以人為本贏在執(zhí)行 協(xié)同管理思想核心

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協(xié)同概念始于上世紀(jì)80年代，如微軟的Exchange、IBM的Lotus/Notes，到后來(lái)的電子郵件、OA、CRM、ERP等，都有協(xié)同的概念在里面。協(xié)同軟件（Collaboration Software）是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項(xiàng)目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、VoIP等；實(shí)時(shí)會(huì)議，包括電話會(huì)議、視頻會(huì)議等；群組協(xié)作，如工作流管理、群件等；聯(lián)系人管理以及相關(guān)的信息安全產(chǎn)品如信息加密、身份認(rèn)證等。

面對(duì)這場(chǎng)經(jīng)濟(jì)危機(jī)的大潮，很多企業(yè)陷入了發(fā)展困境，但也有企業(yè)異軍突起，在這場(chǎng)變革中找到了新的發(fā)展方向。顯然，信息化是市場(chǎng)開(kāi)源節(jié)流呼聲背后的最佳選擇，而以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)同軟件，能抓住企業(yè)管理中的核心危機(jī)， 幫助企業(yè)越過(guò)障礙，開(kāi)拓出新的發(fā)展機(jī)遇。以下就以產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力第一的軟件為例，來(lái)探討協(xié)同管理的思想核心。

協(xié)同管理應(yīng)對(duì)組織生命周期的核心危機(jī)

組織單位的產(chǎn)生和發(fā)展，有其內(nèi)在的規(guī)律，其產(chǎn)生、成長(zhǎng)和最終再發(fā)展的過(guò)程，稱為組織的生命周期（Organizational Life Cycles），掌握組織生命周期有利于日常管理工作。

組織在發(fā)展過(guò)程中，會(huì)經(jīng)歷創(chuàng)業(yè)、集體化、規(guī)范化、精細(xì)化四個(gè)階段。組織在創(chuàng)業(yè)階段，創(chuàng)業(yè)者往往通過(guò)技術(shù)或商業(yè)創(chuàng)意，推進(jìn)組織發(fā)展，此時(shí)會(huì)經(jīng)歷“無(wú)領(lǐng)導(dǎo)”危機(jī)，采用計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作（CSCW ，Computer Supported Cooperative Work，即協(xié)同軟件）系統(tǒng)，則有利于在管理機(jī)制尚不建全的前提下，有序地推進(jìn)工作。

當(dāng)組織渡過(guò)創(chuàng)業(yè)階段，開(kāi)始進(jìn)入集體化階段時(shí)，團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要性開(kāi)始顯現(xiàn)。在集體化階段，圍繞著組織目標(biāo)，需要自上而下地推動(dòng)工作以達(dá)成目標(biāo)。但是，此時(shí)的管理危機(jī)是，管理者希望組織的所有組成部分協(xié)調(diào)在一起，而組織則需要尋找一種機(jī)制去控制和協(xié)調(diào)各部門而不直接受高層的監(jiān)督。此時(shí)如果導(dǎo)入系統(tǒng)化的協(xié)調(diào)機(jī)制，例如CSCW，則有利于解決“協(xié)調(diào)”的危機(jī)。

組織進(jìn)入規(guī)范化階段后，內(nèi)部的管理系統(tǒng)增多，人事、物流、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等各項(xiàng)管理制度增加。在傳統(tǒng)的“手工”方式下，運(yùn)用這些系統(tǒng)規(guī)范工作時(shí)，顯得手續(xù)繁雜，并且不易掌握。采用計(jì)算機(jī)將這些系統(tǒng)予以自動(dòng)運(yùn)行，不僅有利于解決系統(tǒng)處理效率問(wèn)題，而且有利于避免由于規(guī)范化管理而導(dǎo)致的人為官僚習(xí)氣。

組織進(jìn)入精細(xì)化管理階段后，各個(gè)部門、各個(gè)崗位的工作更加專業(yè)化，跨部門、跨組織的工作時(shí)常出現(xiàn)，為完成某一跨部門任務(wù)而組建的虛擬團(tuán)隊(duì)大量存在，工作人員往往同時(shí)兼具多種角色。此時(shí)，以提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力為主要應(yīng)用目標(biāo)的協(xié)同軟件，成為在管理制度眾多、管理層級(jí)較長(zhǎng)、職責(zé)角色復(fù)雜的組織中，恢復(fù)其活力的效工具。

以“產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力第一”的軟件為例，采用協(xié)同軟件之后，有助于組織恢復(fù)活力，組織即有精細(xì)化階段的規(guī)范化、專業(yè)化管理水準(zhǔn)，又具有創(chuàng)業(yè)階段的管理特性，最高管理者可以指揮和調(diào)度整個(gè)組織各個(gè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)。

扁平化管理需要協(xié)同化IT系統(tǒng)

大部分企業(yè)都是金字塔式的科層結(jié)構(gòu)，例如IBM在管理變革前有18個(gè)管理層級(jí)，最高決策者的決策要通過(guò)18個(gè)層級(jí)層層下達(dá)到基層，同樣基層的工作反饋也要?dú)v經(jīng)漫長(zhǎng)的管理層級(jí)才能到達(dá)決策層。

大量的管理中間層，不僅占有了組織成本，而且削弱了組織效率，和衰減了組織的信息傳導(dǎo)，因此扁平化管理勢(shì)在必行。美國(guó)管理學(xué)家德魯克曾經(jīng)以樂(lè)團(tuán)的例子，來(lái)說(shuō)明組織的扁平化管理。他指出：幾百名音樂(lè)家能夠與他們的首席執(zhí)行官（樂(lè)隊(duì)指揮）一起演奏，是因?yàn)榇蠹夜餐褂弥粡埧傋V。

20世紀(jì)90年代美國(guó)管理學(xué)家哈默和錢皮提出BPM（業(yè)務(wù)流程管理，Business Process Management）思想，其中BPR（業(yè)務(wù)流程再造，Business Process Reengineering）是主要手段。BPR的主要模式是，以業(yè)務(wù)流程為中心建立扁平化管理體系，打破金字塔狀的組織結(jié)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)組織各級(jí)成員的有效溝通，使企業(yè)組織具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和較大的靈活性?？梢?jiàn)流程再造的思想也是扁平化思想產(chǎn)生的淵源之一。

扁平化組織建立后，決策層和操作層之間的中間管理層級(jí)很少，組織最大可能將決策權(quán)延至最遠(yuǎn)的底層，從而提高組織的效率。扁平化理論用于文件傳閱處理，便可以看出扁平化管理的好處。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，一份報(bào)告從擬稿、送審到批復(fù)，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理和總工程師、總會(huì)計(jì)師和總經(jīng)濟(jì)師，都要“圈閱”一遍。這種十幾年來(lái)不變更的“公文旅行”模式，效率十分低下，因?yàn)槊课活I(lǐng)導(dǎo)之間都是“串聯(lián)模式”，只能一個(gè)看完了傳給另一個(gè)再看。這一審批模式運(yùn)轉(zhuǎn)周期較長(zhǎng)，一旦等待到?jīng)Q策完成，解決問(wèn)題的機(jī)遇已經(jīng)完全喪失。扁平化管理在文件傳閱中的運(yùn)用，可以通過(guò)網(wǎng)上傳遞的形式出現(xiàn)，原來(lái)的串聯(lián)電路模式則改變成了并聯(lián)電路模式，文件的傳閱處理在各位領(lǐng)導(dǎo)之間可以在網(wǎng)上同步進(jìn)行，文件傳遞處理速度大大加快，節(jié)約了時(shí)間成本，極大地提高了工作效率。

除了行政公文以外，扁平化管理廣泛地應(yīng)用于市場(chǎng)營(yíng)銷、技術(shù)服務(wù)、財(cái)務(wù)管理各個(gè)領(lǐng)域，從借款報(bào)銷、合同審批，到物流采購(gòu)申請(qǐng)審閱等等，都可以通過(guò)扁平化組織模式完成。協(xié)達(dá)協(xié)同軟件借助互聯(lián)網(wǎng)等IT系統(tǒng)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)虛擬辦公場(chǎng)所，使底層操作者可以快速與高層決策者溝通信息，協(xié)同軟件中的核心功能業(yè)務(wù)流程管理，其組織權(quán)限和職責(zé)定義，使得這種溝通變得規(guī)范化并且可控。

以人為本、贏在執(zhí)行，協(xié)同管理的思想核心

傳統(tǒng)的管理思想和管理理論，聚焦在業(yè)務(wù)的管理上，例如采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等等，即管“事”。事實(shí)上，所有的管理事件都需要人去執(zhí)行，因此管“人”才是管事的根本。以人為本的管理，并不是傳統(tǒng)意義上的人員檔案、績(jī)效考評(píng)等人力資源管理，而是管理人在組織中的行為，主要包括了三個(gè)方面：業(yè)務(wù)處理的職責(zé)權(quán)限、管理制度的遵從度、自覺(jué)自發(fā)工作的主觀能動(dòng)性。

從組織行為學(xué) （organizational behavioral science） 的思想出發(fā)，組織的管理行為和業(yè)務(wù)行為，都需要建立一定的秩序和規(guī)律，以便于管理和業(yè)務(wù)的有序推進(jìn)。秩序和規(guī)律的建立，主要依賴于管理制度建立、企業(yè)文化建設(shè)，以及制度和文化體系的執(zhí)行，而這個(gè)執(zhí)行的主體就是“人”。

當(dāng)前，許多管理學(xué)派與新興的計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密相關(guān)，包括：溝通信息中心學(xué)派、數(shù)學(xué)模型學(xué)派、管理過(guò)程學(xué)派、社會(huì)合作學(xué)派、決策理論學(xué)派。許多流行的管理軟件，都融合了新興的現(xiàn)代管理理論，以前在管理軟件中得到最為廣泛應(yīng)用的是“決策理論”，ERP （企業(yè)資源計(jì)劃，Enterprise Resource Planning）和BI（商業(yè)智能，Business Intelligence）等管理軟件，都是以此為理論基礎(chǔ)。DSS（決策支持系統(tǒng)，Decision Support System）的概念提出20多年來(lái)，是管理軟件發(fā)展最為迅速的時(shí)期，這期間以輔助計(jì)劃和決策為主要應(yīng)用價(jià)值的ERP，完成了從概念推廣到應(yīng)用普及的歷史使命。

ERP是典型的管“事”的軟件，以提供準(zhǔn)確及時(shí)的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，輔助管理者對(duì)“事”的正確決策，以提升應(yīng)用單位的戰(zhàn)略決策管理能力，對(duì)增強(qiáng)應(yīng)用單位的競(jìng)爭(zhēng)力具有不可取代的應(yīng)用價(jià)值。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，提供準(zhǔn)確的決策已經(jīng)變得并不困難，決策力難以成為核心競(jìng)爭(zhēng)力，而如何管好“人”以提升“執(zhí)行力”，逐步成為管理者關(guān)注的焦點(diǎn)。管理學(xué)家保羅·托馬斯和大衛(wèi)·伯恩在《執(zhí)行力》一書中寫到：沒(méi)有執(zhí)行力，就沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)力！

可見(jiàn)，協(xié)同管理抓住了企業(yè)組織生命周期中的核心，能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)扁平化管理，有效提升企業(yè)管理執(zhí)行力，從而增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。即便是遇到經(jīng)濟(jì)不景氣的時(shí)期，協(xié)同軟件也可以幫助企業(yè)積極應(yīng)對(duì)組織中的核心危機(jī)，從而轉(zhuǎn)為為機(jī)，迎來(lái)經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇的春潮。（e-works）