企業(yè)如何應用OA辦公系統(tǒng)

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　目前很多組織在關注項目管理，把項目管理作為提高企業(yè)競爭力的基礎。很多國內(nèi)企業(yè)已經(jīng)不僅僅將重點放在提高項目經(jīng)理的個人技能，同時將組織整體的項目管理能力建設作為今后的發(fā)展目標。項目管理體系的建立，項目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還成立了相關的管理部門，如：項目管理部，項目管理中心，項目管理辦公室等，對項目進行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門這就是我們所說的OA辦公系統(tǒng)（Project Management Office）。 
　　但是，OA辦公系統(tǒng)如何在企業(yè)中發(fā)揮作用，它在項目管理過程中處于什么樣的角色，應該賦予什么樣的職權(quán)？不同組織的定義不同，甚至在組織內(nèi)部也在爭執(zhí)不休。下面摘錄一些組織對于OA辦公系統(tǒng)職能定義：
　　* 執(zhí)行項目文檔的收集和督促項目經(jīng)理按照公司的項目管理的制度來執(zhí)行項目。
　　* 類似于項目經(jīng)理部，將所有的項目經(jīng)理集中在這一個部門內(nèi)，在項目執(zhí)行過程中該部門成員擔任項目經(jīng)理的角色。
　　* 類似于項目項目控制部門，要求所有的項目控制，計劃審批等都通過此部門來進行。
    上述描述中哪種是OA辦公系統(tǒng)職能的準確描述？如何來定義OA辦公系統(tǒng)？其作用又是什么呢？這確實是很值得探討的問題。
　　OA辦公系統(tǒng)是什么？
　　目前各界對于OA辦公系統(tǒng)的爭議一直沒有間斷，對于OA辦公系統(tǒng)的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：OA辦公系統(tǒng)是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結(jié)果，同時項目成功的機率是上升的。OA辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。簡單的說，OA辦公系統(tǒng)可以達到以下作用：
　　* 建立組織的項目管理的制度標準。
　　* 在組織內(nèi)部增強溝通，平衡資源的使用。
　　* 提高員工的項目管理水平，提高組織的項目成功率。
　　OA辦公系統(tǒng)在組織中的角色
　　OA辦公系統(tǒng)是組織項目管理的核心，它在組織中起著至觀重要的作用，通常情況下，會充當以下3個角色：
　　第一種角色：作為項目管理的支持者。OA辦公系統(tǒng)主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務。這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項目經(jīng)理的認可，不容易引起太多的反對和權(quán)力究爭，作為OA辦公系統(tǒng)的剛剛起步階段，這種方式容易得以實施和執(zhí)行。
　　第二種角色：作為項目的控制者。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)擁有很大的權(quán)力，他相當于代表公司的管理層，對于項目進行整體的管理和控制，保證項目的順利執(zhí)行，以實現(xiàn)項目的目標和組織的目標。這時OA辦公系統(tǒng)的工作可以包括：資源的分配、計劃的審批，項目的檢查和分析等。OA辦公系統(tǒng)為組織的項目分配所需要的資源，確保組織資源在項目中使用的最優(yōu)化；同時對每一個所支持項目的項目計劃負責，進行項目計劃的審核，保證項目計劃的可行性和最優(yōu)化；另外還需要持續(xù)監(jiān)控項目，確保項目按照計劃執(zhí)行，并能夠成功完成。
　　第三中角色：作為項目戰(zhàn)略的管理者。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)需要制定整個公司的項目管理制度和構(gòu)架項目管理的體系。包括：為組織開發(fā)和選用適用的項目管理方法論、流程和工具，并形成統(tǒng)一的標準；建立組織的項目管理文化，證明項目管理的價值，形成項目管理的統(tǒng)一認識，并在組織內(nèi)部推行項目管理的標準；進行項目群管理（Project Portfolio Management），確保所有要執(zhí)行的項目能夠圍繞著組織的目標，并且能夠為公司帶來相應的利益。
　　在這里我們提到了項目群管理（Project Portfo