中小企業(yè)究竟該如何用協(xié)同OA辦公軟件控制成本

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        讓我們以兩個企業(yè)常見的小問題來看看實現(xiàn)協(xié)同辦公的必要性。 

        1、普遍企業(yè)都會出現(xiàn)員工“瞎忙”現(xiàn)象

        越來越多的員工抱怨說“上司安排給自己的工作堆積成山了，怎么努力也好像完不成，這個周末估計又沒有休息，需要加班了。”這樣的例子比比皆是；而另外一邊是老板和管理層發(fā)出來的聲音，為什么員工都在辦公室里面，卻看不到員工做了哪些實際的工作，有些什么工作成效，這不但浪費了企業(yè)的時間，同時也浪費了員工的時間，是不是這位員工不能勝任他的工作？老板把業(yè)績不好全都歸咎在此，而員工卻是叫苦連天。如何去架構(gòu)企業(yè)內(nèi)部有效溝通的橋梁呢？

         這個橋梁可以由協(xié)同辦公軟件來承擔，因為從本質(zhì)上來看，協(xié)同辦公軟件是解決公司內(nèi)部問題的最佳平臺，也是提升公司內(nèi)部管理水平的一種重要工具。從管理軟件角度來說，協(xié)同辦公軟件不單單是單純的應用軟件，是架構(gòu)員工和老板之間有效協(xié)同溝通的橋梁，長遠來看是符合企業(yè)的發(fā)展需要的，同時也是蘊含著深刻管理思想的應用管理軟件。 

        此外，通過協(xié)同辦公軟件工作流可以解決流程審批太長、信息不能快速傳遞等體現(xiàn)員工“瞎忙”的現(xiàn)象。流程是企業(yè)日常運營的基礎(chǔ)。一個企業(yè)的效率低下，首先應檢查：企業(yè)的流程是否合理，是否簡潔和高效，能否有改進的地方，改進的可能性有多大。流程體現(xiàn)企業(yè)的一種文化，自定義的流程、簡單化的流程更方便員工的操作，把繁瑣的工作變成簡單，從而把員工從傳統(tǒng)低效的工作中釋放出來；而協(xié)同辦公軟件內(nèi)部的日程管理和工作日志則很好的把信息不能快速傳遞造成的不必要的困擾很好的解決了。每個老板都想了解員工的工作時間、工作動態(tài)，通過日程管理和工作日志就可以很清楚的了解到員工每天的工作計劃，什么時間做了哪些事情，可以了解員工本周的工作總結(jié)和下周的工作計劃，可以讓老板或者管理層更好的支配員工的工作，隨時提供決策調(diào)整思路，從而更合理的利用有效時間，提高每個員工的工作效率；工作日志可以分享出員工的收獲以及留下了哪些問題是需要企業(yè)協(xié)助去解決的。綜上所述，協(xié)同辦公軟件為解決企業(yè)內(nèi)部溝通提供了很好橋梁，將先進的管理思想注入到中小企業(yè)當中，進而大幅的提高企業(yè)的辦公效率，提升中小企業(yè)的市場競爭力。 

        2、中小企業(yè)究竟該如何控制成本

        缺少信息化資金準備的企業(yè)，對信息化的投入一般覺得比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上中小企業(yè)協(xié)同辦公軟件(OA)，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性，節(jié)省成本的同時完善了企業(yè)內(nèi)部的工作效率。相對來說，外資合資企業(yè)、港澳臺企業(yè)早就非常注重固定資產(chǎn)管理，就比如一份普通的企業(yè)宣傳單張，它到底需要不需要花錢，它到底屬于不屬于固定資產(chǎn)，外資合資、港澳臺企業(yè)認為它是企業(yè)的固定資產(chǎn)，會通過信息化系統(tǒng)去管理固定資產(chǎn)，這些資料由哪個員工出了庫存，發(fā)放給了客戶多少份，有多少是沒發(fā)放完、還需要重新進入庫的，這些企業(yè)都是以固定資產(chǎn)管理來實現(xiàn)的。做到從最小的地方去注重成本。而國內(nèi)的中小企業(yè)總是認為那只是一份資料，能多派給客戶就多派，不太注重固定資產(chǎn)管理，只要錢花出去了，能見到良好的企業(yè)利潤就可以了，因而沒有意識到微薄成本積累起來一樣會給企業(yè)造成浪費的后果。 

        綜上所述，在提倡雙贏的市場競爭中，協(xié)同軟件從項目型走向成熟產(chǎn)品型是一個必然的過程。協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品也必將向?qū)I(yè)品牌靠攏，廣東因豪集團旗下的開心協(xié)同軟件（OA）經(jīng)過五年市場的洗禮，必將成為（OA）品牌的佼佼者，在管理理念、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)架構(gòu)、售后服務、細節(jié)處理上處處體現(xiàn)為廣大中小企業(yè)著想、貼合中小企業(yè)所需，因而必將成為新一輪自主研發(fā)信息產(chǎn)品化浪潮中的主力軍，成為企業(yè)管理創(chuàng)造雙贏的一個必勝的戰(zhàn)略武器。