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 　　隨著辦公系統的發(fā)展和完善，電子文檔的管理越來越重要。企業(yè)內部，企業(yè)之間傳輸電子文檔和共享電子文檔以及電子文檔的安全越來越受到重視。建立高效廉價，并且容易管理發(fā)布的電子文檔管理系統越來越受到青睞。泛普協同管理軟件能為你提供專業(yè)的文檔管理。

　　1.目前，用戶進行文檔處理工作的主要特點是：

　　文檔數量與格式類型眾多，其中主要包括：各種公文與內部請示報告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管企業(yè)信息、市場信息與分析、與上下級單位以及客戶之間的往來文電、合同與財務報表、檔案文件、業(yè)務知識等等，文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質文件、傳真或掃描文件等等;

　　個人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MS Office，特別是MS Word與MS Excel;

　　既有標準規(guī)格樣式的文檔，又有各種難以規(guī)定統一格式的文檔，而且后者數量更多;

　　電子文檔主要保存在個人PC工作站的硬盤或軟盤中，或者保存在網絡文件服務器中;紙質文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個人保管;

　　文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄，特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進行的文檔共享與傳遞，仍然主要集中在本部門內部或是在本地域。

　　文檔在企業(yè)內部個人、部門之間的傳遞手段主要有：文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞，或通過打印成紙質文件，通過投遞或傳真發(fā)送的傳統手段;

　　通過文件共享與拷貝、電子郵件進行的電子文檔傳遞受制于網絡帶寬，不僅傳遞速度慢，而且重復傳送、不能有效利用帶寬;

　　文檔處理工作重復性勞動太多，不能有效利用文檔的內容;

　　缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術手段，由于文檔沒有統一的管理，出現多種拷貝和版本的現象，不僅存儲效率較低，而且容易出現混淆;

　　缺乏有效的手段，實現文檔在部門和企業(yè)級的檢索，以發(fā)現要用的文檔;

　　文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

　　2.建設企業(yè)級文檔管理系統，其主要功能目標是：

　　借助各種桌面處理工具和手段，實現個人電子化處理各種文檔，主要是利用MS Office或Lotus 1-2-3 Office進行文字處理和報表制作;另外逐步實現對各種紙質文件、傳真等的電子化掃描和管理;

　　除加強個人辦公工具的配備與培訓、使用外，建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎上實現文檔在企業(yè)范圍內的共享和傳遞;

　　"層次化"管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及進行主題詞或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔;

　　實現對文檔處理周期的全過程管理，包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個環(huán)節(jié);

　　實現文檔處理過程的工作流自動化，如自動轉發(fā)、自動催辦、自動歸檔等;

　　對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新或有效的文檔，定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔;

　　更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施企業(yè)文檔保密制度的同時，也同時以信息技術的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權限管理，通過系統日志等手段對重要文檔的使用情況進行監(jiān)督管理;

　　與企業(yè)關鍵業(yè)務處理信息系統集成，如與郵件系統、辦公自動化系統的集成，從業(yè)務處理信息系統中抽取數據或信息形成各種文檔或報告等等。

　　3.從文檔管理升華到知識管理:

　　文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量的和本企業(yè)特有的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。文檔管理的職責就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。