OA的快樂實施法

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自8月份開始實施OA辦公自動化系統(tǒng)以來，大連市建設投資公司循序漸進，做得有條不紊，用得得心應手，我們把這個過程稱為“快樂實施法”。

OA的開發(fā)主體是廠商，而實施和應用主體應該是客戶，也就是說廠商搭臺，用戶唱戲。大連建投認識到，好用的OA決不單單是廠家單獨開發(fā)出來的，還需要自己的親身體驗和大力參與，根據(jù)自己的實際辦公流程和特點，進行調整和完善，因為用戶對自身的需求最有發(fā)言權。

大連建投很好的把握了這個原則，積極配合廠商，采用通用產品+創(chuàng)新應用+循序漸進的實施方略，完美的實現(xiàn)了公司全員的辦公自動化。

通用產品

通用產品經過了充分的市場檢驗，成熟、穩(wěn)定、標準，容易實施，和完全開發(fā)相比能大大降低投資成本和周期，是此次選型的基礎。

目前國內各種通用性OA產品很多，看起來也都差不多，以前有很多OA軟件公司聯(lián)系建投，但是因為種種原因一直沒有找到合適的。為了能夠更好的適應自己的需求，建投還需要OA廠商有一定的實力能夠進行后期開發(fā)和持續(xù)的服務。

經過再三比較，最后建投確定了新思創(chuàng)OA，因為它在國內具有較高的知名度，產品的基礎功能較好，如公文流轉、文件傳遞、通知傳遞、新聞發(fā)布、日程安排、任務管理、日程安排、工作日記、規(guī)章制度、檔案管理、手機短信、電子郵件、論壇、投票等功能基本涵蓋了公司的日常辦公。

另外，它出色的易用性也是吸引建投的主要原因，因為公司部分領導和員工對電腦應用并不是很熟練，面對陌生的OA軟件更需要一個適應的過程，而良好的易用性顯然對于全員的快速接受具有重要意義。

創(chuàng)新應用

用戶的很多妙點子能夠很好的完善產品功能，而創(chuàng)新是一個持續(xù)的過程，相信隨著對軟件的不斷熟悉和理解，建投會有更多、更好的創(chuàng)新應用，這里只說幾個目前我們完成的內容。

1、大連市建設投資公司成立于1988年5月17日，為副廳級公司，注冊資金為人民幣2.57億元，是大連市人民政府獨資建立的綜合性投資機構，代表市政府從事固定資產投資、開發(fā)和經營活動的全民所有制經濟實體。

建投是比較有代表性的事業(yè)性單位，其內部分工比較明細，級別比較嚴格。其在OA的使用過程中每個模塊要做什么工作都要有嚴格的規(guī)定。針對這種情況，我們對OA產品的功能模塊重新做了比較明確的定義、菜單的結構重新做了調整；

2、通知分為重要性通知和一般性留言。重要性通知要有自動回復功能，并且可以通過系統(tǒng)自動發(fā)送手機短信給對方，而且手機短信能明確表達所發(fā)通知的意圖，以使用戶出差在外不能上網(wǎng)查看OA的時候，也可以了解公司內部的重要信息；

3、為了讓員工之間更方便、實時的進行交流，我們在OA中集成了騰訊RTX即時通訊系統(tǒng)。當OA系統(tǒng)中部門或者人員變動的時候，可以將變動直接更新到RTX中，不需要管理員維護更多的數(shù)據(jù)。并且可以更改公司的標識、LOGO等信息。不僅能實現(xiàn)員工之間實時的交流，而且更能體現(xiàn)公司的企業(yè)文化信息；

4、為了真正的體現(xiàn)民主，我們增加了總經理信箱的功能。各個員工可以有選擇的進行匿名或者不匿名給總經理提出意見或者建議，開通了員工和總經理直接溝通、交流的渠道；

5、為了體現(xiàn)公司的人性化管理，增加了生日祝福的功能。當有員工過生日的時候，系統(tǒng)會自動提前發(fā)送賀詞、賀卡、音樂進行祝賀；

6、修改以前的投票模塊，改成目前網(wǎng)上比較流行的調查問卷的形式；

7、修改以前的舊版論壇，加上現(xiàn)在比較流行、美觀的新式論壇；

8、改正人力資源模塊中不符合要求的部分，加上人才庫管理部分，使之更能方便的管理公司內部人力資源方面的信息。

這些新增的功能，體現(xiàn)了OA以應用為本的創(chuàng)新思想，得到了公司內部的一致認可。

循序漸進

雖然采用的是通用產品+創(chuàng)新應用的項目模式，但是大連建設投資公司并沒有把所有的開發(fā)內容都做成后才實施，因為那樣項目的周期太長，而且員工剛接觸時發(fā)現(xiàn)功能太多、太細，不利于他們的接受和應用，也會給公司帶來很大的震蕩和沖擊，實施、培訓難度大。

另一方面，即使作為OA的選型者，也很難在應用之前歸納所有的需求，看到哪些地方還需要修改，很多問題需要在應用中邊發(fā)現(xiàn)邊修改。這就需要采用循序漸進、由易到難的實施方式。

我們在合同中規(guī)定了需要定制開發(fā)或修改的部分功能，也留出了一個適當?shù)倪M行特殊（不可預見性）修改的空間，簽訂合同后，馬上實施了新思創(chuàng)OA的通用版本。因為這部分功能比較簡單、易懂、易用，可以讓大家先熟悉起來。

同時在另一邊，新思創(chuàng)開始按照合同開發(fā)、修改一些個性化功能，做完一部分就給系統(tǒng)安裝、更新，大致一個月后，OA的主要功能都慢慢的用起來了，OA也在不知不覺中順暢的融入到公司日常辦公中，融入到員工的辦公習慣中。給用戶的整體感覺是很容易，并沒有“傳說”中的那么難。

取得成效

1、建投公司以前都是用MSN、QQ等進行交流、傳送文件。本來是屬于公司內部的交流，卻要經過互聯(lián)網(wǎng)交流工具進行傳輸。不僅速度慢，而且影響員工之間的交流。使用RTX之后，速度明顯提高。并且RTX上已經修改了公司標志、LOGO等信息，更能體現(xiàn)公司的企業(yè)文化；

2、公司針對OA的各個模塊制定了嚴格的使用制度。哪些文件應該由通知發(fā)送、哪些文件應該由文件發(fā)送、哪些消息應該發(fā)通知、哪些消息應該發(fā)留言、哪些應該是新聞等等。使得公司的制度更加規(guī)范、流程更加合理、工作效率有顯著提高；

3、比較重要的消息、通知、新聞等，都通過手機短信發(fā)送，防止重要工作因為不能及時上網(wǎng)而至于耽擱；

4、現(xiàn)在公司的投票都在OA中進行，可以匿名、也可以用真名投票。更能及時的反應工作中存在的問題；

5、大家在業(yè)余時間可以在論壇上進行討論、交流。改變了以前沒事的時候打游戲的習慣。豐富了員工的業(yè)余文化生活；

6、公司內部的規(guī)章制度、法律法規(guī)等資源都放到OA的規(guī)章制度中，規(guī)范了公司內部的資源。同時，提高了資源共享，讓大家在查找資源的時候更方便、快捷；

7、公司內部的培訓資源、軟件工具、電腦驅動程序等資源都放到公司的網(wǎng)絡硬盤中。規(guī)范公司內部資源的同時，也防止了資源的丟失。

相信隨著應用的不斷深入，OA的作用也會日益彰顯。我們希望能從“快樂實施”一直走到“快樂應用”。(amt)