以人為本贏在執(zhí)行 協(xié)同管理思想核心

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協(xié)同概念始于上世紀(jì)80年代，如微軟的Exchange、IBM的Lotus/Notes，到后來的電子郵件、OA、CRM、ERP等，都有協(xié)同的概念在里面。協(xié)同軟件（Collaboration Software）是指那些以團隊協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時通信、VoIP等；實時會議，包括電話會議、視頻會議等；群組協(xié)作，如工作流管理、群件等；聯(lián)系人管理以及相關(guān)的信息安全產(chǎn)品如信息加密、身份認(rèn)證等。

面對這場經(jīng)濟危機的大潮，很多企業(yè)陷入了發(fā)展困境，但也有企業(yè)異軍突起，在這場變革中找到了新的發(fā)展方向。顯然，信息化是市場開源節(jié)流呼聲背后的最佳選擇，而以團隊協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)同軟件，能抓住企業(yè)管理中的核心危機， 幫助企業(yè)越過障礙，開拓出新的發(fā)展機遇。以下就以產(chǎn)品競爭力第一的軟件為例，來探討協(xié)同管理的思想核心。

協(xié)同管理應(yīng)對組織生命周期的核心危機

組織單位的產(chǎn)生和發(fā)展，有其內(nèi)在的規(guī)律，其產(chǎn)生、成長和最終再發(fā)展的過程，稱為組織的生命周期（Organizational Life Cycles），掌握組織生命周期有利于日常管理工作。

組織在發(fā)展過程中，會經(jīng)歷創(chuàng)業(yè)、集體化、規(guī)范化、精細(xì)化四個階段。組織在創(chuàng)業(yè)階段，創(chuàng)業(yè)者往往通過技術(shù)或商業(yè)創(chuàng)意，推進組織發(fā)展，此時會經(jīng)歷“無領(lǐng)導(dǎo)”危機，采用計算機支持的協(xié)同工作（CSCW ，Computer Supported Cooperative Work，即協(xié)同軟件）系統(tǒng)，則有利于在管理機制尚不建全的前提下，有序地推進工作。

當(dāng)組織渡過創(chuàng)業(yè)階段，開始進入集體化階段時，團隊協(xié)作的重要性開始顯現(xiàn)。在集體化階段，圍繞著組織目標(biāo)，需要自上而下地推動工作以達成目標(biāo)。但是，此時的管理危機是，管理者希望組織的所有組成部分協(xié)調(diào)在一起，而組織則需要尋找一種機制去控制和協(xié)調(diào)各部門而不直接受高層的監(jiān)督。此時如果導(dǎo)入系統(tǒng)化的協(xié)調(diào)機制，例如CSCW，則有利于解決“協(xié)調(diào)”的危機。

組織進入規(guī)范化階段后，內(nèi)部的管理系統(tǒng)增多，人事、物流、財務(wù)、業(yè)務(wù)等各項管理制度增加。在傳統(tǒng)的“手工”方式下，運用這些系統(tǒng)規(guī)范工作時，顯得手續(xù)繁雜，并且不易掌握。采用計算機將這些系統(tǒng)予以自動運行，不僅有利于解決系統(tǒng)處理效率問題，而且有利于避免由于規(guī)范化管理而導(dǎo)致的人為官僚習(xí)氣。

組織進入精細(xì)化管理階段后，各個部門、各個崗位的工作更加專業(yè)化，跨部門、跨組織的工作時常出現(xiàn)，為完成某一跨部門任務(wù)而組建的虛擬團隊大量存在，工作人員往往同時兼具多種角色。此時，以提升團隊協(xié)作能力為主要應(yīng)用目標(biāo)的協(xié)同軟件，成為在管理制度眾多、管理層級較長、職責(zé)角色復(fù)雜的組織中，恢復(fù)其活力的效工具。

以“產(chǎn)品競爭力第一”的軟件為例，采用協(xié)同軟件之后，有助于組織恢復(fù)活力，組織即有精細(xì)化階段的規(guī)范化、專業(yè)化管理水準(zhǔn)，又具有創(chuàng)業(yè)階段的管理特性，最高管理者可以指揮和調(diào)度整個組織各個運營環(huán)節(jié)。

扁平化管理需要協(xié)同化IT系統(tǒng)

大部分企業(yè)都是金字塔式的科層結(jié)構(gòu)，例如IBM在管理變革前有18個管理層級，最高決策者的決策要通過18個層級層層下達到基層，同樣基層的工作反饋也要歷經(jīng)漫長的管理層級才能到達決策層。

大量的管理中間層，不僅占有了組織成本，而且削弱了組織效率，和衰減了組織的信息傳導(dǎo)，因此扁平化管理勢在必行。美國管理學(xué)家德魯克曾經(jīng)以樂團的例子，來說明組織的扁平化管理。他指出：幾百名音樂家能夠與他們的首席執(zhí)行官（樂隊指揮）一起演奏，是因為大家共同使用著同一張總譜。

20世紀(jì)90年代美國管理學(xué)家哈默和錢皮提出BPM（業(yè)務(wù)流程管理，Business Process Management）思想，其中BPR（業(yè)務(wù)流程再造，Business Process Reengineering）是主要手段。BPR的主要模式是，以業(yè)務(wù)流程為中心建立扁平化管理體系，打破金字塔狀的組織結(jié)構(gòu)，以實現(xiàn)組織各級成員的有效溝通，使企業(yè)組織具有較強的應(yīng)變能力和較大的靈活性?？梢娏鞒淘僭斓乃枷胍彩潜馄交枷氘a(chǎn)生的淵源之一。

扁平化組織建立后，決策層和操作層之間的中間管理層級很少，組織最大可能將決策權(quán)延至最遠的底層，從而提高組織的效率。扁平化理論用于文件傳閱處理，便可以看出扁平化管理的好處。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，一份報告從擬稿、送審到批復(fù)，董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理和總工程師、總會計師和總經(jīng)濟師，都要“圈閱”一遍。這種十幾年來不變更的“公文旅行”模式，效率十分低下，因為每位領(lǐng)導(dǎo)之間都是“串聯(lián)模式”，只能一個看完了傳給另一個再看。這一審批模式運轉(zhuǎn)周期較長，一旦等待到?jīng)Q策完成，解決問題的機遇已經(jīng)完全喪失。扁平化管理在文件傳閱中的運用，可以通過網(wǎng)上傳遞的形式出現(xiàn)，原來的串聯(lián)電路模式則改變成了并聯(lián)電路模式，文件的傳閱處理在各位領(lǐng)導(dǎo)之間可以在網(wǎng)上同步進行，文件傳遞處理速度大大加快，節(jié)約了時間成本，極大地提高了工作效率。

除了行政公文以外，扁平化管理廣泛地應(yīng)用于市場營銷、技術(shù)服務(wù)、財務(wù)管理各個領(lǐng)域，從借款報銷、合同審批，到物流采購申請審閱等等，都可以通過扁平化組織模式完成。協(xié)達協(xié)同軟件借助互聯(lián)網(wǎng)等IT系統(tǒng)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)虛擬辦公場所，使底層操作者可以快速與高層決策者溝通信息，協(xié)同軟件中的核心功能業(yè)務(wù)流程管理，其組織權(quán)限和職責(zé)定義，使得這種溝通變得規(guī)范化并且可控。

以人為本、贏在執(zhí)行，協(xié)同管理的思想核心

傳統(tǒng)的管理思想和管理理論，聚焦在業(yè)務(wù)的管理上，例如采購、銷售、庫存、財務(wù)等等，即管“事”。事實上，所有的管理事件都需要人去執(zhí)行，因此管“人”才是管事的根本。以人為本的管理，并不是傳統(tǒng)意義上的人員檔案、績效考評等人力資源管理，而是管理人在組織中的行為，主要包括了三個方面：業(yè)務(wù)處理的職責(zé)權(quán)限、管理制度的遵從度、自覺自發(fā)工作的主觀能動性。

從組織行為學(xué) （organizational behavioral science） 的思想出發(fā)，組織的管理行為和業(yè)務(wù)行為，都需要建立一定的秩序和規(guī)律，以便于管理和業(yè)務(wù)的有序推進。秩序和規(guī)律的建立，主要依賴于管理制度建立、企業(yè)文化建設(shè)，以及制度和文化體系的執(zhí)行，而這個執(zhí)行的主體就是“人”。

當(dāng)前，許多管理學(xué)派與新興的計算機技術(shù)緊密相關(guān)，包括：溝通信息中心學(xué)派、數(shù)學(xué)模型學(xué)派、管理過程學(xué)派、社會合作學(xué)派、決策理論學(xué)派。許多流行的管理軟件，都融合了新興的現(xiàn)代管理理論，以前在管理軟件中得到最為廣泛應(yīng)用的是“決策理論”，ERP （企業(yè)資源計劃，Enterprise Resource Planning）和BI（商業(yè)智能，Business Intelligence）等管理軟件，都是以此為理論基礎(chǔ)。DSS（決策支持系統(tǒng)，Decision Support System）的概念提出20多年來，是管理軟件發(fā)展最為迅速的時期，這期間以輔助計劃和決策為主要應(yīng)用價值的ERP，完成了從概念推廣到應(yīng)用普及的歷史使命。

ERP是典型的管“事”的軟件，以提供準(zhǔn)確及時的計劃、統(tǒng)計、分析等功能，輔助管理者對“事”的正確決策，以提升應(yīng)用單位的戰(zhàn)略決策管理能力，對增強應(yīng)用單位的競爭力具有不可取代的應(yīng)用價值。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，提供準(zhǔn)確的決策已經(jīng)變得并不困難，決策力難以成為核心競爭力，而如何管好“人”以提升“執(zhí)行力”，逐步成為管理者關(guān)注的焦點。管理學(xué)家保羅·托馬斯和大衛(wèi)·伯恩在《執(zhí)行力》一書中寫到：沒有執(zhí)行力，就沒有競爭力！

可見，協(xié)同管理抓住了企業(yè)組織生命周期中的核心，能幫助企業(yè)實現(xiàn)扁平化管理，有效提升企業(yè)管理執(zhí)行力，從而增強企業(yè)核心競爭力。即便是遇到經(jīng)濟不景氣的時期，協(xié)同軟件也可以幫助企業(yè)積極應(yīng)對組織中的核心危機，從而轉(zhuǎn)為為機，迎來經(jīng)濟復(fù)蘇的春潮。（e-works）