項(xiàng)目辦公室的重要職能——指定項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法（中）

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文檔標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目通常是以文件的形式記錄下來(lái)的，一個(gè)項(xiàng)目的確立通常也是源于文件。例如，當(dāng)投標(biāo)小組對(duì)客戶的招標(biāo)書作出回應(yīng)時(shí)，這一投標(biāo)文件就預(yù)示著一個(gè)新的項(xiàng)目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說(shuō)明、月進(jìn)度報(bào)告、變更單和其他要求都是與項(xiàng)目相關(guān)的文檔的一小部分。

項(xiàng)目辦公室經(jīng)常要為項(xiàng)目組成員提供指導(dǎo)，告訴他們選用何種文檔、何時(shí)使用以及如何使用等。通過(guò)履行這個(gè)角色，項(xiàng)目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強(qiáng)，從而保證項(xiàng)目的參與者協(xié)調(diào)一致地工作。通常地，項(xiàng)目辦公室人員必須在渴望一致性又需要合理的靈活性之間進(jìn)行平衡，其中一項(xiàng)主要任務(wù)就是要確認(rèn)何種文檔應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。下面列出的是項(xiàng)目辦公室應(yīng)該予以標(biāo)準(zhǔn)化的一些文檔例子。

狀態(tài)報(bào)告
狀態(tài)報(bào)告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項(xiàng)目組成員能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展的最新情況。狀態(tài)報(bào)告通常應(yīng)包括報(bào)告期內(nèi)的成本和進(jìn)度情況的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃相對(duì)照可以使項(xiàng)目成員明確在成本和進(jìn)度方面的差異，因此是項(xiàng)目控制的重要工具。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該負(fù)擔(dān)編制狀態(tài)報(bào)告的主要職責(zé)，使其能夠在整個(gè)組織中使用；項(xiàng)目辦公室還應(yīng)決定狀態(tài)報(bào)告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。

工時(shí)表
大多數(shù)以項(xiàng)目為中心的組織都要求其員工填寫工時(shí)表，通常為每周一次。員工在工時(shí)表上標(biāo)明其在報(bào)告期內(nèi)在各項(xiàng)目上所分配的時(shí)間。理論上，對(duì)這些工時(shí)表的分析會(huì)顯示出員工是如何花費(fèi)時(shí)間的。令人遺憾的是，工時(shí)表會(huì)產(chǎn)生很多不完美的信息，有些缺陷是和不誠(chéng)實(shí)的報(bào)告內(nèi)容有關(guān)的。例如，員工報(bào)告時(shí)夸大時(shí)間以顯得很忙。很多錯(cuò)誤的發(fā)生是因?yàn)閱T工在報(bào)告其時(shí)間分配時(shí)前后不一致；需要明確的還包括諸如超時(shí)和超量的工作如何報(bào)告，以及員工同時(shí)參加多個(gè)項(xiàng)目工作時(shí)如何進(jìn)行時(shí)間的分配，等。

變更單
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要應(yīng)對(duì)的一件事情就是需求將會(huì)發(fā)生改變，因此，項(xiàng)目辦公室認(rèn)真制定變更請(qǐng)求表格是很重要的。需要用變更請(qǐng)求表來(lái)啟動(dòng)變更管理過(guò)程。當(dāng)變更請(qǐng)求得到批準(zhǔn)時(shí)，變更執(zhí)行表就會(huì)發(fā)給應(yīng)該執(zhí)行該變更的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。變更請(qǐng)求處置表提供了同意或拒絕變更請(qǐng)求的決定信息。