中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便

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        中小企業(yè)，而真正需要進(jìn)行辦公的人員則更少。加上企業(yè)的特性，使ＯＡ的優(yōu)勢(shì)功能在這也不具現(xiàn)實(shí)意義。像上文中說(shuō)到的那樣中小企業(yè)的管理較為扁平，各種意見(jiàn)和思想都能很快的進(jìn)行交流。對(duì)于某些工作有時(shí)在中午用餐時(shí)間幾個(gè)經(jīng)辦人就可以敲定并付諸實(shí)施，事后的反饋也還算可以。重要的是這樣具備相當(dāng)?shù)撵`活性，在中國(guó)這是十分重要的。而現(xiàn)在硬要大家過(guò)渡到ＯＡ中來(lái)辦公，加上開(kāi)始操作上的不適應(yīng)，有時(shí)還發(fā)生操作上的錯(cuò)誤，諸如張三要做的工作被李四收到等等的問(wèn)題，難免使大家對(duì)ＯＡ產(chǎn)生了抵觸情緒。此時(shí)ＯＡ系統(tǒng)就像是雞肋，可謂“食之無(wú)味，棄之可惜”。 

        通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。 

        企業(yè)信息化是一個(gè)過(guò)程，要循序漸進(jìn)。有的企業(yè)對(duì)OA的要求是一步到位，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式一下子就轉(zhuǎn)變到無(wú)紙化辦公，把企業(yè)的所有的業(yè)務(wù)流程統(tǒng)統(tǒng)移植到OA系統(tǒng)中，盲目的追求大而全，這個(gè)觀點(diǎn)是非常錯(cuò)誤的。各個(gè)企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)不同，員工的知識(shí)層面、對(duì)新事物的接受程度也有差異，盲目的擴(kuò)大OA系統(tǒng)的功能，很可能會(huì)在一定范圍內(nèi)產(chǎn)生抵觸，不利于企業(yè)信息化的推廣，還會(huì)增加企業(yè)的成本而達(dá)不到預(yù)期的效果。所以企業(yè)在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，要由簡(jiǎn)到繁，從基礎(chǔ)功能做起，逐步增加功能。 

        推廣實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過(guò)程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況逐一對(duì)照，從產(chǎn)品和供應(yīng)商方面認(rèn)真綜合比較，以主流的企業(yè)辦公自動(dòng)化軟件為目標(biāo)，最終選定企業(yè)所要用的OA。 

        OA系統(tǒng)的功能過(guò)多、過(guò)泛，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入較大；最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿(mǎn)足自己核心需求，既便宜又容易二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。 

        OA系統(tǒng)不同于CRM、HR和ERP等較為專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)，它是需要企業(yè)大部分人員使用的系統(tǒng)，所以在易用性方面有較強(qiáng)的要求。有些企業(yè)一味的追求知名高、規(guī)模大的OA廠商，大廠商固然有他自身的優(yōu)勢(shì)，尤其是在技術(shù)和大規(guī)模的平臺(tái)部署方面。但是中小型企業(yè)的特點(diǎn)是：用戶(hù)數(shù)較少、功能相對(duì)簡(jiǎn)單、預(yù)算有限。所以企業(yè)應(yīng)該著重考慮OA系統(tǒng)的功能是否能滿(mǎn)足企業(yè)目前的需要，尤其是現(xiàn)在OA產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度也很快，企業(yè)完全可以隨著自身的發(fā)展進(jìn)行升級(jí)或更換。 

       總之，中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點(diǎn)選擇一個(gè)實(shí)用、適用、易用、通?、性?xún)r(jià)比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功?，給企業(yè)帶來(lái)最大的回報(bào)。