天津OA信息化給檔案管理帶來的新理念

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     1.吸收知識(shí)管理理念,注重隱性知識(shí)的挖掘

　　知識(shí)管理理論對(duì)隱性知識(shí)的關(guān)注以及關(guān)于隱性知識(shí)顯性化的研究提示我們,檔案工作不僅要注重對(duì)組織內(nèi)產(chǎn)生的顯性知識(shí)(文檔)的收集、管理,而且要重視對(duì)隱藏在組織內(nèi)部的隱性知識(shí)的發(fā)掘,這部分知識(shí)對(duì)組織的發(fā)展、延續(xù)具有決定性的作用,隱性知識(shí)雖然具有高度的個(gè)性化、感性化的特點(diǎn),但知識(shí)管理系統(tǒng)的發(fā)展已為隱性知識(shí)的顯性化提供了良好的技術(shù)條件,檔案工作人員要對(duì)蘊(yùn)藏在組織管理流程中、組織文化中、組織成員頭腦中的隱性知識(shí)進(jìn)行積極的分析、識(shí)別,檔案部門要與隱性知識(shí)存在的個(gè)體、組織各部門建立、保持一種密切友好的關(guān)系,通過網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái),建立擴(kuò)大收集知識(shí)的渠道,將各部門、每個(gè)成員的工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)訣竅、思想火花,及時(shí)收集、整理,例如組建退休員工的文檔,注意收集他們離職演講的材料、退休后的著述、參加各種座談及研討會(huì)時(shí)發(fā)表的意見等,這些材料中包含著他們?nèi)松母形?、工作的?jīng)驗(yàn)、對(duì)工作過的單位的評(píng)價(jià)、希望,是非常有價(jià)值的知識(shí),可以給后來者以啟示、激勵(lì),為單位的發(fā)展提供多方面的幫助。如果檔案工作不僅能提供組織所需求的原始檔案信息,而且可以將那些隱含在組織內(nèi)部的知識(shí)挖掘出來,經(jīng)過加工、整合,以知識(shí)產(chǎn)品的形式加以提供,使利用到的人感受到這些知識(shí)的可貴,那么檔案工作的價(jià)值就能更充分地顯現(xiàn)出來。

　　2.摒棄保守的觀念,推動(dòng)知識(shí)的共享

　　檔案是一種重要的知識(shí)資源,這是毋庸置疑的,知識(shí)資源只有共享才能最大限度地發(fā)揮它的價(jià)值,但檔案一直以來的機(jī)要性特點(diǎn),導(dǎo)致了檔案工作重藏輕用的保守觀念始終占據(jù)主導(dǎo)地位,這種保守的觀念往往阻斷了檔案部門和利用者之間的有效溝通,使檔案這種重要的知識(shí)資源發(fā)揮不出應(yīng)有的作用,這與當(dāng)前加強(qiáng)信息資源不滿,也妨礙了檔案工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn),長(zhǎng)此以往檔案工作必定因?yàn)槊撾x它的服務(wù)者而失去在社會(huì)生活中的重要地位。檔案部門應(yīng)從知識(shí)管理所描繪的知識(shí)高度共享的理想圖景中得到啟示,檔案只有在利用中才能顯現(xiàn)價(jià)值,檔案工作也只有把檔案信息在適時(shí)的時(shí)候以適宜的形式傳送給最需要的人,才體現(xiàn)出了工作的意義、實(shí)現(xiàn)了工作的目的。當(dāng)前檔案部門亟需做的就是改變以往圍繞以檔案實(shí)體為中心的思考、管理方式,代之以以利用者為中心的思維方法和管理方式,以檔案信息資源共享為目標(biāo),大力進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)、開展多種形式的檔案利用服務(wù),發(fā)揮檔案部門館藏豐富的優(yōu)勢(shì)。目前,許多單位已建成以檔案部門為主的信息中心,檔案部門就更應(yīng)全面利用多種知識(shí)資源,突破人為設(shè)置的利用藩籬,為利用者提供多方位、多角度、多途徑的知識(shí)服務(wù),促進(jìn)知識(shí)的共享。

　　3.檔案部門要努力建成學(xué)習(xí)型組織

　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代比以往的任何一個(gè)時(shí)代更需求具有知識(shí)、技能的人才,而科技的高速發(fā)展、知識(shí)的快速更新,使終身學(xué)習(xí)和接受繼續(xù)教育成為人們生活中不可缺少的組成部分。對(duì)任何一種組織來說,要在競(jìng)爭(zhēng)中立穩(wěn)腳跟,就必須不斷提高技術(shù)水平、改進(jìn)管理方法,積聚組織知識(shí)。無論是組織還是個(gè)人,只有不斷學(xué)習(xí),才能葆有生存的能力、發(fā)展的活力。對(duì)檔案部門來說,正面臨著信息技術(shù)帶來的檔案管理理論與技術(shù)方面的難題,更需要建成學(xué)習(xí)型組織,營(yíng)造個(gè)人、組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境。檔案部門內(nèi)部必須培養(yǎng)、形成一種知識(shí)共享、互利互惠的文化氛圍,努力創(chuàng)造良好的溝通情境,注重人員的培訓(xùn)、繼續(xù)教育,為自己的成員能從組織中汲取知識(shí)、增長(zhǎng)才干提供良好的條件,與此同時(shí)也鼓勵(lì)自己部門的成員積極思考、認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)、勇于創(chuàng)新,為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)。

　　4.發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì),做知識(shí)管理的積極踐行者

　　代價(jià)高昂往往被研究者們認(rèn)為是知識(shí)管理的一個(gè)基本特征,因?yàn)橐行Ч芾碇R(shí)這種資產(chǎn)的知識(shí)管理活動(dòng)需要投入金錢或勞動(dòng)力,但顯然這些研究者們忽視了一點(diǎn),就是他們忽略了利用已有的知識(shí)管理部門與基礎(chǔ),如果能有效地利用現(xiàn)有部門和人員,為其他部門提供知識(shí)管理咨詢，就能大大降低知識(shí)管理的成本與風(fēng)險(xiǎn)。知識(shí)管理無論從其目的、管理活動(dòng)還是其具體技術(shù)來看,都與檔案工作具有相似性,幾乎遍及每個(gè)組織的檔案部門就是知識(shí)管理中不該遺忘的中堅(jiān)力量,可以自信地說,在任何一種組織中要實(shí)施知識(shí)管理,沒有檔案工作的參與支持,都是不可想象也無法實(shí)現(xiàn)的,因?yàn)閺闹R(shí)管理的對(duì)象來看,檔案是一個(gè)組織必須擁有的基礎(chǔ)知識(shí)源,是組織顯性知識(shí)的重要組成部分;從知識(shí)管理活動(dòng)來看,要建成知識(shí)管理系統(tǒng),必然涉及知識(shí)的收集、識(shí)別、分類、整合、檢索、傳遞,而檔案部門及檔案工作人員在長(zhǎng)期的檔案工作實(shí)踐中早已積累了這方面的知識(shí),他們熟悉信息來源的渠道、善于對(duì)知識(shí)進(jìn)行識(shí)別、長(zhǎng)于知識(shí)的檢索與分配;從知識(shí)管理具體技術(shù)來看,文檔管理技術(shù)是處理顯性知識(shí)的關(guān)鍵技術(shù),這同樣是檔案工作再熟悉不過的技術(shù)。此外,檔案工作者還具有知識(shí)管理者必需的耐心、細(xì)心的特質(zhì),利于組織中隱性知識(shí)的發(fā)掘。檔案工作人員應(yīng)充分意識(shí)到自身所擁有的專業(yè)優(yōu)勢(shì),以舍我其誰的氣勢(shì)積極參與知識(shí)管理的實(shí)踐,在知識(shí)管理中一顯身手,為社會(huì)的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。