采購(gòu)管理系統(tǒng)平臺(tái)

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 　　一、通過分析傳統(tǒng)采購(gòu)系統(tǒng)采購(gòu)三大弊端，分析了ERP在現(xiàn)代采購(gòu)管理中的優(yōu)勢(shì)所在。通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購(gòu)管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果。針對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)模式在采購(gòu)管理中的弊端，探討通過企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)對(duì)物資采購(gòu)流程再造，從職能設(shè)置、信息共享、采購(gòu)控制等方面提高企業(yè)物資采購(gòu)管理水平的方法。采購(gòu)管理與ERP集成的一體化思想 ERP系統(tǒng)面向企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條緊密連接的供應(yīng)鏈，它將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部，對(duì)企業(yè)供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行管理和集成?，F(xiàn)代企業(yè)成功的采購(gòu)管理越來越離不開田ERP的成功實(shí)施.ERP已經(jīng)成為現(xiàn)代化采購(gòu)管理的重要工具。本文研究和分析了基于田ERP的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)。根據(jù)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方法.本文對(duì)ERP下的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)，提煉出ERP下采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的框架結(jié)構(gòu)。

　　20世紀(jì)60年代，企業(yè)開始了管理信息化的應(yīng)用，從MRP到ERP，逐步實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)、庫存、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)和人力資源等業(yè)務(wù)的管理，使內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和處理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，為企業(yè)內(nèi)部縱向一體化管理奠定了基礎(chǔ)。現(xiàn)代企業(yè)成功的采購(gòu)管理，越來越離不開ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施，ERP已經(jīng)成為現(xiàn)代化采購(gòu)管理的重要工具。

　　在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國(guó)家，ERP的應(yīng)用幾乎已涉及到所有行業(yè)，特別是第三產(chǎn)業(yè)中的金融業(yè)、零售業(yè)、通信業(yè)、高科技產(chǎn)業(yè)等。ERP已不再局限于企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的管理，而是拓展到整個(gè)行業(yè)的原材料供應(yīng)、生產(chǎn)加工、配送環(huán)節(jié)、流通環(huán)節(jié)以及最終消費(fèi)者，即整個(gè)供應(yīng)鏈的管理。

　　我國(guó)在流通領(lǐng)域中的ERP管理尚很欠缺，為數(shù)不多的一些ERP管理也僅僅局限于生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)的企業(yè)內(nèi)部，這就限制了企業(yè)，特別是流通環(huán)節(jié)上的企業(yè)更好地利用全行業(yè)中的資源來實(shí)現(xiàn)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)和管理。

　　在談如何通過ERP系統(tǒng)實(shí)施提升采購(gòu)管理水平之前，先看一下傳統(tǒng)模式中采購(gòu)管理的特點(diǎn)和有哪些缺點(diǎn)：

　　1.1物料采購(gòu)與物料管理為一體

　　目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購(gòu)管理的職能部門為供應(yīng)部(科)，也有企業(yè)將銷售職能與采購(gòu)職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是：

　　需求部門提出采購(gòu)要求--指定采購(gòu)計(jì)劃/定單--詢價(jià)/處理報(bào)價(jià)--下發(fā)運(yùn)通知--檢驗(yàn)入庫--通知財(cái)務(wù)付款 。

　　上述是一個(gè)完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，在實(shí)際操作中有些流程如詢價(jià)/報(bào)價(jià)在很多企業(yè)中不是每次都進(jìn)行的，該流程主要缺點(diǎn)是：物料管理、采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理由一個(gè)職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制;同時(shí)在這種模式下，供應(yīng)部(科)擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然會(huì)加大采購(gòu)量, 尤其是在原料漲價(jià)時(shí)，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應(yīng)付帳款。

　　1.2業(yè)務(wù)信息共享程度弱

　　由于大部分的采購(gòu)操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查;同時(shí)采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響大;

　　1.3采購(gòu)控制通常是事后控制

　　其實(shí)不僅是采購(gòu)環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對(duì)大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠?yàn)槠髽I(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個(gè)企業(yè)橫跨多個(gè)區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。

　　二、 ERP系統(tǒng)的實(shí)施為采購(gòu)管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果

　　通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購(gòu)管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果呢?

　　2.1以職責(zé)為核心

　　在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對(duì)應(yīng)的工作范圍，如我們?cè)谄髽I(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部(科)，之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國(guó)外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對(duì)應(yīng)各個(gè)職責(zé)，這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的，也可以靈活進(jìn)行定義。如下表的采購(gòu)流程在ERP系統(tǒng)中將包含如下職責(zé)：

　　系統(tǒng)將部分工作從采購(gòu)模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購(gòu)請(qǐng)求、檢驗(yàn)入庫、通知財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理這幾個(gè)工作等。系統(tǒng)的這種設(shè)計(jì)方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責(zé)，并對(duì)應(yīng)到模塊中，在ERP實(shí)施中，最好將屬于一個(gè)模塊的職責(zé)進(jìn)行組合成一個(gè)工作組或業(yè)務(wù)部門，這樣做的益處在于：

　　企業(yè)將同一類業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。如某企業(yè)在實(shí)施中通過職責(zé)分析，發(fā)現(xiàn)同一個(gè)采購(gòu)定單職責(zé)由多個(gè)業(yè)務(wù)部門所擁有，在咨詢顧問的建議下，將其收歸為一個(gè)部門，減少了大量采購(gòu)資金。實(shí)行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作，因?yàn)槠髽I(yè)的跨部門協(xié)調(diào)是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，減少了這些工作，無疑極大地提高了辦事效率;

　　將屬于庫存的職責(zé)從原有的職能部門分離出去，有利于加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督，因?yàn)閺膸齑婀芾斫嵌戎v，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易，而采購(gòu)部門希望存貨的數(shù)量“多”些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對(duì)矛盾使得庫存管理部門盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補(bǔ)充計(jì)劃，包括最大-最小計(jì)劃、物料調(diào)配計(jì)劃等，而采購(gòu)部門通過對(duì)存貨的定期檢查來避免缺貨。經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，其存貨必然會(huì)調(diào)整到一個(gè)相對(duì)合理的水平。

　　物流管理和資金流管理分離，即將通知財(cái)務(wù)付款職能放到財(cái)務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動(dòng)的管理思路，避免了對(duì)供應(yīng)商付款中的很多人為因素，同時(shí)對(duì)盲目采購(gòu)也起了相當(dāng)?shù)南拗谱饔?，因?yàn)楦犊畹臋?quán)利不在物流部門。

　　2.2基礎(chǔ)信息高度共享

　　雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會(huì)增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。具體到采購(gòu)管理中，采購(gòu)員、詢價(jià)/報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加，因?yàn)橐酝@些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購(gòu)單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣做對(duì)采購(gòu)管理會(huì)帶來如下變革：

　　1、業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)

　　ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購(gòu)?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等;

　　2、減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素

　　對(duì)供應(yīng)商的管理在采購(gòu)管理中是一個(gè)中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級(jí)等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。

　　2.3控制體系完備

　　“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別：

　　1、流程有序

　　在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過采購(gòu)申請(qǐng)，哪些物料必須首先制定總的采購(gòu)計(jì)劃等來對(duì)采購(gòu)工作流程進(jìn)行控制，來細(xì)化采購(gòu)部門的日常管理，加大管理幅度;

　　2、審批嚴(yán)格

　　雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購(gòu)管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購(gòu)單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購(gòu)哪種物料，其采購(gòu)金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。如果一個(gè)公司采取集中財(cái)務(wù)模式，那么配合采購(gòu)流程的控制，其效果將更明顯;

　　3、監(jiān)督有方

　　在采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過程中，監(jiān)督人員(不僅指采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo))若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單;

　　區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來反映某一時(shí)期采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，包括趨勢(shì)分析等，為下一階段工作改善提供及時(shí)的信息;

　　ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)采購(gòu)管理的改善不僅局限于上述3個(gè)方面，更重要的是它為業(yè)務(wù)人員帶來了一種體驗(yàn)，讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的。