系統(tǒng)的導(dǎo)入接口,把相關(guān)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到財務(wù)管理系統(tǒng)中去。如此處理,經(jīng)過三個月的協(xié)調(diào),后來,財務(wù)管理系統(tǒng)的運新效率提高了好幾倍。如工資薪資的統(tǒng)計,以前行政部門做好考勤統(tǒng)計,然后財務(wù)人員進(jìn)行工資計算、匯總,再輸入系統(tǒng),然后再打印出來給行政進(jìn)行審核,一般需要五天左右時間。而現(xiàn)在是行政部門部門按照財務(wù)部門給的格式提供考勤信息,然后直接導(dǎo)入系統(tǒng),讓系統(tǒng)計算個人所得稅、各種應(yīng)扣款等等,然后計算好后再讓行政核對。如此處理的話,時間從五天變?yōu)榱藘商欤?,?zhǔn)確率也大大提高了。

2、不但財務(wù)部門可以利用財務(wù)管理系統(tǒng),其實其他部門也可以享受財務(wù)信息化管理所帶來的果實。如在以前,采購員需要查詢供應(yīng)商未付款或者未結(jié)帳明細(xì),都需要向財務(wù)人員求助。而有時候,遇到財務(wù)人員忙或者心情不好的情況,還要受他們的白眼。這也是很多企業(yè)財務(wù)部門跟采購部門水火不容的一個重要原因。如現(xiàn)在直接通過數(shù)據(jù)庫制作一張報表(有時候出于安全或者端口的限制,往往不會直接在財務(wù)部門以外的部門安裝財務(wù)軟件的客戶端),反應(yīng)供應(yīng)商的應(yīng)付帳款以及付款計劃表。如此的話,才有人員在有需要的時候,可以自主的查詢。再如,對于銷售人員來說,業(yè)務(wù)員也可以利用應(yīng)收帳款余額表,查詢自己負(fù)責(zé)客戶的應(yīng)手帳款余額表以及哪些已經(jīng)到期了、哪些未到期;而且,也可以利用報表了解自己的負(fù)責(zé)的客戶這個月回款額為多少,可以拿到多少提成等等??梢姡覀冎灰扇∫恍┬⌒〉募记?不過這些一般都需要企業(yè)用戶自己實現(xiàn),實施顧問是不會幫助企業(yè)完成的),就可以擴展財務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果,讓其他部門人員也能夠享受到財務(wù)信息化管理所帶來的效果,而且,還可以實現(xiàn)管理的公開與透明化,減少部門之間的矛盾,緩解部門之間的孤島現(xiàn)象。

二、 長時間脫離不開手工憑證,讓財務(wù)管理系統(tǒng)形同虛設(shè)。

有時候,筆者一年或者兩年后去回訪客戶的時候,還會發(fā)現(xiàn)用戶仍然再用手工憑證,還離不開它。更有甚者,有的企業(yè)是先做好手工憑證,然后再把手工憑證的結(jié)果抄到系統(tǒng)上去。把一個好好的財務(wù)管理軟件,被他們擺弄成了一個傀儡。筆者有時候,老是在反思這個問題。到底是什么造成這種現(xiàn)狀呢?為什么財務(wù)管理人員離不開手工帳簿呢?經(jīng)過我的了解,大致明白了企業(yè)員工的心態(tài)。

1、系統(tǒng)憑證修改麻煩。在財務(wù)管理系統(tǒng)中,如果記帳憑證發(fā)生錯誤的話,則修改起來是一件比較麻煩的事情。如記帳憑證錯誤是因為原始憑證錯誤的話,則在財務(wù)管理系統(tǒng)中,是不允許直接更改記帳憑證的,而是先要根據(jù)沖賬等方法先把原來那筆記賬拼爭沖銷掉,然后,修改原始憑證,再進(jìn)行過賬。這本來是按照國家相關(guān)的法律法規(guī)制度設(shè)計的,但是,在企業(yè)實際操作中,這種錯誤的情況還是比較多的。所以,財務(wù)管理人員的做法是,先做手工憑證,等手工憑證核對無誤后,再把它錄入系統(tǒng),如此的話,就可以把系統(tǒng)憑證的錯誤減少多最低,從而避免對于憑證進(jìn)行修改。

筆者分析:其實這是財務(wù)人員不熟悉財務(wù)管理系統(tǒng)的原因,或者是太過于依賴手工帳簿。這在十年以上財務(wù)人員經(jīng)驗的員工身上特別多見。其實,從準(zhǔn)確性上來說,財務(wù)管理制作憑證要比手工憑證要準(zhǔn)確的多,因為財務(wù)管理系統(tǒng)中,會做相關(guān)的控制。如財務(wù)管理系統(tǒng)的憑證功能,在憑證審核的時候,會進(jìn)行借貸金額的核對,若借貸不平衡的話,則這張憑證是不能被審核的;如會計科目的選擇上,財務(wù)管理系統(tǒng)也會根據(jù)相關(guān)的規(guī)則,對會計科目進(jìn)行過濾與核對,以保障會計科目的準(zhǔn)確性。至少在制作會計憑證的時候,會計科目不用書寫,只需要選擇即可,可以減少錯別字的發(fā)生,等等。所以,用戶放不開手工憑證,大部分還是一種心理上的依賴,或者是原有工作習(xí)慣的一種慣性。所以,針對這種情況,只有進(jìn)行強制的推導(dǎo),即企業(yè)項目管理小組采用制度的約束,讓員工在一個規(guī)定的時間內(nèi),放棄手工帳。只有如此,才能夠他們反省過來。

2、先系統(tǒng)后手工。在筆者回訪的過程中,還發(fā)現(xiàn)有些客戶,在利用財務(wù)管理系統(tǒng)的時候,先在系統(tǒng)中做好帳,核對無誤后,再一筆筆的抄到憑證和帳簿上。這個跟上面的情形剛好相反,這是為什么呢?

筆者分析:這還是一個心態(tài)的問題。因為國家規(guī)定,所有的財務(wù)帳簿與會計憑證必須用書面的單據(jù)加以保存。所以,在財務(wù)管理系統(tǒng)中處理好帳務(wù)之后,還必須保存一份書面的單據(jù)。但是,問題在于,用戶為什么不直接把系統(tǒng)的單據(jù)打印出來進(jìn)行保存呢?原來,一般財務(wù)管理系統(tǒng)有一個自定義報表模塊,這個模塊中包含有國家認(rèn)可的憑證與報表打印格式。但是,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可能比較摳門,不愿意出這一份錢。這導(dǎo)致,財務(wù)管理員在系統(tǒng)中做好單據(jù)后,還必須手工的抄寫一遍。這無疑,增加了一倍的工作量。其實,筆者認(rèn)為這是非常得不償失的,企業(yè)若能夠投資購買自定義報表模塊,把系統(tǒng)中的憑證與帳簿按照國家認(rèn)可的格式打印出來的話,可以減少員工書寫的工作量。為此,企業(yè)可能還可以節(jié)省人員。所以,從企業(yè)長遠(yuǎn)的利益看,這筆投資的話,成本還是可以收得回的。筆者有一家客戶,他們就利用了自定義報表模塊,從而實現(xiàn)了他們的憑證與帳簿全部都是系統(tǒng)打印,完全沒有手寫的單據(jù)。這個帶來的好處,就是他們的財務(wù)人員從原來的9人減少到了7人。(IT專家網(wǎng))

發(fā)布:2007-04-24 09:42    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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