項目辦公室的重要職能——指定項目管理的標準和方法（中）

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文檔標準

項目通常是以文件的形式記錄下來的，一個項目的確立通常也是源于文件。例如，當投標小組對客戶的招標書作出回應(yīng)時，這一投標文件就預(yù)示著一個新的項目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說明、月進度報告、變更單和其他要求都是與項目相關(guān)的文檔的一小部分。

項目辦公室經(jīng)常要為項目組成員提供指導，告訴他們選用何種文檔、何時使用以及如何使用等。通過履行這個角色，項目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強，從而保證項目的參與者協(xié)調(diào)一致地工作。通常地，項目辦公室人員必須在渴望一致性又需要合理的靈活性之間進行平衡，其中一項主要任務(wù)就是要確認何種文檔應(yīng)該標準化。下面列出的是項目辦公室應(yīng)該予以標準化的一些文檔例子。

狀態(tài)報告
狀態(tài)報告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項目組成員能夠及時掌握項目進展的最新情況。狀態(tài)報告通常應(yīng)包括報告期內(nèi)的成本和進度情況的數(shù)據(jù)。項目的實際進展與計劃相對照可以使項目成員明確在成本和進度方面的差異，因此是項目控制的重要工具。項目辦公室應(yīng)該負擔編制狀態(tài)報告的主要職責，使其能夠在整個組織中使用；項目辦公室還應(yīng)決定狀態(tài)報告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。

工時表
大多數(shù)以項目為中心的組織都要求其員工填寫工時表，通常為每周一次。員工在工時表上標明其在報告期內(nèi)在各項目上所分配的時間。理論上，對這些工時表的分析會顯示出員工是如何花費時間的。令人遺憾的是，工時表會產(chǎn)生很多不完美的信息，有些缺陷是和不誠實的報告內(nèi)容有關(guān)的。例如，員工報告時夸大時間以顯得很忙。很多錯誤的發(fā)生是因為員工在報告其時間分配時前后不一致；需要明確的還包括諸如超時和超量的工作如何報告，以及員工同時參加多個項目工作時如何進行時間的分配，等。

變更單
項目團隊需要應(yīng)對的一件事情就是需求將會發(fā)生改變，因此，項目辦公室認真制定變更請求表格是很重要的。需要用變更請求表來啟動變更管理過程。當變更請求得到批準時，變更執(zhí)行表就會發(fā)給應(yīng)該執(zhí)行該變更的個人或團隊。變更請求處置表提供了同意或拒絕變更請求的決定信息。