物流管理軟件erp

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 　　ERP系統(tǒng)在物流企業(yè)管理中的應(yīng)用

　　(一)內(nèi)部控制

　　內(nèi)部管理控制：內(nèi)部管理控制是為提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，促使遵行各項(xiàng)管理政策，以便達(dá)到既定目標(biāo)的控制體系。內(nèi)部管理控制的控制范圍是企業(yè)所有的內(nèi)部管理活動(dòng)和管理職責(zé)，是對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部

　　會(huì)計(jì)控制的起點(diǎn)，其實(shí)現(xiàn)的手段是制度和工作流程的控制，主要目的就是提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，保證各項(xiàng)規(guī)章制度的順利執(zhí)行。

　　ERP應(yīng)用中的內(nèi)部控制---如何在ERP環(huán)境下完善內(nèi)部控制

　　(二)制度方面控制

　　制度控制一般是以管理制度的形式實(shí)施的,即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度,監(jiān)督會(huì)計(jì)部門實(shí)行,以保證會(huì)計(jì)軟件的正常、安全運(yùn)行,免遭外界干擾破壞。主要包括:組織和人事管理制度、操作管理制度、文檔管理制度、機(jī)房管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)制度等;例如建立設(shè)備、設(shè)施安全措施,檔案保管安全控制,聯(lián)機(jī)接觸控制等,規(guī)定建立備份或副本的數(shù)量和時(shí)間;當(dāng)系統(tǒng)被破壞需要恢復(fù)時(shí),應(yīng)先經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,決不允許輕率地進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)工作,以防利用系統(tǒng)恢復(fù)時(shí)修改系統(tǒng)。另外內(nèi)部控制措施的執(zhí)行應(yīng)該一視同仁,嚴(yán)密防范。責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視并督促內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立健全以及有效執(zhí)行。但這些制度都不是一成不變的,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)加以修改、完善。

　　(三)程序控制

　　程序控制是指依靠計(jì)算機(jī)程序(軟件)對(duì)會(huì)計(jì)核算進(jìn)行內(nèi)部控制,以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護(hù)。這種自我保護(hù)的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實(shí)現(xiàn)的控制更為有效,主要包括:身份和權(quán)限控制:對(duì)用戶、設(shè)備、文件分別授予不同級(jí)別的特權(quán),以防止未經(jīng)授權(quán)的人員有意進(jìn)入系統(tǒng)或無意誤入系統(tǒng),不允許合法用戶使用權(quán)限之外的設(shè)備、文件或程序,不允許進(jìn)行各種越權(quán)操作。另外對(duì)ERP軟件更換、修改、升級(jí)時(shí),要有一定的審批手續(xù),并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督,以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全。同時(shí)要定期對(duì)計(jì)算機(jī)程序及軟件進(jìn)行維護(hù),建立防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。

　　建立ERP崗位責(zé)任制,就是要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍,便于企業(yè)更便捷地進(jìn)行內(nèi)部控制。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、審核、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要,在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位,各崗位應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立, 但又相互聯(lián)系,相互制約。

　　(四)操作控制

　　通過ERP操作管理制度的建立,明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限。一般包括輸入和輸出兩部分控制,首先輸入控制要保證輸入到計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都經(jīng)過了嚴(yán)格的審核,并且所有的會(huì)計(jì)信息都是正確的,例如在ERP運(yùn)行中,預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)以及對(duì)錯(cuò)誤的原始憑證拒絕輸入、及時(shí)更正和再輸入;凡上機(jī)操作人員必須經(jīng)過授權(quán);禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計(jì)算機(jī),熟悉計(jì)算機(jī)的無關(guān)人員不允許任意進(jìn)入機(jī)房;在輸出控制方面最重要的目標(biāo)是保證各種輸出結(jié)果的正確性、真實(shí)性、完整性,保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過授權(quán)的人員。建立輸出記錄;建立輸出文件及報(bào)告的簽章制度;建立輸出授權(quán)制度;嚴(yán)格減少資產(chǎn)的文件輸出,如開支票、發(fā)票、提貨單要經(jīng)過有關(guān)人員授權(quán),并經(jīng)過有關(guān)人員審核簽章。此外,運(yùn)用數(shù)據(jù)文件的保護(hù)和數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)也可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全;對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份,應(yīng)存放在不同的地點(diǎn),并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作。

　　(五)發(fā)揮審計(jì)職能

　　充分發(fā)揮審計(jì)職能。由于審計(jì)是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,外部審計(jì)人員為了對(duì)被審計(jì)單位會(huì)計(jì)資料的公正性發(fā)表意見,必須首先研究和評(píng)價(jià)內(nèi)部控制。內(nèi)部審計(jì)人員亦如此,他們從評(píng)價(jià)各部門的內(nèi)部控制制度入手,在生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源管理等各個(gè)領(lǐng)域查找管理漏洞,識(shí)別并防范風(fēng)險(xiǎn),查錯(cuò)糾弊,對(duì)既成損失提出應(yīng)對(duì)策略等,而且有時(shí)內(nèi)部審計(jì)還直接以完善內(nèi)部控制為目的。因此被審計(jì)單位應(yīng)認(rèn)真聽取審計(jì)人員的寶貴意見,不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。

　　新經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)內(nèi)部控制將發(fā)生明顯變化,因此內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際不斷進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)特別是大企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注并實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃(ERP),在實(shí)施ERP時(shí),應(yīng)充分考慮到其帶來的各種風(fēng)險(xiǎn),把控制的水平提高起來積極應(yīng)對(duì),使ERP的效用發(fā)揮到最大,從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

　　(六)實(shí)例

　　某公司是一家傳統(tǒng)的物流企業(yè)，就像剛剛起步的物流公司一樣，單靠幾輛車，一個(gè)大倉(cāng)庫(kù)，從生產(chǎn)地到有需求的目的地……在簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的運(yùn)輸設(shè)備，通過簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的業(yè)務(wù)流程，在沒有信息技術(shù)的支持下，缺乏了信息共享，導(dǎo)致短期效應(yīng)，成本增加，最終導(dǎo)致企業(yè)難以獲利，從而虧本。

　　這家缺乏了信息化的企業(yè)，在訂貨時(shí)，因沒有信息共享，會(huì)導(dǎo)致需求逐級(jí)放大，導(dǎo)致庫(kù)存積壓，過剩的庫(kù)存將是錢的積壓，錢一旦變成貨物，又銷不出去，那么必定貨物貶值，走向貨物大甩賣的路線，導(dǎo)致企業(yè)難以獲利，從而虧本或保本，出來的都是賺錢的，試問有哪家企業(yè)愿意虧損或愿意白忙一場(chǎng)呢??因?yàn)檫@家企業(yè)信譽(yù)好，企業(yè)在慢慢擴(kuò)建，規(guī)模越來越大，品種多，樣式多，在產(chǎn)品盤點(diǎn)時(shí)，因無信息化管理，人力消耗在大，時(shí)間花費(fèi)較多，而且人工盤點(diǎn)沒有機(jī)器的作用下，容易出錯(cuò)，復(fù)雜又沒有效率。現(xiàn)在都是講效率的社會(huì)，也可以這么說，誰辦事效率高，誰就將獲得越來越多的訂單，盈利也就越來越高，而且貨物從入庫(kù)到商品的出庫(kù)在轉(zhuǎn)入顧客的手中，這些環(huán)節(jié)在常人的眼光來看，很簡(jiǎn)單的一個(gè)流程，但是在一個(gè)偌大的沒有信息化的企業(yè)里，要保證商品的有頭有尾是個(gè)難點(diǎn)，因品種多，復(fù)雜多樣，很容易出錯(cuò)，弄的頭兩個(gè)大。

　　每家企業(yè)都愿意自己的訂單越來越多，也明白送貨最重要的是要快，把貨物及時(shí)送到顧客的手中，只要解決了商品的有頭有尾的出入庫(kù)，保證商品能有效率的送達(dá)到顧客手中

　　有進(jìn)有出用機(jī)子說話，讓信息技術(shù)來幫忙，做個(gè)有頭有理的。

　　這家企業(yè)就選用ERP技術(shù)，讓它幫忙管理整個(gè)企業(yè)。并且能夠做到快速反應(yīng)，立馬發(fā)貨：只要ERP上有訂單(各門店隨時(shí)發(fā)出訂單要求)，現(xiàn)在所用的單不再是手寫單了，而是用ERP“調(diào)撥單”的規(guī)格來打單，在打單的同時(shí)可以隨時(shí)查看庫(kù)存的狀態(tài)，每打出一種商品，庫(kù)存出庫(kù)情況也隨時(shí)記錄，及時(shí)做出反應(yīng)，不會(huì)在為盤點(diǎn)的事情抓狂了，要查單時(shí)，只要輸入商品名或者單號(hào)，就可以隨時(shí)看到某款商品入庫(kù)出庫(kù)的情況;可隨時(shí)看到某款商品剩余庫(kù)存，為高層領(lǐng)導(dǎo)提供訂貨的參考，(這個(gè)月賣出多少臺(tái)，庫(kù)存還剩多少臺(tái)，下次應(yīng)定多少，用所知道的定律，來測(cè)定下次的訂單數(shù)，可以大大減少邊際效應(yīng)，提高盈利)。

　　用了ERP，可以隨時(shí)查閱公司的信息或新文(最近有什么活動(dòng)，什么時(shí)候開會(huì)，最近有什么重大的事情發(fā)生…)，可獲知供應(yīng)商的向我們發(fā)出訂單，可以做到及時(shí)處理。自從用了ERP之后，這家慢慢現(xiàn)代技術(shù)看齊，效率明顯增加，生意越做越大，越來越好，贏得更多的回頭客。