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如何開展免費公司管理軟件(一)
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經(jīng)常聽到同事批評公司知識管理做的不好,我一問為什么這么說,大家通常都會說公司在報告分享和項目支持方面做的太差。在這里,我想先簡單介紹一下什么是免費公司管理軟件。 免費公司管理軟件目前還沒有一個被大家廣泛接受的定義,因此,我理解免費公司管理軟件其實就是要建立一種集成的管道,通過這個管道可以有效的產(chǎn)生、識別、評估、獲取、促進、共享和使用企業(yè)的知識資產(chǎn)。請大家注意幾個關(guān)鍵詞,“產(chǎn)生、評估、共享”,我想首先從公司的角度來看,我們公司已經(jīng)在努力嘗試深化免費公司管理軟件,努力在倡導(dǎo)形成一種良性的免費公司管理軟件的文化。因為大家都有在生產(chǎn)知識,公司也組建了專門的組織對這些知識進行識別和評估,然后通過某種共享機制使得這些知識在工作中得到廣泛應(yīng)用,比如咨詢工具的研發(fā)等等。 免費公司管理軟件的提升必須能夠支撐企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。同時免費公司管理軟件應(yīng)該同時關(guān)注人、流程、技術(shù)三個要點,只有將這三點緊密結(jié)合起來,才能獲得真正的成功。關(guān)注人,是因為免費公司管理軟件不僅僅是一個技術(shù)項目,它還涉及到文化的創(chuàng)新和變革;關(guān)注流程,是因為業(yè)務(wù)流和知識流應(yīng)該高度集成,否則無法對業(yè)務(wù)進行有效的支撐;關(guān)注技術(shù),是因為目前的免費公司管理軟件技術(shù)雖然百花齊放,但不一定都適合企業(yè),稍有不甚,就會有誤入歧途的風(fēng)險。 因為并不是所有的知識都有價值,知識一般可以分成隱性知識(Tacit Knowledge)與顯性知識(ExplicitKnowledge)。所謂隱性知識,即是指隱藏于腦內(nèi),對事情的方法、經(jīng)驗、判斷、決策、創(chuàng)意等,因為這些特質(zhì)平時并無外放出來,因此屬于隱性式的知識。但若將這些知識行諸于文字、聲音、影像等媒介,呈現(xiàn)為文件、技術(shù)論文、報告、操作手冊等等,分享給大家,以供他人觀察、學(xué)習(xí),就稱為顯性式知識。 免費公司管理軟件的重點之一,就是要將企業(yè)或個人的隱性知識轉(zhuǎn)換為顯性知識,因為只有將知識顯性化,才能通過信息科技儲存于數(shù)據(jù)庫中,并經(jīng)過適當?shù)胤诸悺Υ婧?,有助于知識的分享與再利用。 企業(yè)要開展免費公司管理軟件,首先需要對知識進行梳理。所謂知識梳理,是指經(jīng)過有計劃的業(yè)務(wù)/管理流程檢視,針對企業(yè)內(nèi)部的各專業(yè)領(lǐng)域,對流程的各環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)式的知識調(diào)查與分析,以了解企業(yè)本身擁有什么知識?誰需要這些知識?如何應(yīng)用這些知識? 知識梳理的目的,是希望通過知識梳理的結(jié)果,有系統(tǒng)地清點企業(yè)知識狀況,提供企業(yè)在免費公司管理軟件建設(shè)時的引導(dǎo)與方向,實現(xiàn)知識對業(yè)務(wù)的有效支撐。 其次需要確定免費公司管理軟件的策略。大多數(shù)的卓越知識企業(yè)的成功經(jīng)驗表明,企業(yè)需要采用系統(tǒng)化免費公司管理軟件策略,因為計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的高速發(fā)展,使得大規(guī)模的知識分享成為可能,否則信息汗牛充棟,難以快速定位。知識的儲存以計算機的數(shù)據(jù)庫為中心,將知識工作者的經(jīng)驗和智能轉(zhuǎn)為電子化文件,分類儲存在文件管理系統(tǒng)或知識數(shù)據(jù)庫中;同時我們還要注意到,企業(yè)免費公司管理軟件要以人為主,因此以人為核心的個性化策略是企業(yè)免費公司管理軟件的又一個重要的策略,知識儲存重心在創(chuàng)造知識者的身上,因此如何留住優(yōu)秀的知識工作者,確保其繼續(xù)發(fā)揮核心專長與競爭優(yōu)勢是重點;基于上述分析,企業(yè)的免費公司管理軟件應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)和以人為主的策略,以網(wǎng)絡(luò)知識社區(qū)互動平臺+文檔庫為核心,兼顧人與科技。 免費公司管理軟件和員工日常工作有什么關(guān)系?我們需要思考一個問題:日常工作為什么有些工作做得好,而有些卻難如人意?事實上,其中有無免費公司管理軟件,差別還是很大的。比如:某個問題公司里有人能解決,但卻不知道是誰,那怎么辦?我們現(xiàn)在常用的做法是問,但問著問著可能就斷了,因為很難有人對所有的細節(jié)都了解。這時有個專家黃頁將能有效解決問題;那通過專家黃頁可以知道張三能解決這個問題,但他在外地出差,又該怎么辦?這就涉及到知識傳遞的問題;即使聯(lián)系上了張工,張三也可能會說——“我是解決過這個問題,但忘了上次是怎么解決的”,這是如何在日常工作中有效積淀知識的問題;但也有可能張三會有這樣的態(tài)度——“我是解決過這個問題,也記得上次是怎么解決的,但為什么要告訴你”,這是知識共享的問題。我想,如果一個企業(yè)能夠在知識分享和應(yīng)用中既有好的平臺的支持,又有好的知識分享文化,將上述的每個環(huán)節(jié)都能做好,它給每個人工作所帶來的改進是顯而易見的。 在這里介紹一個全球卓越的知識企業(yè)英國石油公司(BP)如何利用免費公司管理軟件,增加溝通效率、降低成本的例子,通過這個例子,大家能夠?qū)γ赓M公司管理軟件有一個好的愿景。1995年,BP的鉆井船出現(xiàn)故障。過去要解決類似的問題需要專家乘坐直升機飛到現(xiàn)場進行障礙排除,費用平均是每天150,000美元。在虛擬工作小組計劃實施后,鉆井船的工程師在一臺小型攝影機前檢修有故障的設(shè)備,而這臺攝影機藉由衛(wèi)星通訊系統(tǒng)與BP虛擬工作小組的基地相連。他們與千里之外的專家順利而迅速地取得聯(lián)系后,透過實時的視訊系統(tǒng),這些專家與船上的工程師共同診斷故障的設(shè)備,在很短的時間便將問題解決了。
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