協(xié)同：有效授權(quán)——如何讓下屬做好執(zhí)行

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某日

老板王總對(duì)負(fù)責(zé)銷售的李經(jīng)理做了一個(gè)重要工作的安排，期間談了兩個(gè)小時(shí)，交代了諸多背景、重要性、目標(biāo)、權(quán)限范圍、風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容。

按照習(xí)慣，王總問(wèn)：你清楚了嗎？

李經(jīng)理回答：沒(méi)問(wèn)題，我回去就安排人辦。

李經(jīng)理回到辦公室，立即召集小張等若干骨干，談了30分鐘，一一布置了任務(wù)。

筆者注：王總參加過(guò)很多企業(yè)管理的培訓(xùn)，對(duì)于如何授權(quán)及授權(quán)的要素和確認(rèn)有著清楚的理解。

三天后

王總被一系列重要事情纏身，基本忘記了追問(wèn)這件事情，但閑暇下來(lái)總覺(jué)得心里不踏實(shí)。

一周后

睡覺(jué)之前，王總突然想起，追問(wèn)進(jìn)度，打電話給李經(jīng)理，李經(jīng)理還是說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題，已經(jīng)安排得力干將去執(zhí)行了。

筆者注：王總事務(wù)繁多，雖然他知道在放權(quán)的過(guò)程中要檢查防范，決不能完全撒手不管，但是王總沒(méi)辦法清楚記得每一個(gè)授權(quán)事件的檢查時(shí)間點(diǎn)，雖然心里覺(jué)得不踏實(shí)，但是也難以及時(shí)地逐一追問(wèn)進(jìn)展情況。

兩周后

惴惴不安的王總又打電話給李經(jīng)理：期限要到了，你到底進(jìn)行得如何？

李經(jīng)理的匯報(bào)讓王總大驚，嚷嚷到：你怎么這么干呢？我不是交代了遇到這種情況怎么做的嗎？

李經(jīng)理回答說(shuō)：不對(duì)吧，我就是按照當(dāng)時(shí)本子上記的你的意思去做的呀。

王總：……！

筆者注：王總在和李經(jīng)理交代事情時(shí)說(shuō)得很清楚，李經(jīng)理也確認(rèn)聽(tīng)清楚了任務(wù)的內(nèi)容。但是執(zhí)行結(jié)果為什么和王總當(dāng)初交付的有天壤之別呢？王總交付的內(nèi)容和李經(jīng)理聽(tīng)到的意思不一樣嗎？李經(jīng)理在給屬下交付任務(wù)時(shí)有疏漏嗎？這個(gè)過(guò)程又沒(méi)辦法"Replay"一遍，問(wèn)題到底是出在哪個(gè)環(huán)節(jié)呢？

王總之誤？李經(jīng)理之失？小張之過(guò)？

作為管理者，王總經(jīng)歷的這種場(chǎng)景好像歷歷在目。其實(shí)，現(xiàn)實(shí)中比這個(gè)案例更糟糕的是，忙碌的管理者常常不知道是怎么失敗的，因?yàn)樗呀?jīng)忘記了或者根本記不清楚每一個(gè)授權(quán)的要求了。

仔細(xì)分析，案例中王總對(duì)李經(jīng)理的授權(quán)屬于典型的"口頭授權(quán)"。雖然王總熟稔授權(quán)的要素以及如何有效授權(quán)的方法，但是口頭授權(quán)的龐雜內(nèi)容，加之重點(diǎn)不突出，所以李經(jīng)理難以詳細(xì)進(jìn)行記錄，而對(duì)于考核、驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)也難以準(zhǔn)確量化。其后，在王總對(duì)李經(jīng)理"單層授權(quán)"之后又發(fā)生了李經(jīng)理對(duì)小張等若干骨干的"二次授權(quán)"。二次授權(quán)之后，任務(wù)的發(fā)出者王總便不清楚李經(jīng)理之后的實(shí)際執(zhí)行者是誰(shuí)了，至于小張等執(zhí)行得怎么樣、執(zhí)行中遇到哪些困難、出現(xiàn)什么風(fēng)險(xiǎn)等等更是無(wú)從知曉，只能等李經(jīng)理來(lái)匯報(bào)了。從實(shí)際執(zhí)行的角度，王總完全失去了對(duì)這一工作的過(guò)程把控和監(jiān)督。

另外，在"口頭授權(quán)--二次授權(quán)--實(shí)際執(zhí)行"這一過(guò)程中，還存在著諸多導(dǎo)致授權(quán)失控的因素：

其一，李經(jīng)理差異或歪曲理解王總的授權(quán)內(nèi)容，信息在多級(jí)授權(quán)中發(fā)生衰減、變形?，F(xiàn)實(shí)中授權(quán)有效性的最大障礙就是人性中的"我以為"心理。李經(jīng)理按自己的思路去領(lǐng)悟王總的意思，并對(duì)王總意圖中他贊同的部分無(wú)意識(shí)地進(jìn)行加工和夸大，而對(duì)不贊同的部分就會(huì)自然地加以壓縮甚至拋棄。所以王總在交代任務(wù)之后問(wèn)"你清楚了嗎？"的時(shí)候，李經(jīng)理自信地表示"沒(méi)問(wèn)題"。而其后，卻只用了30分鐘就把王總用2個(gè)小時(shí)授權(quán)給他的事情二次授權(quán)下去了。

其二，王總作為授權(quán)者與多級(jí)授權(quán)中的最后執(zhí)行者缺乏有效溝通和信息對(duì)稱。由于沒(méi)有這樣的信息對(duì)稱，小張等實(shí)際執(zhí)行者執(zhí)行得正確與否王總并不知曉，更別提上述的信息衰減和歪曲變形了。

圖：口頭授權(quán)和單線授權(quán)的缺陷分析

其三，王總?cè)狈τ行У挠涗浖案檲?zhí)行過(guò)程的監(jiān)控方法，遺忘授權(quán)事項(xiàng)，只能依賴?yán)罱?jīng)理的及時(shí)匯報(bào)或者是自己突然想起來(lái)再電話追問(wèn)了。

其四，王總?cè)鄙俦O(jiān)督、指導(dǎo)的有效手段，沒(méi)有補(bǔ)充授權(quán)或調(diào)整授權(quán)的有效辦法，難以在出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

王總該如何讓下屬做好執(zhí)行？

面對(duì)口頭授權(quán)、單線授權(quán)、多級(jí)授權(quán)等容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，王總決定借助信息化的組織管理實(shí)踐工具--用友致遠(yuǎn)協(xié)同OA軟件來(lái)解決這一問(wèn)題。讓我們看看王總是如何應(yīng)用用友致遠(yuǎn)協(xié)同OA中的"協(xié)同工作"這一功能，來(lái)解決有效授權(quán)的問(wèn)題的。

圖：王總借助致遠(yuǎn)協(xié)同OA實(shí)現(xiàn)授權(quán)的過(guò)程示意

王總點(diǎn)擊"協(xié)同工作"中的"新建事項(xiàng)"，在系統(tǒng)中進(jìn)行任務(wù)授權(quán)，他準(zhǔn)確地說(shuō)明授權(quán)要求，明確目標(biāo)、內(nèi)容、執(zhí)行策略、權(quán)限范圍、風(fēng)險(xiǎn)等信息。添加相關(guān)文檔附件后，王總在流程中選擇了授權(quán)對(duì)象--李經(jīng)理，發(fā)出協(xié)同工作。（下圖為系統(tǒng)模擬示意）

幾乎同時(shí)，李經(jīng)理的電腦彈出消息提醒--"王總發(fā)起XX協(xié)同"。李經(jīng)理單擊點(diǎn)開(kāi)，了解了全部任務(wù)內(nèi)容后，輸入處理意見(jiàn)，"加簽"給骨干小張等，點(diǎn)擊"處理"按鈕，便完成了任務(wù)的接受和對(duì)任務(wù)的二次授權(quán)。

而此時(shí)，王總電腦上的消息提醒會(huì)告知他任務(wù)已經(jīng)被二次授權(quán)，由小張等擔(dān)任最終執(zhí)行。王總可以隨時(shí)在"已發(fā)協(xié)同"中查看執(zhí)行者的狀態(tài)和處理情況，對(duì)不同的授權(quán)對(duì)象給予催辦、指導(dǎo)、補(bǔ)充授權(quán)等操作，還可以根據(jù)事項(xiàng)的進(jìn)展情況給與及時(shí)的信息補(bǔ)充和說(shuō)明。

同時(shí)，小張和其他骨干電腦上的消息提醒會(huì)告知他們有新的任務(wù)，任務(wù)的具體信息及相關(guān)文檔、王總的授權(quán)布置、李經(jīng)理的處理意見(jiàn)都在協(xié)同中清楚呈現(xiàn)，不會(huì)出現(xiàn)任何的信息衰減。

小張等完成授權(quán)任務(wù)，提交相應(yīng)交付物，點(diǎn)擊"處理"按鈕，便完成了這一授權(quán)事項(xiàng)的全過(guò)程。工作流程完全可視化、過(guò)程文檔完整保留、參與人意見(jiàn)清晰呈現(xiàn)，不再會(huì)有任務(wù)布置不清、執(zhí)行不力、事后推托扯皮的事情發(fā)生了。

如上述過(guò)程所見(jiàn)，用友致遠(yuǎn)協(xié)同OA軟件的"協(xié)同工作"有效地幫助王總避免了授權(quán)信息的差異或歪曲理解，信息在多級(jí)授權(quán)中不會(huì)再發(fā)生衰減變形了；任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程可以通過(guò)流程圖直觀地進(jìn)行查看，王總和最終執(zhí)行者小張間也有了充分溝通和信息對(duì)稱的通道；在已發(fā)事項(xiàng)中王總可以清楚看到自己交辦的所有事項(xiàng)，不會(huì)再發(fā)生遺忘了；通過(guò)補(bǔ)充正文和督辦意見(jiàn)、催辦等功能，王總可以隨時(shí)補(bǔ)充授權(quán)或調(diào)整授權(quán)事項(xiàng)，有了一個(gè)全過(guò)程監(jiān)督和指導(dǎo)任務(wù)執(zhí)行的平臺(tái)和工具。

圖："協(xié)同工作"功能很好地實(shí)現(xiàn)了上圖的多級(jí)、書(shū)面授權(quán)

有了協(xié)同OA軟件，王總真的可以實(shí)現(xiàn)授權(quán)和執(zhí)行過(guò)程的"Repaly"了，再也不會(huì)有讓王總"無(wú)語(yǔ)"的事情發(fā)生了。（搜訊網(wǎng)）