設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室的建議

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一、知道自己要努力實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

  美國(guó)奧克蘭縣的IT部門在1997年開始設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))時(shí)，就制訂了清晰的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)。他們與業(yè)務(wù)合作伙伴一起有效地確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，并且通過技術(shù)來提高政府業(yè)務(wù)部門的效率。

  設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室需要拿出清楚的理由，這有諸多原因。一家組織不會(huì)始終需要設(shè)立正式的項(xiàng)目管理辦公室，如果只是希望跟蹤項(xiàng)目，那么一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目跟蹤應(yīng)用軟件也許就足夠了。但如果想改進(jìn)完成項(xiàng)目的方法，并且對(duì)確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)的流程擁有更大的控制權(quán)，那么運(yùn)作順暢的OA辦公系統(tǒng)就有助于實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)目標(biāo)。

  此外，IT部門內(nèi)外很少有人會(huì)喜歡這樣的想法: 一個(gè)集中部門負(fù)責(zé)審批及否決項(xiàng)目、報(bào)告衡量尺度，以及督促項(xiàng)目經(jīng)理、確保項(xiàng)目處于正常軌道。IT員工和內(nèi)部客戶會(huì)對(duì)設(shè)立OA辦公系統(tǒng)的工作出難題。為了得到他們的支持，就要拿出確鑿的理由，表明為什么需要設(shè)立OA辦公系統(tǒng)，又不會(huì)增強(qiáng)官僚主義。

  設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室、制訂相關(guān)的項(xiàng)目管理流程，這常常需要投入大量的時(shí)間和資金，可能需要好幾年才能把這項(xiàng)工作做到位。有人會(huì)對(duì)此產(chǎn)生厭煩情緒，如果他們對(duì)設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室所需的時(shí)間和資金提出質(zhì)疑，對(duì)此要有明確的答復(fù)。

二、獲得管理人員的支持。

  如果能夠獲得管理人員的支持，不但可以讓公司的每個(gè)人都采用新的流程，還能夠簡(jiǎn)化變更管理難題。

  為了讓項(xiàng)目成功，軟硬件方面需要開支，需要對(duì)公司內(nèi)部的人員進(jìn)行培訓(xùn)，需要從內(nèi)部改變公司文化，需要改變你所服務(wù)的客戶或者合作伙伴的文化。這都需要時(shí)間和精力，要是項(xiàng)目執(zhí)行發(fā)起人覺得把時(shí)間花在項(xiàng)目上不劃算，設(shè)立PMD也就不會(huì)取得成功。

三、明確項(xiàng)目管理辦公室向誰報(bào)告。

奧克蘭縣IT部門下設(shè)的項(xiàng)目管理辦公室直接向CIO報(bào)告。負(fù)責(zé)IT部門的IT主管希望OA辦公系統(tǒng)向自己報(bào)告，那樣IT部門的各個(gè)小組影響不了OA辦公系統(tǒng)。由于向CIO辦公室報(bào)告，項(xiàng)目管理辦公室確實(shí)成了提供項(xiàng)目管理和指導(dǎo)服務(wù)的集中部門，確保了標(biāo)準(zhǔn)和流程變更出現(xiàn)在組織內(nèi)部的最高層面。

四、讓OA辦公系統(tǒng)負(fù)責(zé)流程，而不是負(fù)責(zé)懲罰措施。

  OA辦公系統(tǒng)一定要成為大家都愿意尋求幫助的部門。如果項(xiàng)目經(jīng)理擔(dān)心OA辦公系統(tǒng)會(huì)告訴CIO自己沒有完成工作，他就不會(huì)找OA辦公系統(tǒng)尋求幫助。

  要IT部門打消“OA辦公系統(tǒng)是項(xiàng)目管理監(jiān)督部門”的這種印象向來很難。這就是為什么要強(qiáng)調(diào)OA辦公系統(tǒng)的角色應(yīng)當(dāng)是流程的監(jiān)管人、項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)員。OA辦公系統(tǒng)的作用不是向CIO報(bào)告做錯(cuò)的事情，而是為項(xiàng)目經(jīng)理提供相關(guān)工具和儀表板，他們可以用來查清楚哪個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度落后、哪個(gè)項(xiàng)目按時(shí)完成、哪個(gè)項(xiàng)目需要加把勁。

五、選擇項(xiàng)目管理軟件。

  正如需要設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室以便知道自己要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)那樣，管理者頭腦中也要有清晰的最終目標(biāo)，那樣買來的軟件才能幫助自己駛向成功彼岸。比方說，因?yàn)閵W克蘭縣的IT部門希望內(nèi)部業(yè)務(wù)客戶在項(xiàng)目決策方面更多地扮演合作伙伴的角色，該組織需要一款工具讓IT部門能夠與客戶更好地進(jìn)行溝通。

  選擇項(xiàng)目管理軟件之前，專家建議IT主管要考慮希望落實(shí)到位的項(xiàng)目管理流程。不管實(shí)施的是什么樣的項(xiàng)目管理工具，它們都要支持你的流程。

  如果純粹為了技術(shù)而實(shí)施技術(shù)，那就錯(cuò)了。如果沒有圍繞技術(shù)的流程，那只是電子表格，它其實(shí)管理不了任何東西。

  開始考慮不同的軟件時(shí)，要確保其功能能實(shí)現(xiàn)自己的流程以及當(dāng)前和將來的首要目標(biāo)。OA辦公系統(tǒng)的規(guī)模開始可能很小，不過當(dāng)看到它給自己公司帶來的好處后，可以逐漸擴(kuò)大規(guī)模。同時(shí)，選擇軟件時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮到將來需求的變化。

  要牢記的另一個(gè)因素就是集成，使用多款可以彼此集成的工具，那樣就能夠在公司發(fā)展過程中采用新功能，至少能夠在這些工具之間輕松傳遞數(shù)據(jù)。

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nbsp; 最后，應(yīng)當(dāng)選擇真正能提供項(xiàng)目管理解決方案、而不是單單提供軟件的廠商。