采購管理系統(tǒng)

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泛普軟件采購管理系統(tǒng)主要功能

　　1、多途徑采購功能

　　在企業(yè)中，采購業(yè)務(wù)的需求來源有多種，有計劃部門的主生產(chǎn)計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨而生成的需求;有為滿足以銷定購的工商業(yè)一體化業(yè)務(wù)需求;有根據(jù)長期購貨合同確定的定期購貨需求;有零星的購貨需求等。采購管理系統(tǒng)提供根據(jù)計劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能。

　　2、訂單管理

　　采購訂單是物資在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，它通過采購申請獲取來自生產(chǎn)和銷售等系統(tǒng)的信息，將供應(yīng)鏈整體的信息有機(jī)地聯(lián)系起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對采購合同的執(zhí)行，控制購貨價格、折扣及數(shù)量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行;根據(jù)實際補(bǔ)貨情況追加執(zhí)行訂單，通過比較訂單執(zhí)行差異，以及通過業(yè)務(wù)和分析報表反映訂單執(zhí)行情況等。如果企業(yè)有集團(tuán)內(nèi)部的購銷業(yè)務(wù)，還要包括集團(tuán)內(nèi)部購貨或調(diào)撥訂單的執(zhí)行情況。

　　3、發(fā)票管理

　　采購發(fā)票具有業(yè)務(wù)和財務(wù)雙重性質(zhì)，發(fā)票的業(yè)務(wù)處理和控制是企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的一個重要環(huán)節(jié)。采購發(fā)票與全部業(yè)務(wù)單據(jù)都有聯(lián)系，與其與采購合同、付款單及預(yù)付單據(jù)聯(lián)系緊密。采購管理系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應(yīng)付款系統(tǒng)實現(xiàn)發(fā)票共享。

　　4、購貨質(zhì)檢管理

　　工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質(zhì)量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質(zhì)量檢驗業(yè)務(wù)。在采購管理系統(tǒng)中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。并根據(jù)檢驗結(jié)果確認(rèn)入庫貨物，同時提供相關(guān)的業(yè)務(wù)查詢報表。

　　5、供應(yīng)商供貨管理

　　供應(yīng)商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制并管理供應(yīng)商的供貨業(yè)務(wù)資料，包括對不同供應(yīng)商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細(xì)記錄，以及業(yè)務(wù)傳遞、自動更新及數(shù)據(jù)分析。同時進(jìn)行采購最高限價的控制和預(yù)警管理，是采購管理系統(tǒng)，乃至整個供應(yīng)鏈體系中重要的綜合數(shù)據(jù)處理中心之一。

　　6、集團(tuán)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)

　　在采購管理系統(tǒng)中，針對集團(tuán)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)(包括工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)之間)，可以通過兩個方向的數(shù)據(jù)傳遞和兩種分銷業(yè)務(wù)的處理來實現(xiàn)。

　　7、業(yè)務(wù)流程設(shè)計

　　業(yè)務(wù)流程設(shè)計是按企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范設(shè)計業(yè)務(wù)流程工具，是實現(xiàn)用戶業(yè)務(wù)處理自定義的必要基礎(chǔ)之一。在工業(yè)系統(tǒng)中實現(xiàn)系統(tǒng)自定義，即在系統(tǒng)設(shè)置的所有業(yè)務(wù)單據(jù)關(guān)聯(lián)的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統(tǒng)將根據(jù)用戶的設(shè)置進(jìn)行相關(guān)控制，保證企業(yè)獨特業(yè)務(wù)流程的需要。

　　8、業(yè)務(wù)資料聯(lián)查

　　單據(jù)關(guān)聯(lián)(包括上拉式和下推式關(guān)聯(lián))是工業(yè)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)，而單據(jù)聯(lián)查即查看業(yè)務(wù)流程中的單據(jù)關(guān)系。采購管理系統(tǒng)中提供了單據(jù)、憑證、賬薄和報表的全面關(guān)聯(lián)及動態(tài)連續(xù)查詢功能。

　　9、多級審核管理

　　多級審核管理是對多級審核、審核人、審核權(quán)限和審核效果等授權(quán)的工作平臺，是處理業(yè)務(wù)單據(jù)時采用多角度、多級別和順序?qū)徍斯芾矸椒?。它體現(xiàn)了工作流管理的思路，屬于ERP系統(tǒng)用戶權(quán)限性質(zhì)的基本管理。

　　10、代管和發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)管理

　　代管和發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發(fā)和存的業(yè)務(wù)處理，并提供相關(guān)報表供用戶查詢和監(jiān)控。此外，采購管理系統(tǒng)還專門管理貨物發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)。

　　11、物料對應(yīng)管理

　　物料對應(yīng)管理通過物料對應(yīng)表來實現(xiàn)物料在用戶與往來單位之間的對應(yīng)管理功能。物料對應(yīng)表是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)資料，是供應(yīng)商對應(yīng)物料代碼、名稱表與客戶對應(yīng)物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統(tǒng)中，分別提供供應(yīng)商和客戶對應(yīng)物料的代碼、名稱表。在單據(jù)和報表中，直接調(diào)用相應(yīng)代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應(yīng)業(yè)務(wù)需求。

　　12、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

　　系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置初始設(shè)置業(yè)務(wù)操作的基本業(yè)務(wù)信息和操作規(guī)則，包括系統(tǒng)設(shè)置、單據(jù)編碼規(guī)則、打印設(shè)置、單據(jù)類型及各系統(tǒng)選項等，幫助用戶把握業(yè)務(wù)操作規(guī)范和運(yùn)行控制。同時，采購管理系統(tǒng)將ERP系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料和必要的管理輔助資料匯總，然后統(tǒng)一管理和維護(hù)。

　　13、報表查詢功能

　　該功能包括查詢并使用采購業(yè)務(wù)報表、采購分析報表、萬能報表和查詢分析工具。采購業(yè)務(wù)報表是針對用戶已經(jīng)實現(xiàn)的業(yè)務(wù)處理，將所取得得業(yè)務(wù)成果進(jìn)行篩選和分析，以綜合反映企業(yè)采購業(yè)務(wù)的信息;采購分析報表分析采購流程中各項主要業(yè)務(wù)的處理結(jié)果和運(yùn)作情況;萬能報表和查詢分析工具是一種自定義形式的報表，是方便用戶根據(jù)自身查詢分析需要制作自定義業(yè)務(wù)和分析報表的工具。

　　14、完善的系統(tǒng)輔助工具

　　利用功能強(qiáng)大、使用靈活方便的系統(tǒng)輔助工具，用戶可以進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，以滿足需要。

　　泛普軟件采購管理系統(tǒng)優(yōu)點

　　1、 供應(yīng)商基本資料建立/廠商評估資料建立

　　采購部門將各供應(yīng)廠商編號、名稱、公司工廠發(fā)票之地址、付款條件、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、統(tǒng)一編號、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本產(chǎn)品類別、設(shè)備狀況、地略圖...等資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應(yīng)廠商有關(guān)資料，并供評估選擇合作對象之參考。

　　2、 供應(yīng)商料品資料建立

　　采購人員將各供應(yīng)商當(dāng)前供應(yīng)的料品之編號、品名規(guī)格、單價/基本價、產(chǎn)能...等資料建入電腦，可作為已授權(quán)交易之認(rèn)可，依此可實現(xiàn)采購單開立廠商的控制，可提供各項詢價、比價報表之查詢和列印，以迅速決定最適合的供應(yīng)商，降低采購成本。

　　3、 采購單異常結(jié)案處理

　　當(dāng)各供應(yīng)廠商均按采購單項目完成交貨驗收作業(yè)後，電腦會自動將采購單結(jié)案，如因訂單取消或數(shù)量變更等原因需取消采購作業(yè)時，需對采購單進(jìn)行異常結(jié)案處理，本系統(tǒng)提供了按訂單、采購單號作結(jié)案處理，提供采購單尾數(shù)報表，以便物控采購人員確定是否取消采購單。

　　4、 料品驗收資料處理

　　料品通過品管單位檢驗後，則可執(zhí)行此一作業(yè)，使交貨明細(xì)和應(yīng)付帳款明細(xì)表可被查詢和列印出，并列印供應(yīng)商評核月報表和物料評核月報表，以供各部門間能隨時掌握可貴的資訊，增加處理的時效和決策達(dá)成。

　　5、 采購資料維護(hù)

　　經(jīng)由物料需求管理系統(tǒng)產(chǎn)生采購建議單，采購人員衡量現(xiàn)有供應(yīng)商之產(chǎn)能、價格及服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)行安排采購數(shù)量分配及自動開立列印采購單，并將采購資料傳輸至本系統(tǒng)作采購管理，而本作業(yè)可彈性調(diào)整，選擇獨立采購下單，并能提高進(jìn)料的時效以利於產(chǎn)銷作業(yè)順利進(jìn)行。

　　6、 廠商交貨資料處理(特驗)

　　當(dāng)廠商依采購單號之指定項目，進(jìn)行交貨到收料單位待驗，品管單位則可依其待驗量和項目執(zhí)行驗收，采購單位查詢這些資料，再進(jìn)行催料作業(yè)，以避免缺料現(xiàn)象。

　　7、 單價資料維護(hù)

　　系統(tǒng)提供的完整單價歷史資料，可供價析和管理人員進(jìn)行采購價格查詢分析，管制上漲單價。并可根據(jù)進(jìn)料時間自動給定付款單價，避免人為疏忽造成付款價差。系統(tǒng)提供的報價歷史查詢、付款歷史查詢、加權(quán)歷史查詢等查詢工具使得價析、成本會計、管理人員全面了解單價、成本的異動，以達(dá)到控制成本的目的。

　　8、 代購材料管理

　　企業(yè)為保證產(chǎn)品質(zhì)量，常常對料件原材料的產(chǎn)地和質(zhì)量有特別要求(比如：外資企業(yè))，當(dāng)料件制造商不能提供企業(yè)要求的原材料，或者購買的原材料價格偏高時，企業(yè)為保證產(chǎn)品質(zhì)量和成本往往會幫廠商代購原物料以加工自己料件，此類委外材料因不能按訂單分批發(fā)放，故要對廠商庫存進(jìn)行記帳。

　　系統(tǒng)將此類委外作為代購件處理，通過原物料發(fā)出、加工料件采購中量、加工料件交貨數(shù)量自動記錄廠商庫存，并提供廠商庫存明細(xì)表進(jìn)行庫存對帳處理。提供原物料進(jìn)出平衡分析表，分析代購材料發(fā)出和收回狀況。

　　9、 采購成本管理

　　采購成本最直接影響產(chǎn)品成本，系統(tǒng)按"期"對產(chǎn)品采購成本進(jìn)行目標(biāo)管理，系統(tǒng)提供的本期與上期的成本差異分析，并以顏色區(qū)分成本上漲和下降，使得管理者能迅速準(zhǔn)確的得到成本差異真正原因之所在，以迅速采取對策控制成本上漲。